Hoeveel tijd verliest uw organisatie nog aan repetitieve vragen?

Betrouwbare AI begint bij betrouwbare kennis.

Jovi-Akkermans

Jovi Akkermans | Copilot Solutions Specialist

🧩 In het kort

In veel organisaties gaat dagelijks tijd verloren aan vragen waarvan het antwoord al ergens beschikbaar is. Medewerkers zoeken in documenten, stellen dezelfde vragen aan collega’s of wachten op een reactie van een afdeling. Met Copilot Agents binnen Microsoft 365 kunnen organisaties deze kennis slimmer ontsluiten. Agents halen informatie uit bestaande systemen zoals SharePoint en helpen medewerkers direct aan het juiste antwoord of inzicht.

Binnen veel organisaties gebeurt het dagelijks: een medewerker heeft een vraag en zoekt naar het antwoord in documenten, chats of interne systemen. Wanneer dat niet direct lukt, wordt de vraag gesteld aan een collega of afdeling.

Het gaat vaak om praktische vragen over processen, informatie of documentatie. Op zichzelf zijn deze vragen klein en snel beantwoord. Maar wanneer ze zich dagelijks blijven herhalen, ontstaat er ongemerkt een structureel tijdverlies binnen de organisatie. Medewerkers zijn tijd kwijt met zoeken naar informatie, terwijl experts regelmatig worden onderbroken om dezelfde vragen opnieuw te beantwoorden.

Kennis is er wel, maar niet altijd toegankelijk

De meeste organisaties beschikken over een grote hoeveelheid interne kennis. Beleidsdocumenten, handleidingen, productinformatie en procedures staan vaak netjes opgeslagen in systemen zoals SharePoint of andere bedrijfsomgevingen.

In de praktijk blijkt het echter niet altijd eenvoudig om deze informatie snel te vinden. Documentatie is verspreid over verschillende locaties, versies van bestanden circuleren naast elkaar en medewerkers weten niet altijd waar zij moeten beginnen met zoeken. Wanneer informatie niet direct vindbaar is, wordt de vraag al snel aan een collega gesteld. Daardoor blijft kennis vaak afhankelijk van specifieke personen binnen de organisatie.

Repetitieve vragen kosten meer tijd dan u denkt

Wanneer medewerkers meerdere keren per dag worden onderbroken door vragen, lijkt dat misschien onschuldig. In de praktijk zorgt dit voor een constante stroom van kleine onderbrekingen die de productiviteit beïnvloeden. 

Daarnaast ontstaan er vertragingen wanneer medewerkers moeten wachten op een antwoord. Teams verliezen tijd met zoeken naar informatie die eigenlijk al beschikbaar is. Veel organisaties realiseren zich pas hoeveel tijd hiermee verloren gaat wanneer zij hun interne processen onder de loep nemen.

Copilot Agents: een nieuwe manier om kennis toegankelijk te maken

Met de introductie van Copilot Agents ontstaat er een nieuwe manier om interne kennis toegankelijk te maken voor medewerkers. Een Copilot Agent is een digitale assistent die gekoppeld kan worden aan de kennisbronnen van een organisatie. DDenk bijvoorbeeld aan kennis die centraal is opgeslagen in SharePoint, zoals handleidingen, beleidsdocumenten en andere interne documentatie waar medewerkers dagelijks gebruik van maken.

Wanneer een medewerker een vraag stelt, kan de agent direct betrouwbaar relevante informatie ophalen uit deze bronnen en het antwoord presenteren binnen de werkomgeving waar medewerkers al werken, zoals Microsoft Teams. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer door verschillende systemen te zoeken of collega’s te onderbreken om de juiste informatie te vinden.

Praktische toepassingen binnen organisaties

Er zijn veel manieren waarop Copilot Agents kunnen worden ingezet. Hieronder licht ik graag drie praktische voorbeelden toe die dagelijks helpen om repetitieve vragen en informatieverzoeken te verminderen.

HR-gerelateerde vragen

Binnen HR-afdelingen komen dagelijks vragen binnen over onderwerpen zoals verlofregelingen, declaraties, personeelsbeleid of arbeidsvoorwaarden.

Een HR Agent kan medewerkers direct helpen door antwoorden te geven op basis van bestaande HR-documentatie en beleid. Hierdoor hoeven HR-medewerkers minder tijd te besteden aan het beantwoorden van standaardvragen en kunnen zij zich meer richten op strategische HR-activiteiten.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers hebben vaak veel vragen over systemen, processen en werkwijzen binnen de organisatie. Dit is een logisch onderdeel van het inwerkproces, maar het kan ook veel tijd vragen van collega’s.

Met een Onboarding Agent kunnen nieuwe medewerkers snel antwoorden vinden op praktische vragen over interne processen, tools of documentatie. Hierdoor kunnen zij sneller zelfstandig aan de slag en wordt het onboardingproces efficiënter ingericht.

Product- en/of dienstportfolio specificaties

Binnen veel teams gaat vaak tijd verloren aan het zoeken naar de juiste informatie over producten, diensten of oplossingen. Documentatie zoals productbeschrijvingen, datasheets en prijslijsten staat vaak verspreid over verschillende documenten en systemen.

Met een Portfolio Agent wordt deze informatie direct toegankelijk binnen de werkplek van medewerkers. De agent kan informatie ophalen uit relevante bronnen zoals productdocumentatie, SharePoint-bestanden of interne kennisbanken.

Wanneer een medewerker bijvoorbeeld wil weten welke specificaties een oplossing heeft, welke varianten beschikbaar zijn of waar de meest recente documentatie te vinden is, kan de Portfolio Agent direct de juiste informatie verzamelen en presenteren. Hierdoor zijn medewerkers beter voorbereid tijdens klantgesprekken en hoeven zij minder tijd te besteden aan het zoeken naar interne documentatie.

Meer ruimte voor werk dat echt waarde toevoegt

Door Copilot Agents in te zetten voor het ontsluiten van interne kennis, kunnen organisaties een groot deel van de repetitieve vragen en informatieverzoeken verminderen.

Medewerkers vinden sneller antwoorden op hun vragen, experts worden minder vaak onderbroken en kennis blijft beter geborgd binnen de organisatie.

Het resultaat is dat teams meer tijd overhouden voor werkzaamheden waar hun expertise daadwerkelijk het verschil maakt.

Waar liggen de kansen binnen uw organisatie?

Veel organisaties ontdekken pas hoeveel tijd verloren gaat aan repetitieve vragen wanneer zij hun interne processen analyseren. Vaak blijkt dat een groot deel van deze vragen eenvoudig kan worden opgelost door kennis beter toegankelijk te maken.

Copilot Agents bieden organisaties de mogelijkheid om bestaande kennisbronnen slimmer te benutten en medewerkers sneller toegang te geven tot de informatie die zij nodig hebben.

Stappenplan voor het succesvol implementeren van Copilot cover 1

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
live webinar 02

Benieuwd naar de nieuwste updates in Copilot?

Schrijf je dan nu in voor het gratis webinar!

Inschrijven

Meer weten over de
mogelijkheden van Copilot
voor uw organisatie?

Jovi-Akkermans

Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001