Hoe zet je een duidelijke hiërarchie en structuur op voor je SharePoint-sites

SharePoint biedt een robuust platform voor het creëren, beheren en delen van informatie. Echter, het opzetten van nieuwe SharePoint-sites kan tijdrovend en complex zijn, vooral als je elke site vanaf nul moet bouwen. Hier komen standaard templates om de hoek kijken.

Standaard templates voor SharePoint-sites zijn vooraf ontworpen sjablonen die een basisstructuur en lay-out bieden voor nieuwe sites. Ze bevatten vaak gestandaardiseerde elementen zoals pagina-indelingen, navigatiemenu’s, en documentbibliotheken. Door gebruik te maken van deze templates, kunnen organisaties snel en efficiënt nieuwe SharePoint-sites opzetten zonder telkens opnieuw te beginnen.

Maar waarom zijn standaard templates zo relevant voor organisaties? Het antwoord ligt in de vele voordelen die ze bieden. Van tijdbesparing en consistentie tot gebruiksvriendelijkheid en eenvoudiger beheer, standaard templates kunnen een aanzienlijke impact hebben op de manier waarop SharePoint-sites worden gecreëerd en beheerd. In dit artikel zullen we deze voordelen in detail bespreken en laten zien hoe standaard templates je kunnen helpen bij het optimaliseren van je SharePoint-omgeving.

Inhoudsopgave

Voordeel 1: Tijdbesparing

Een van de meest directe voordelen van het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites is de aanzienlijke tijdbesparing. Het opzetten van een nieuwe site kan een tijdrovend proces zijn, vooral als je elke keer vanaf nul moet beginnen. Standaard templates bieden een oplossing door een vooraf ontworpen structuur en lay-out te leveren, waardoor de implementatietijd aanzienlijk wordt verkort.

Snelle implementatie

Met standaard templates kun je snel nieuwe SharePoint-sites opzetten. In plaats van uren te besteden aan het ontwerpen van pagina’s, het instellen van navigatiemenu’s en het configureren van documentbibliotheken, kun je eenvoudig een template selecteren die al deze elementen bevat. Dit betekent dat je binnen enkele minuten een volledig functionele site kunt hebben, klaar voor gebruik.

Vermindering van herhalend werk

Het gebruik van standaard templates helpt ook bij het verminderen van herhalend werk. Wanneer je meerdere SharePoint-sites moet opzetten, kan het frustrerend zijn om telkens dezelfde stappen te herhalen. Templates elimineren deze noodzaak door een gestandaardiseerde basis te bieden die je kunt hergebruiken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten en inconsistenties.

Het vermijden van het telkens opnieuw opzetten van sites

Door gebruik te maken van standaard templates, vermijd je de noodzaak om elke site opnieuw op te zetten. Dit is vooral nuttig voor organisaties die regelmatig nieuwe sites moeten creëren, bijvoorbeeld voor projecten, teams of afdelingen. Templates zorgen ervoor dat elke nieuwe site dezelfde hoogwaardige structuur en functionaliteit heeft, zonder dat je telkens opnieuw moet beginnen.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Voordeel 2: Consistentie en uniformiteit

Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites is de garantie van consistentie en uniformiteit. Dit is cruciaal voor het handhaven van een professionele uitstraling en het waarborgen van een consistente gebruikerservaring binnen de organisatie.

Gestandaardiseerde lay-out en structuur

Standaard templates bieden een gestandaardiseerde lay-out en structuur die ervoor zorgt dat alle SharePoint-sites binnen de organisatie er uniform uitzien en op dezelfde manier functioneren. Dit betekent dat gebruikers, ongeacht op welke site ze zich bevinden, altijd een vertrouwde en consistente interface tegenkomen. Dit vermindert de leercurve en maakt het gemakkelijker voor gebruikers om snel te navigeren en de benodigde informatie te vinden.

