OfficeGrip_logo

5 tips om productiever in Microsoft Teams te werken

Samenwerken met elkaar

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform voor bedrijven. Het platform creëert eigenlijk één centrale samenwerkingshub voor de complete organisatie. Nu wij steeds vaker hybride zijn gaan werken, kan Microsoft Teams niet meer ontbreken. Het zorgt ervoor dat wij optimaal in contact kunnen blijven met collega’s die vanaf verschillende locaties werken. Wel verandert het de manier waarop er wordt gewerkt binnen organisaties. Daarom geven wij hier een aantal tips hoe jij productiever kan werken in Microsoft Teams.

Inhoudsopgave

1. Maak gebruik van het statussymbool

In Microsoft Teams is het mogelijk om jouw status aan te geven. Met deze status kunnen collega’s direct zien of jij druk bezig bent of wel gestoord kan worden. Het is belangrijk om deze verschillende type statussen goed te gebruiken. Dit ziet er als volgt uit:  

Microsoft Teams status

Microsoft Teams heeft dus 6 verschillende statussen die kunnen worden geselecteerd. Al deze statussen hebben een andere functie en moeten in verschillende scenario’s worden gebruikt. Om aan te geven wanneer je precies welke gebruikt geven wij hieronder een aantal voorbeelden.

Status
Wanneer gebruiken
Beschikbaar
Wanneer collega’s jou kunnen storen, omdat je niet bezig bent met intensieve werkzaamheden. Er staat niks gepland in jouw agenda.
Bezet
Wanneer collega’s jou alleen in belangrijke gevallen kunnen storen, omdat je met intensieve werkzaamheden bezig bent. Je ontvangt nu wel meldingen.
Niet storen
Wanneer je absoluut niet gestoord kan worden, bijvoorbeeld bij het geven van een presentatie. Inkomende telefonie wordt ook genegeerd en gebruikers krijgen alleen een subtiel nummertje in de taakbalk. Je ontvangt nu geen meldingen.
Zo terug
Op het moment dat je niet op je plek aanwezig bent, maar wel binnen korte tijd terug bent. Collega’s weten op deze manier dat jij even niet te bereiken bent.
Als afwezig weergeven
Deze functie gebruik je eigenlijk als je even snel iets wilt aanpassen, zonder dat collega’s direct vragen stellen. Dit kunnen bijvoorbeeld kleine aanpassingen zijn die je toch even snel moet doorvoeren, zonder gestoord te worden.
Offline weergeven
Wanneer je compleet offline wilt zijn.

1.1 Jouw agenda heeft ook impact op jouw beschikbaarheid

De status in Microsoft Teams kun je dus handmatig aanpassen. Het is wel zo dat jouw agenda ook impact heeft op de status in Microsoft Teams. Op het moment dat jij een afspraak in jouw agenda plant, dan verandert jouw status ook mee in Microsoft Teams. Daarom is het belangrijk om dit goed in te stellen bij het inplannen van een afspraak. Dit kun je in Outlook doen door jouw beschikbaarheid bij een afspraak te wijzigen, waarna dit ook direct in Microsoft Teams wordt toegepast. In de onderstaande afbeelding kun je zien waar je dit kan aanpassen.    

Outlook status in Microsoft Teams

2. Pin belangrijke gesprekken vast in Microsoft Teams

Chatten is een belangrijk onderdeel van Microsoft Teams. Op het moment dat je veel verschillende chats open hebt staan, kan het lastig zijn om belangrijke gesprekken te vinden. Het is daarom mogelijk om gesprekken vast te maken, waardoor deze chats altijd bovenaan blijven staan. Dit maakt het makkelijker om direct het juiste (groeps)gesprek te vinden. Een chat vastmaken in de Microsoft Teams kan je doen door op een chat te gaan staan met de muis, rechtermuisknop en dan op vastmaken te klikken. Dit ziet er als volgt uit:

Microsoft Teams chat pinnen

3. Vervaag of veranderen de achtergrond bij een vergadering

Met Microsoft Teams wordt het mogelijk om te vergaderen met elkaar. Door de camera te gebruiken worden de vergaderingen een stuk persoonlijker en interactiever. Het kan alleen voorkomen dat je niet jouw complete werkomgeving wilt delen met iedereen in deze vergadering. Daarom is het in Microsoft Teams mogelijk om de achtergrond te vervagen of te vervangen door een andere afbeelding. Dit zorgt ervoor dat je toch de camera kan gebruiken, zonder jouw privéomgeving prijs te geven. Dit kun je voor een vergadering instellen of tijdens een vergadering. In het onderstaande voorbeeld zie je hoe dit ingesteld kan worden.

Microsoft Teams achtergrond aanpassen

4. Maak gebruik van @mentions om een specifiek team/ persoon te vermelden

In een gesprek met verschillende personen kan het lastig zijn om de juiste mensen te bereiken. Het is daarom in Microsoft Teams mogelijk om iemand te vermelden in een gesprek. De persoon die wordt vermeld krijgt direct een melding te zien rechts onderin. Dit is onder andere mogelijk in privé gesprekken, groepsgesprekken en gesprekken in kanalen. Om iemand te vermelden in een bericht hoef je alleen het @-teken te gebruiken en vervolgens een naam in te typen. Op het moment dat je iemand hebt vermeld verandert de tekstkleur.

Mensen taggen in een chat

5. Dringende meldingen verzenden naar collega’s

We hebben eerder in dit artikel laten zien dat er verschillende type statussen zijn. Bij sommige statussen krijgen collega’s niet direct een melding te zien. Het kan voorkomen dat je echt een urgente vraag hebt. Op dat moment kan je gebruik maken van een dringende melding in Microsoft Teams. Dit kan je doen door op de onderste balk het uitroepteken te selecteren en vervolgens op urgent te drukken. Dit negeert de status van een persoon een toont direct een melding. Gebruik dit alleen niet te vaak, omdat collega’s wel hun status met een reden aangeven. Het kan zijn dat ze midden in een presentatie zitten, waardoor het niet wordt gewaardeerd om een urgente melding te sturen.

Microsoft Teams urgente melding

Conclusie

Dit zijn onze top 5 tips om productiever met Microsoft Teams te werken. Microsoft Teams is namelijk een applicatie die enorm veel kan, waardoor een aantal handige functies uit het zicht kunnen verdwijnen. Wij hopen dat je optimaal gebruik kan maken van deze Microsoft Teams tips. Ben je nu benieuwd wat Microsoft Teams nog meer voor jou kan betekenen? Download dan gratis ons eBook hieronder:  

Download het gratis eBook:

Ultieme Microsoft Teams gids

De ultieme Microsoft Teams gids

Meer lezen

multi-tenant-kopstuk
Achtergrond

De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!