FGN versterkt samenwerking met één geïntegreerd SharePoint Intranet

FGN_logo

Branche:

Gezondheidszorg

Over de samenwerking met:

FGN

Werkplekken:

1200

De uitdaging

De snelle groei van Fysiogroep Nederland (FGN) bracht een complexe IT-uitdaging met zich mee. Met ruim 40 praktijken en meer dan 1.200 medewerkers verspreid over het land ontstond een versnipperd landschap van systemen en communicatiemiddelen. Medewerkers werkten met verschillende lokale applicaties, ontvingen lange en vaak irrelevante nieuwsbrieven en gebruikten uiteenlopende kanalen om met elkaar te communiceren.

Het gevolg: informatie was moeilijk te vinden en het gevoel van verbondenheid binnen de organisatie nam af. De behoefte aan één centraal platform voor samenwerking, communicatie en kennisdeling werd dan ook steeds urgenter.

De oplossing

Samen met OfficeGrip koos FGN voor een geïntegreerd intranet binnen Microsoft 365, gekoppeld aan Microsoft Teams via Viva Connections. Dit intranet vormt de digitale startpagina voor alle medewerkers. In één oogopslag zien zij nieuws, evenementen en processen die relevant zijn voor hun functie, regio of specialisme. Dankzij deze gepersonaliseerde aanpak krijgt iedere medewerker precies de informatie die nodig is om betrokken en goed geïnformeerd te blijven.

Over FGN

FGN is een toonaangevende organisatie binnen de fysiotherapie en logopedie, met meer dan 40 praktijken en circa 1.200 medewerkers verspreid over negen regio’s. Sinds de oprichting in 2018 groeit de organisatie gestaag, gedreven door één duidelijke visie: sterker door samenwerking. Binnen FGN staat de kwaliteit van zorg centraal — van persoonlijke aandacht voor de patiënt tot continue ontwikkeling van specialisten. Door kennis te delen, innovaties te stimuleren en de administratieve lasten voor zorgverleners te verlichten, kan iedere praktijk zich volledig richten op het leveren van de best mogelijke zorg. De landelijke structuur biedt daarbij ondersteuning en schaalvoordelen, terwijl de regionale teams dicht bij de patiënt blijven en inspelen op lokale behoeften.

“De fysiotherapie is best wel een versnipperde markt, met relatief veel kleinere praktijken. Wij zijn opgericht vanuit het idee dat je door samen te werken sterker staat.”

Robert Oudshoorn – Financieel Directeur

Bewuste keuze voor een
geïntegreerde aanpak met OfficeGrip

De keuze voor OfficeGrip was een weloverwogen stap. FGN wilde het intranet volledig realiseren binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving, zonder losse applicaties of ingewikkelde koppelingen. Deze geïntegreerde aanpak zorgt niet alleen voor eenvoud en veiligheid, maar sluit ook perfect aan op de bestaande werkwijze van medewerkers.

Andere aanbieders boden vooral losse tools buiten Microsoft 365, wat extra complexiteit en beveiligingsrisico’s met zich mee zou brengen. Dankzij de oplossing van OfficeGrip beschikt FGN nu over een stabiel, schaalbaar en compliant platform.

“We waren direct gecharmeerd van de oplossing van OfficeGrip, juist omdat die volledig binnen het bestaande Microsoft-platform werkt. Geen losstaande tool, maar een slimme inrichting van wat we al hebben. De begeleiding van OfficeGrip maakte daarin echt het verschil!”

Robert Oudshoorn – Financieel Directeur

Betere communicatie en meer betrokkenheid

Het nieuwe intranet heeft de interne communicatie binnen FGN sterk verbeterd. Alle belangrijke informatie is nu overzichtelijk en centraal te vinden, waardoor medewerkers sneller toegang hebben tot documenten, beleid en updates uit de organisatie. Waar voorheen tientallen losse nieuwsbrieven werden verstuurd, ontvangen medewerkers nu alleen relevante berichten die aansluiten bij hun regio en functie.

Ook het delen van nieuws is laagdrempeliger geworden: niet alleen het management, maar ook medewerkers kunnen berichten plaatsen en ervaringen delen. Zo is een levendige digitale omgeving ontstaan waarin collega’s reageren, foto’s delen en actief deelnemen aan zowel landelijke als regionale initiatieven. Robert Oudshoorn, Financieel Directeur van FGN, licht toe:

“Voorheen moesten we vanuit de landelijke organisatie 40 afzonderlijke nieuwsbrieven versturen om iedereen te bereiken. Dat was behoorlijk inefficiënt. Nu merken we juist een veel hogere betrokkenheid dankzij de centrale communicatie via het intranet.”

Slimme automatisering en kennisdeling

Naast communicatie richtte FGN zich op procesoptimalisatie. Handmatige taken, zoals HR-processen en de verjaardagskalender, zijn geautomatiseerd met Microsoft Lists en Power Automate. Dat bespaart tijd en verhoogt de consistentie en nauwkeurigheid. Bovendien bevorderen communities per specialisme de kennisdeling tussen fysiotherapeuten, logopedisten en andere professionals. Waar collega’s voorheen weinig contact hadden met andere regio’s, kunnen zij nu eenvoudig ervaringen uitwisselen en samenwerken aan de verbetering van de zorgkwaliteit. Robert vertelt hierover: 

“Dankzij de communities kunnen medewerkers van verschillende praktijken nu eenvoudig met elkaar in contact komen en kennis delen. Dat versterkt de samenwerking op een prettige en natuurlijke manier.”

Succesvolle adoptie door eigenaarschap

De adoptie van het SharePoint Intranet verliep soepel dankzij de intensieve begeleiding van OfficeGrip. Voor elk specialisme werd een community manager aangesteld die verantwoordelijk is voor het beheren van de content, het stimuleren van kennisdeling en het betrekken van collega’s binnen het vakgebied. In het begin was er enige terughoudendheid om zelf berichten of documenten te plaatsen, maar door gerichte training, duidelijke richtlijnen en persoonlijke coaching verdween die aarzeling snel. Hierdoor groeide het intranet uit tot een waardevol kennisplatform waar professionals elkaar eenvoudig weten te vinden.

“We hebben voor elk specialisme een community manager aangewezen die daar echt aan trekt en zich eigenaar voelt. Dat draagt bij aan een goede adoptie, zeker in combinatie met de begeleiding vanuit OfficeGrip.”

Robert Oudshoorn – Financieel Directeur

Het resultaat: een toekomstbestendig SharePoint Intranet

FGN beschikt nu over een krachtig, veilig en gebruiksvriendelijk intranet dat samenwerking, kennisdeling en betrokkenheid naar een hoger niveau tilt. De succesvolle implementatie en uitrol vormen een solide digitale basis voor verdere groei en innovatie binnen de zorg. Robert Oudshoorn blikt tevreden terug op de samenwerking en beveelt OfficeGrip van harte aan:

“Ik zou OfficeGrip zeker aanbevelen aan andere organisaties. Besteed vooral veel aandacht aan hoe je zorgt dat het platform leeft en dat mensen er niet omheen kunnen – dat is enorm belangrijk!”

Maak ook de stap naar een toekomstbestendige werkplek.

Terence Vermeij 01

Terence denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001