Hoe templates zorgen voor een consistente gebruikerservaring

Een consistente gebruikerservaring is essentieel voor de acceptatie en het effectieve gebruik van SharePoint-sites. Wanneer gebruikers weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze door de site kunnen navigeren, verhoogt dit hun efficiëntie en tevredenheid. Standaard templates helpen hierbij door een uniforme indeling en navigatiestructuur te bieden, waardoor gebruikers zich snel kunnen aanpassen en productiever kunnen werken.

Naleving van bedrijfsrichtlijnen

Het gebruik van standaard templates helpt ook bij het waarborgen van de naleving van bedrijfsrichtlijnen en -beleid. Templates kunnen worden ontworpen om te voldoen aan specifieke bedrijfsstandaarden, zoals branding, beveiliging en compliance-eisen. Dit zorgt ervoor dat alle SharePoint-sites consistent zijn met de bedrijfsrichtlijnen, wat belangrijk is voor het handhaven van de integriteit en veiligheid van bedrijfsinformatie.

SharePoint templates

Voordeel 3: Gebruiksvriendelijkheid

Een van de meest waardevolle voordelen van het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites is de verbeterde gebruiksvriendelijkheid. Dit aspect is cruciaal voor het verhogen van de acceptatie en het effectieve gebruik van SharePoint binnen de organisatie.

Eenvoudige navigatie

Standaard templates zijn ontworpen met gebruiksgemak in gedachten. Ze bieden een intuïtieve navigatiestructuur die gebruikers helpt om snel en gemakkelijk door de site te bewegen. Dit betekent dat belangrijke informatie en documenten gemakkelijk te vinden zijn, wat de efficiëntie en productiviteit van gebruikers verhoogt. Een goed ontworpen template zorgt ervoor dat gebruikers minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan hun kerntaken.

Hoe templates bijdragen aan een intuïtieve site-indeling

Een intuïtieve site-indeling is essentieel voor een positieve gebruikerservaring. Standaard templates zorgen ervoor dat de indeling van de site logisch en gemakkelijk te begrijpen is. Dit omvat duidelijke menu’s, goed georganiseerde documentbibliotheken en gebruiksvriendelijke pagina-indelingen. Door deze elementen te standaardiseren, kunnen gebruikers snel vertrouwd raken met de site en deze effectief gebruiken zonder uitgebreide training.

Verbeterde gebruikersadoptie

Een van de grootste uitdagingen bij het implementeren van nieuwe technologieën is het verkrijgen van gebruikersadoptie. Standaard templates kunnen deze uitdaging helpen overwinnen door een consistente en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden. Wanneer gebruikers merken dat de nieuwe SharePoint-sites gemakkelijk te navigeren en te gebruiken zijn, zullen ze eerder geneigd zijn om de technologie te omarmen en actief te gebruiken. Dit verhoogt niet alleen de adoptie, maar ook de algehele productiviteit en samenwerking binnen de organisatie.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Voordeel 4: Beheer en onderhoud

Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites is het vereenvoudigen van beheer en onderhoud. Dit aspect is cruciaal voor IT-beheerders en site-eigenaren die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van meerdere SharePoint-sites binnen een organisatie.

Eenvoudiger beheer

Standaard templates maken het beheer van SharePoint-sites veel eenvoudiger. Wanneer alle sites zijn gebaseerd op dezelfde template, hebben ze een uniforme structuur en indeling. Dit betekent dat beheerders niet elke site afzonderlijk hoeven te configureren en beheren. In plaats daarvan kunnen ze gebruik maken van gestandaardiseerde processen en procedures, wat tijd en moeite bespaart. Bovendien maakt een consistente structuur het gemakkelijker om problemen te identificeren en op te lossen, omdat beheerders precies weten waar ze moeten zoeken.

