Wat is versiebeheer in SharePoint en hoe werkt het?

📄TL;DR

Versiebeheer in SharePoint zorgt ervoor dat alle wijzigingen in documenten automatisch worden opgeslagen. Hierdoor kun je altijd eenvoudig oudere versies herstellen, wijzigingen vergelijken en nagaan wie er verantwoordelijk was voor een aanpassing. 

Met de instellingen bepaal je zelf of je alleen hoofdversies (major versions) of ook conceptversies (minor versions) wilt bijhouden, en kun je bovendien limieten instellen om opslag te besparen. 

Dankzij deze functies biedt versiebeheer veel voordelen: het maakt samenwerking transparanter, vergroot de betrouwbaarheid, ondersteunt compliance en voorkomt dat documenten verloren gaan of door elkaar raken.

In een moderne werkomgeving werken steeds meer mensen tegelijkertijd aan dezelfde documenten. Of het nu gaat om een Word-bestand, een Excel-sheet of een presentatie, het is belangrijk dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele versie. Maar wat gebeurt er als iemand per ongeluk een fout maakt, of wanneer je wilt terugkijken wat er in een eerdere versie stond? Hier komt versiebeheer in SharePoint om de hoek kijken.

SharePoint, onderdeel van Microsoft 365, is veel meer dan alleen een plek om bestanden op te slaan. Het biedt uitgebreide mogelijkheden voor samenwerking, beheer en beveiliging van documenten. Een van de krachtigste functies binnen SharePoint is versiebeheer: een systeem dat automatisch bijhoudt welke wijzigingen er in een document zijn gemaakt, door wie en wanneer.

Inhoudsopgave

Wat is versiebeheer in SharePoint?

Versiebeheer in SharePoint is een functie waarmee elke wijziging aan een document automatisch wordt vastgelegd. In plaats van telkens een bestand handmatig te moeten opslaan onder een nieuwe naam (zoals Document_v1, Document_v2 of definitief_echt_laatste.docx), zorgt SharePoint ervoor dat alle eerdere versies netjes bewaard blijven binnen hetzelfde bestand.

Binnen SharePoint wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • Hoofdversies (major versions) – Dit zijn de officiële, vaak gepubliceerde versies van een document, bijvoorbeeld versie 1.0, 2.0, enzovoort.

  • Subversies (minor of draft versions) – Dit zijn conceptversies die vaak gebruikt worden tijdens het bewerken en samenwerken, bijvoorbeeld versie 1.1, 1.2, enzovoort.

Dankzij versiebeheer kun je eenvoudig zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht, oudere versies terugzetten of zelfs een vergelijking maken tussen verschillende versies. Dit voorkomt fouten, dubbel werk en zorgt voor meer grip op het documentbeheerproces.

Hoe werkt versiebeheer in SharePoint?

Versiebeheer in SharePoint werkt op de achtergrond en vraagt nauwelijks extra handelingen van gebruikers. Zodra versiebeheer is ingeschakeld op een documentbibliotheek, worden alle wijzigingen automatisch bijgehouden. Dit gebeurt op de volgende manieren:

1. Automatisch opslaan van versies bij wijzigingen

Elke keer dat een gebruiker een document opslaat of bewerkt, maakt SharePoint automatisch een nieuwe versie aan. Je hoeft dus niet zelf extra kopieën te maken of een bestandsnaam aan te passen; SharePoint regelt dit volledig.

2. Opslaan van metadata

Bij elke nieuwe versie slaat SharePoint belangrijke gegevens mee op, zoals:

  • Wie het document heeft bewerkt

  • Wanneer de wijziging is gedaan

  • Eventuele opmerkingen bij de wijziging

Dit maakt het eenvoudig om te zien welke collega’s betrokken zijn geweest bij het bewerken en wat er precies is veranderd.

3. Herstellen van oudere versies

Mocht er een fout in het document zijn geslopen, dan kun je met een paar klikken teruggaan naar een eerdere versie. Je verliest daarmee geen werk, want de huidige versie blijft ook gewoon bewaard.

4. Vergelijken van versies

In Office-apps zoals Word of Excel kun je verschillende versies van hetzelfde document naast elkaar zetten. Zo zie je precies welke wijzigingen er zijn aangebracht en door wie, wat het makkelijker maakt om revisies te controleren en samen te werken.

SharePoint templates

Instellingen voor versiebeheer

Het versiebeheer in SharePoint is flexibel en kan per documentbibliotheek worden ingesteld. Afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie of project, kun je bepalen hoe uitgebreid het versiebeheer moet zijn.

1. Hoe versiebeheer in- of uitschakelen

Versiebeheer is standaard vaak ingeschakeld, maar een beheerder kan dit ook uitzetten. Via de instellingen van de documentbibliotheek kun je zelf kiezen of versiebeheer actief moet zijn en welke opties gelden.

2. Configuratie van major/minor versions

Je kunt instellen of je alleen hoofdversies (bijv. 1.0, 2.0) wilt bijhouden, of ook subversies (bijv. 1.1, 1.2) voor conceptwerk. Dit is vooral handig als meerdere mensen tegelijkertijd aan een document werken en je conceptwijzigingen apart wilt bewaren van de officiële versies.

3. Beperkingen instellen

Om te voorkomen dat er eindeloos veel versies worden opgeslagen en de opslagruimte volloopt, kun je een maximum aantal versies laten bewaren. Bijvoorbeeld: de laatste 20 versies worden bewaard, oudere versies worden automatisch verwijderd. Zo houd je de bibliotheek overzichtelijk en efficiënt.

Toepassingen en voordelen

Versiebeheer in SharePoint biedt een reeks voordelen die de samenwerking en betrouwbaarheid van documentbeheer aanzienlijk verbeteren.

1. Transparantie en samenwerking

Iedere wijziging in een document wordt zichtbaar gemaakt, inclusief wie de wijziging heeft uitgevoerd. Hierdoor ontstaat meer transparantie binnen teams en kunnen collega’s eenvoudig elkaars werk opvolgen.

2. Fouten snel terugdraaien

Als er per ongeluk verkeerde informatie wordt toegevoegd of een document onbedoeld wordt overschreven, kun je eenvoudig een oudere versie herstellen. Dit bespaart tijd en voorkomt dat kostbaar werk verloren gaat.

3. Audit trail en compliance

Voor organisaties die te maken hebben met wet- en regelgeving is versiebeheer een belangrijk hulpmiddel. Het biedt een gedetailleerd overzicht van alle aanpassingen, wat waardevol is bij audits of kwaliteitscontroles.

4. Samenwerken zonder documenten kwijt te raken

In plaats van eindeloos bestanden rond te mailen of talloze varianten op te slaan, werk je in SharePoint altijd in één centraal document. Dankzij versiebeheer weet je zeker dat je nooit meer een versie kwijtraakt of door elkaar haalt.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Haal het maximale uit SharePoint met versiebeheer

Versiebeheer in SharePoint is meer dan alleen een handige extra functie: het is een essentiële tool voor veilig, efficiënt en transparant samenwerken. Het voorkomt dat documenten verloren gaan, maakt het eenvoudig om fouten terug te draaien en zorgt voor een duidelijke audit trail die onmisbaar is voor compliance. Door slim gebruik te maken van de instellingen en best practices, kun je als organisatie veel tijd besparen en frustratie voorkomen.

Kortom: maak gebruik van versiebeheer en zorg dat jouw team altijd werkt met de juiste informatie, zonder gedoe met eindeloze bestandversies.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het inrichten
van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001