Steeds meer organisaties besluiten gebruik te maken van de Cloud als platform voor email, samenwerken en bedrijfsapplicaties. De kracht van Cloud computing is dat deze snel en tegen voorspelbare lage kosten beschikbaar zijn voor de gebruikers.
Maar wat doe je met alle huidige data? Hoe breng je deze naar de Cloud? Wat moet je daarvoor doen? Het populairste platform in Nederland voor samenwerken in de Cloud is Microsoft Office365.
Een combinatie van email, kalender, chat en een portaalomgeving om in- en extern samenwerken te stimuleren. Om hiervan gebruik te maken, is in theorie alleen een account op Office365 nodig om te starten. Echter, de realiteit is dat u al gebruik maakt van bijvoorbeeld Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes of Novell Groupwise. Daar wilt u waarschijnlijk vandaag al best afscheid van nemen, maar niet van de historie aan gegevens die u heeft opgebouwd door de jaren heen. Daarvoor is een migratieproject nodig.
Het belang van een foutloze migratie
Een migratie van email- en applicatiedata is nooit geruisloos, maar je kunt wel de risico’s beperken door het proces te managen, de juiste vragen en antwoorden bij elkaar te brengen en de juiste classificatie aan te brengen aan de te migreren data. Om een organisatie te helpen met het migreren naar Office365 is een holistische benadering nodig, dit is zeker niet een IT-kunstje. Betrek daarom ‘de business’ in dit proces.
Immers, zij zijn de eigenaar van al deze historische gegevens. Dit is noodzakelijk omdat er veel keuzes te maken zijn, die zowel impact hebben op de business als op de ICT-verantwoordelijke binnen elke organisatie. Denk daarbij aan:
- Migreren we alle persoonlijke emailarchieven?
- Zijn er ook licenties nodig voor gezamenlijke postbussen?
- Hebben we voldoende netwerk bandbreedte voor de Cloud beschikbaar?
- Hoeveel applicaties hebben we eigenlijk en welke zijn eenvoudig te migreren?
Door het stapsgewijs betrekken van de organisatie bij de migratie en het zorgvuldig analyseren van bestaande gegevens, de wensen voor het nieuwe platform en het opstellen van risico mitigerende maatregelen, is de migratie vrijwel volledig voorspelbaar en binnen het gevraagde budget uit te voeren. Dat klinkt misschien nog wel logisch, maar hoe pak je dat aan?
De 6 heldere stappen van het Office365 Migratie Planning Proces
Om uw organisatie te begeleiden door dit proces is door de jaren heen het Office365 Migratie Planning Proces ontstaan. Dit proces bestaat uit 6 heldere stappen die u helpen om van een hoog risico en onvoorspelbaar project naar een voorspelbaar en beheersbaar proces te komen. Het zorgt ervoor dat u niet voor verrassingen komt te staan. Door gebruik te maken van een ervaren specialist zorgt u voor een complete roadmap welke zowel voor IT als de business helder is in planning, risico’s en budget.
Vaak krijgen wij tijdens introductiegesprekken te horen: ‘jullie hebben toch wel een standaard template voor een dergelijke migratie’. Dat is ook wel zo, maar de omvang en doorlooptijd van een migratieproject hangt dus sterk af van de omvang en de keuzes die de organisatie maakt. Daar past vervolgens de juiste aanpak, inrichting en niet te vergeten de tools bij.
De 10 belangrijkste lessen voor een migratie
- Beperk de te migreren onderdelen tot een minimum.
- Zorgvuldige dataclassificatie en -opschoning betalen zichzelf direct terug.
- Zwaartepunt in migratie ligt vaak niet in techniek, maar in communicatie en administratie.
- Applicaties en email zijn (vaak) niet volledig los van elkaar te migreren.
- Iedere migratie kent een co-existentie fase die technisch goed voorbereid dient te zijn.
- Migreren naar Office 365 vergt een juiste voorbereiding. Het tijdig aanvragen van licenties en een tijdslot voor de migratie is essentieel om voldoende bandbreedte beschikbaar te hebben.
- Vervang maatwerk van de huidige omgeving zoveel als mogelijk door standaardfunctionaliteit in de nieuwe omgeving.
- Functionaliteit en data zijn nooit 100% compleet of foutloos te migreren.
- Besteedt veel aandacht aan communicatie vooraf en tijdens de migratie.
- Laat gebruikers door naaste collega’s ondersteunen.
Het Office365 Migratie Planning Proces is onderdeel van het Office365 kennis programma van OfficeGrip. Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie neem dan contact op met een van onze specialisten via 088 47 47 400
