Waarom Microsoft 365 Copilot Chat de beste keuze is voor uw medewerkers

In een tijd waarin bedrijven continu op zoek zijn naar manieren om efficiënter te werken, is het belangrijk om technologie te omarmen die zowel de productiviteit als de veiligheid ten goede komt. Een van de meest waardevolle tools binnen Microsoft 365 is Copilot Chat, die medewerkers helpt slimmer en sneller te werken. Toch merken we dat veel organisaties aarzelen om deze tool uit te rollen, wat kan leiden tot gemiste kansen op het gebied van productiviteit, beveiliging en compliance. In dit artikel leggen we uit waarom het juist nu van groot belang is om Copilot Chat aan uw medewerkers aan te bieden.

Bij OfficeGrip hebben we gemerkt dat wanneer bedrijven Copilot Chat niet aanbieden, medewerkers zichzelf vaak ChatGPT Plus aanschaffen. Dit lijkt misschien een praktische oplossing voor hun behoefte aan slimme tools, maar het brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. In dit artikel gaan we dieper in op waarom het belangrijk is om Copilot Chat proactief aan te bieden en hoe het u kan helpen om zowel de productiviteit te verbeteren als de beveiliging te waarborgen.

Wat is Copilot Chat?

Microsoft 365 Copilot Chat is een gratis en geavanceerde AI-chatfunctie die geïntegreerd is binnen het Microsoft 365-pakket. Verder biedt het voor medewerkers ook de mogelijkheid om slimmer te werken door hen te ondersteunen bij verschillende taken, van het beantwoorden van e-mails tot het analyseren van data en het genereren van rapporten, bij afname van een Copilot for Microsoft 365-licentie. Hiermee kan naadloos worden samengewerkt met de tools die uw organisatie al gebruikt, zoals Word, Excel, Teams en meer.

Microsoft Copilot maakt gebruik van krachtige AI-modellen en is volledig geïntegreerd in de Microsoft-omgeving, waardoor het een betrouwbare en veilige optie is voor uw bedrijf.

Het risico van ChatGPT Plus

Het is begrijpelijk dat medewerkers, die op zoek zijn naar manieren om hun werk efficiënter te maken, ChatGPT Plus gaan gebruiken wanneer hun organisatie geen geschikte oplossing biedt. Dit kan echter leiden tot problemen op het gebied van cybersecurity:

  • Veiligheidsrisico's
    Het grootste risico van het gebruik van ChatGPT Plus is dat medewerkers bedrijfsdata in een externe omgeving plaatsen, waarover u als organisatie geen controle heeft. Dit kan leiden tot datalekken, het delen van vertrouwelijke informatie buiten de organisatie, of zelfs verlies van gevoelige data.
  • Compliance problemen
    ChatGPT Plus werkt buiten de Microsoft-omgeving en voldoet mogelijk niet aan de beveiligings- en compliance-eisen die uw organisatie moet naleven. Het gebruik van externe tools kan leiden tot schendingen van uw Data Loss Prevention (DLP)- en retentiebeleid, wat juridische en operationele gevolgen kan hebben.

De voordelen van Microsoft 365 Copilot Chat

Het aanbieden van Microsoft 365 Copilot Chat aan uw medewerkers biedt vele voordelen die zowel de productiviteit als de beveiliging verbeteren:

