BWI Woensdrecht

 

De uitdaging

BWI Woensdrecht stond voor een tweeledige uitdaging. Allereerst diende er een oplossing gevonden te worden voor het documentmanagement van de kwaliteitshandboeken, welke een centrale rol spelen binnen BWI Woensdrecht. De traditionele fileshare bood te weinig mogelijkheden om de kwaliteitshandboeken te onderwerpen aan een periodieke controle of deze nog wel voldeden aan de huidige normen en eisen, en was er geen passende mogelijkheid om de processen per handboek visueel in kaart te brengen.

Daarnaast was de overstap van een traditionele fileshare naar SharePoint een erg grote stap voor de medewerkers, omdat de werkwijze welke al jarenlang werd gehanteerd aangepast diende te worden.

De oplossing

Samen met BWI Woensdrecht is er gekozen voor een gefaseerde overgang naar SharePoint. Door te kiezen voor een gefaseerde overgang was de directe impact op de werkwijze van de medewerkers minimaal, en verliep de leercurve veel geleidelijker.

Voor de kwaliteitshandboeken is er gekozen om binnen SharePoint te kiezen voor een oplossing waarbij per onderwerp op één pagina te zien is wat het geldende proces voor het specifieke handboek op dat moment is, welke documenten er beschikbaar zijn, en wat de medewerker dient te weten over het betreffende handboek. Voor de daadwerkelijke documenten is er per onderwerp een op maat gemaakte workflow geïmplementeerd welke er automatisch voor zorgt dat documenten tijdig worden geüpdatet zodat deze aan de meest recente eisen en normen voldoen.