Hoe je werkstromen automatiseert met geplande prompts in Microsoft 365 Copilot Chat

🤖 TL;DR

Met geplande prompts in Microsoft 365 Copilot Chat kun je je werkstromen automatiseren door één keer een prompt te schrijven en die op vaste momenten automatisch te laten uitvoeren. 

Dit levert tijdswinst, betrouwbaarheid en consistentie op. Voorbeelden zijn een dagelijkse e-mailsamenvatting, wekelijkse rapportages of automatische meetingvoorbereidingen.

 Zo elimineer je repetitieve taken en werk je efficiënter met behulp van AI.

AI speelt een steeds grotere rol in hoe we ons werk organiseren en uitvoeren. Microsoft 365 Copilot Chat helpt gebruikers niet alleen sneller antwoorden te vinden, maar maakt het ook mogelijk om repetitieve taken volledig te automatiseren. Met geplande prompts schrijf je één keer een opdracht, waarna Copilot deze automatisch uitvoert op de momenten die jij bepaalt. Dit zorgt voor minder handmatig werk, meer efficiëntie en meer focus op taken die echt waarde toevoegen.

Wat zijn geplande prompts in Copilot Chat?

Een geplande prompt is een opdracht of vraag die je vastlegt in Microsoft 365 Copilot Chat en die vervolgens automatisch draait volgens een door jou ingesteld schema. In plaats van dagelijks of wekelijks dezelfde prompt opnieuw te typen, laat je Copilot dit zelfstandig uitvoeren. Denk aan:

  • een dagelijkse samenvatting van je inbox,

  • een wekelijkse statusupdate voor je project,

  • of een maandelijkse analyse van rapportages.

Hiermee verleg je de nadruk van handmatig werk naar geautomatiseerde workflows die je productiviteit aanzienlijk verhogen.

Voordelen van werkstromen automatiseren met Copilot

Het plannen van prompts in Copilot Chat levert duidelijke voordelen op:

  • Tijdswinst: je hoeft niet telkens dezelfde prompt opnieuw uit te voeren.

  • Betrouwbaarheid: Copilot voert de taken automatisch uit op het geplande moment, zonder dat jij eraan hoeft te denken.

  • Consistentie: elke uitvoering van de prompt levert dezelfde kwaliteit en structuur op, ideaal voor rapportages of terugkerende analyses.

Met deze aanpak creëer je een workflow die niet alleen sneller is, maar ook betrouwbaarder en consistenter.

Dit helpt gebruikers om sneller en efficiënter te werken, met minder handmatige handelingen.

Een Copilot Chat Prompt inplannen

hoe-werkstromen-automatiseert-geplande-prompts-microsoft-365-copilot-chat-02

Zodra je een prompt hebt opgesteld, kun je deze eenvoudig inplannen zodat hij op een vast moment automatisch wordt uitgevoerd:

  • Instellen en vergeten: schrijf je prompt één keer, sla hem op en laat Copilot de rest doen.

  • Flexibele planning: kies of de prompt dagelijks moet draaien, op specifieke dagen, of bijvoorbeeld elke maandag.

  • Efficiëntieboost: je hoeft geen prompts meer handmatig opnieuw in te voeren of te onthouden.

Door deze functie slim in te zetten, maak je van Copilot een echte digitale assistent die jou ontzorgt in je dagelijkse werkstromen.

Praktische toepassingen van geplande prompts in Copilot Chat

De kracht van geplande prompts in Microsoft 365 Copilot Chat zit in de veelzijdigheid. Je kunt ze inzetten voor allerlei dagelijkse en wekelijkse taken die nu nog tijd kosten:

  • Dagelijkse e-mailsamenvatting: laat Copilot je inbox scannen en een overzicht geven van de belangrijkste berichten.

  • Wekelijkse rapportages: automatiseer het genereren van statusupdates of KPI-rapporten, zodat je elke maandag of vrijdag direct inzicht hebt.

  • Meetingvoorbereiding: stel een prompt in die je team vóór elke vergadering voorziet van een checklist of een overzicht van de besproken actiepunten.

  • Projectbewaking: laat Copilot regelmatig een overzicht maken van openstaande taken en deadlines, zodat niets meer tussen wal en schip valt.

Door dit soort processen te automatiseren, maak je van Copilot een krachtige partner die structureel werk uit handen neemt.

Efficiënter werken met Microsoft 365 Copilot Chat

Naast het instellen is het ook belangrijk dat je je geplande prompts eenvoudig kunt beheren. Microsoft 365 Copilot Chat maakt dit heel gebruiksvriendelijk:

  • Klik op de ellips (…) rechtsboven in het Copilot Chat-venster.

  • Kies Scheduled Prompts om je opgeslagen automatiseringen te bekijken.

  • Pas de tijd of frequentie van een geplande prompt eenvoudig aan.

  • Al je geplande prompts verschijnen bovendien in de lijst met Recent Chats, zodat je er snel bij kunt.

Zo houd je altijd overzicht en controle over je geautomatiseerde workflows.

Efficiënter werken met Microsoft 365 Copilot Chat

Het automatiseren van werkstromen met geplande prompts in Microsoft 365 Copilot Chat is een slimme manier om repetitief werk te elimineren en de focus te verleggen naar taken die echt belangrijk zijn.

De voordelen zijn duidelijk:

  • je bespaart tijd,

  • je vergroot de betrouwbaarheid van je processen,

  • en je werkt consistenter en professioneler.

Of je nu elke dag een samenvatting van je mailbox wilt, wekelijks een rapportage nodig hebt of vaste reminders voor je team wilt inplannen: met Copilot regel je het eenvoudig en automatisch.

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
Klaar om aan de slag te gaan
met Copilot for Microsoft 365?
Jovi-Akkermans
Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001