  • Veiligheid en compliance
    Copilot Chat draait binnen uw Microsoft 365-tenant, wat betekent dat het voldoet aan de hoogste beveiligings- en compliance-eisen. Het is volledig geïntegreerd met uw organisatie's Entra ID-inlogmethode, waardoor alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Bovendien wordt het platform strikt gecontroleerd op basis van uw DLP- en retentiebeleid. Dit zorgt ervoor dat uw organisatie altijd binnen de wettelijke en compliance-richtlijnen werkt.
  • Kostenbesparing
    Als uw organisatie al een geschikt M365-abonnement heeft, betaalt u waarschijnlijk al voor Microsoft 365 Copilot Chat. Door Copilot Chat beschikbaar te stellen, voorkomt u onduidelijke en onvoorspelbare kosten die gepaard gaan met de aanschaf van ChatGPT Plus door medewerkers. Dit zorgt voor een transparant kostenbeheer en voorkomt dat medewerkers buiten de gebaande paden om betaalde tools gebruiken.
  • Admin controle en audit logs
    Met Copilot Chat hebt u volledige controle over het gebruik van de tool binnen uw organisatie. Administrators kunnen instellingen configureren en toezicht houden op het gebruik via gedetailleerde auditlogs. Dit maakt het makkelijker om de inzet van de tool te monitoren, misbruik te voorkomen, en snel in te grijpen als dat nodig is.
  • Slimmer werken en efficiëntie
    Het grootste voordeel voor uw medewerkers is natuurlijk dat ze slimmer kunnen werken. Copilot Chat helpt hen sneller antwoorden te vinden, rapporten te genereren, en samen te werken met collega’s. Het verbetert de productiviteit en stelt medewerkers in staat om zich te concentreren op de taken die echt waarde toevoegen, zonder tijd te verliezen aan repetitieve of administratieve werkzaamheden.

Het proactief aanbieden van Copilot Chat

Bij OfficeGrip adviseren we bedrijven om Microsoft 365 Copilot Chat proactief uit te rollen, zodat medewerkers niet de behoefte voelen om externe tools zoals ChatGPT Plus te gebruiken. Dit kan op een gestructureerde manier worden gedaan door:

  • Opleiding en adoptieprogramma's
    Een succesvolle uitrol van Copilot Chat vereist dat medewerkers goed geïnformeerd worden over de voordelen en de manier waarop ze de tool kunnen gebruiken. Training en adoptieprogramma’s kunnen hierbij helpen, zodat medewerkers zich ondersteund voelen in hun gebruik van de nieuwe technologie.
  • Integratie met bestaande werkstromen
    Een naadloze integratie van Copilot Chat in de werkstromen van medewerkers is essentieel. Door te zorgen dat de tool goed is afgestemd op de bestaande Microsoft 365-applicaties zoals Teams, Word en Excel, kunnen medewerkers de tool gemakkelijk opnemen in hun dagelijkse werkzaamheden.
  • Feedback en verbetering
    Het is belangrijk om regelmatig feedback te verzamelen van medewerkers om te begrijpen hoe zij Copilot Chat ervaren en waar er eventueel ruimte is voor verbetering. Op basis van deze feedback kunnen er aanpassingen worden gemaakt om de tool verder te optimaliseren.

Proactief de toekomst omarmen

Het is begrijpelijk dat het voor bedrijven soms lastig kan zijn om nieuwe technologieën snel uit te rollen, vooral als de IT-afdeling nog bezig is met evaluaties en plannen. Toch is het belangrijk om te begrijpen dat medewerkers de tools die ze nodig hebben om slimmer te werken vaak zelf gaan zoeken. Dit kan leiden tot onveilige situaties en verhoogde kosten.

Door Microsoft 365 Copilot Chat proactief aan te bieden, stelt u uw medewerkers in staat om slimmer te werken binnen een beveiligde en compliance-vriendelijke omgeving. Het biedt niet alleen voordelen voor de productiviteit van uw medewerkers, maar ook voor de veiligheid en compliance van uw organisatie.

Bekijk de infographic hieronder voor een overzicht van de belangrijkste redenen waarom het beter is om Copilot Chat aan uw medewerkers aan te bieden en begin vandaag nog met het implementeren van deze waardevolle tool binnen uw organisatie.

Copilot-vs-ChatGPT
Bron: https://www.linkedin.com/in/simonpetruj/

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
Klaar om aan de slag te gaan
met Copilot for Microsoft 365?
Romana-Baboeram
Romana denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001