Hoe standaard templates het beheer van meerdere sites vereenvoudigen

Het beheren van meerdere SharePoint-sites kan een complexe en tijdrovende taak zijn, vooral als elke site uniek is. Standaard templates helpen deze complexiteit te verminderen door een uniforme basis te bieden voor alle sites. Dit betekent dat beheerders dezelfde beheerstrategieën en -tools kunnen toepassen op alle sites, wat de efficiëntie verhoogt en de kans op fouten vermindert. Bovendien kunnen updates en wijzigingen gemakkelijker worden doorgevoerd, omdat ze slechts één keer hoeven te worden toegepast op de template in plaats van op elke afzonderlijke site.

Makkelijker onderhoud

Onderhoud van SharePoint-sites omvat vaak het bijwerken van inhoud, het aanpassen van instellingen en het implementeren van nieuwe functionaliteiten. Standaard templates maken dit onderhoud eenvoudiger en minder tijdrovend. Omdat alle sites dezelfde basisstructuur hebben, kunnen wijzigingen snel en efficiënt worden doorgevoerd. Dit betekent dat beheerders minder tijd hoeven te besteden aan routinematig onderhoud en meer tijd kunnen besteden aan strategische taken die waarde toevoegen aan de organisatie.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Voordeel 5: Flexibiliteit en aanpasbaarheid

Een van de meest aantrekkelijke voordelen van het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites is de flexibiliteit en aanpasbaarheid die ze bieden. Dit aspect is cruciaal voor organisaties die behoefte hebben aan maatwerk en schaalbaarheid in hun SharePoint-omgeving.

Aanpasbare sjablonen

Standaard templates zijn niet rigide; ze kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van je organisatie. Dit betekent dat je de basisstructuur en lay-out van de template kunt behouden, maar toch wijzigingen kunt aanbrengen om te voldoen aan unieke vereisten. Of je nu extra functionaliteiten wilt toevoegen, de branding wilt aanpassen, of specifieke documentbibliotheken wilt configureren, standaard templates bieden de flexibiliteit om dit te doen zonder de noodzaak om helemaal opnieuw te beginnen.

Hoe standaard templates kunnen worden aangepast aan specifieke behoeften

Elke organisatie heeft unieke behoeften en workflows. Standaard templates kunnen worden aangepast om deze specifieke eisen te ondersteunen. Dit kan variëren van het toevoegen van aangepaste webonderdelen en formulieren tot het configureren van specifieke permissies en toegangsniveaus. Door gebruik te maken van aanpasbare templates, kun je ervoor zorgen dat elke SharePoint-site perfect aansluit bij de behoeften van je team of afdeling, terwijl je toch profiteert van de voordelen van een gestandaardiseerde basis.

Schaalbaarheid

Naarmate je organisatie groeit, groeit ook de behoefte aan meer SharePoint-sites. Standaard templates bieden een schaalbare oplossing die gemakkelijk kan worden uitgebreid om aan deze groeiende behoeften te voldoen. Omdat de templates een gestandaardiseerde basis bieden, kunnen nieuwe sites snel en efficiënt worden opgezet, ongeacht het aantal sites dat nodig is. Dit maakt het mogelijk om snel te reageren op veranderende bedrijfsbehoeften en zorgt ervoor dat je SharePoint-omgeving altijd up-to-date en functioneel blijft.

Start vandaag nog!

Het gebruik van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites biedt tal van voordelen die de efficiëntie, consistentie en gebruiksvriendelijkheid van je SharePoint-omgeving aanzienlijk kunnen verbeteren. Door tijd te besparen, een uniforme gebruikerservaring te bieden, het beheer en onderhoud te vereenvoudigen, en flexibiliteit en schaalbaarheid te bieden, kunnen standaard templates een waardevolle tool zijn voor elke organisatie.

Nu je de voordelen van standaard templates voor nieuwe SharePoint-sites kent, is het tijd om deze in de praktijk te brengen. Begin met het verkennen van de beschikbare templates en kies degene die het beste aansluiten bij de behoeften van je organisatie. Pas ze aan waar nodig en implementeer ze om te profiteren van de vele voordelen die ze bieden.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het opzetten van een duidelijke SharePoint hiërarchie en structuur?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001