Een succesvolle reis naar de Cloud

CapsNobel Accountants Belastingadviseurs

Branche:

Accountancy

Locaties:

Goes, Halsteren en Breda

Werkplekken:

50

De uitdaging

CapsNobel wilde hun dienstverlening naar een hoger niveau tillen door digitalisering en cloudtechnologie te omarmen. Hun bestaande ICT-infrastructuur was verouderd en bood niet de flexibiliteit en veiligheid die nodig waren voor moderne, locatie-onafhankelijke samenwerking. Medewerkers hadden beperkte toegang tot gegevens en systemen wanneer ze niet op kantoor waren, wat de efficiëntie en productiviteit in de weg stond.

De oplossing

De oplossing was een overstap naar de Microsoft Cloud, waarbij OfficeGrip zorgde voor de implementatie van Caseware en andere bedrijfsspecifieke software in de cloud. Dit stelde CapsNobel in staat om locatie- en tijdonafhankelijk te werken, terwijl de veiligheid van gegevens gewaarborgd bleef. Naast deze technische implementatie, werden adoptietrainingen gegeven om medewerkers snel en effectief met de nieuwe systemen te laten werken. 

CapsNobel Accountants & Belastingadviseurs, een toonaangevend accountantskantoor met vestigingen in Goes, Breda en Halsteren, heeft recentelijk een digitale transformatie ondergaan. Door het omarmen van de kracht van digitalisering en cloudtechnologie, heeft CapsNobel hun dienstverlening naar nieuwe hoogten weten te brengen. In dit artikel delen we hun reis naar de Microsoft Cloud en hoe OfficeGrip een belangrijke rol vervulde in het verwezenlijken van hun ambities.

Over CapsNobel Accountants & Belastingadviseurs

CapsNobel staat al jaren bekend om hun hoogwaardige financiële dienstverlening, voornamelijk gericht op het MKB. Met een team van ongeveer 50 medewerkers bieden ze een breed scala aan financiële en fiscale diensten. De persoonlijke adviseurs van CapsNobel bieden niet alleen expertise op het gebied van boekhouding, maar ook juridisch advies, organisatorische ondersteuning en HRM-gerelateerde hulp. Deze full-service benadering stelt hun klanten in staat om zich volledig te richten op hun eigen vakgebied, terwijl CapsNobel zorgt voor een solide financiële basis.

"Wij hebben OfficeGrip gekozen als partner, vanwege hun innovatieve benadering en het vermogen om een totaaloplossing te bieden voor onze specifieke behoeften."

Joos Borcheld – IT Manager

Voorop in de markt

In de competitieve wereld van accountancy en financiële dienstverlening is het niet alleen belangrijk om te voldoen aan de verwachtingen van klanten, maar ook om te innoveren en buitengewone klanttevredenheid te leveren. In 2022 ontving CapsNobel de prestigieuze Cloud Award voor klanttevredenheid en innovatie, uitgereikt door Exact, een toonaangevende naam in de wereld van financiële software. Deze erkenning benadrukt hun toewijding aan uitzonderlijke klantenservice en innovatieve oplossingen.

Na het winnen van deze award heeft CapsNobel niet stil gestaan. Gedreven door hun voortdurende zoektocht naar verbeterde efficiëntie en productiviteit, besloot het bedrijf een gedurfde stap vooruit te zetten. Het besef dat verdere groei en innovatie alleen mogelijk waren met een flexibele, schaalbare en geavanceerde IT-infrastructuur, leidde tot een strategische beslissing: de overgang naar een volledig cloudgebaseerde oplossing. Wij spraken Joos Borcheld, Manager IT en verantwoordelijk voor de gehele digitale infrastructuur van CapsNobel, over zijn ervaring met deze transitie naar de cloud.

Een gedurfde stap

De keuze voor een volledig cloudgebaseerde aanpak was niet alleen ingegeven door de wens om voorop te blijven lopen in de branche, maar ook door het besef dat moderne technologieën zoals de Microsoft Cloud een ongekend potentieel bieden. Door de gehele IT-infrastructuur naar de cloud te verplaatsen, kan CapsNobel profiteren van real-time samenwerking, eenvoudigere communicatie, verbeterde mobiliteit en een geoptimaliseerde beveiliging. Joos Borcheld licht de keuze voor deze transitie toe:

‘’Voorheen werkten we nog met eigen servers en Thin Clients, wat flexibel werken bemoeilijkte en onze communicatie beperkte. Dit creëerde de behoefte aan een moderne, flexibele, efficiënte en veilige werkomgeving, wat uiteindelijk leidde tot de keuze voor een cloudgebaseerde oplossing. Deze keuze was voor ons een logische stap voorwaarts.”

“OfficeGrip is in staat om op alle gebieden mee te denken en oplossingen te bieden, zowel voor grote als kleine projecten.”

Joos Borcheld – IT Manager

De kracht van de samenwerking met OfficeGrip

In het streven naar een vlekkeloze migratie naar de cloud, stond CapsNobel voor de taak om de optimale IT-partner te kiezen. De keuze viel uiteindelijk op OfficeGrip, niet alleen vanwege het vermogen om een innovatieve totaaloplossing te bieden, maar ook vanwege de expertise in het begrijpen en vervullen van de specifieke behoeften van hun organisatie. Joos Borcheld onderbouwt hoe deze keuze tot stand is gekomen: “Uiteindelijk hebben wij OfficeGrip gekozen als partner, vanwege de innovatieve benadering en het vermogen om een totaaloplossing te bieden voor onze specifieke behoeften. Wij waarderen het team van OfficeGrip enorm. Ze nemen belangrijke taken uit handen en bieden volledige ondersteuning. OfficeGrip is in staat om op alle gebieden mee te denken en oplossingen te bieden, zowel voor grote als kleine projecten. Doordat OfficeGrip ook gespecialiseerd is in het leveren van hardware, zijn al onze medewerkers voorzien van laptops. Hierdoor kunnen wij optimaal gebruik maken van Microsoft 365, waardoor wij onze flexibiliteit, communicatie en klantenservice hebben kunnen optimaliseren.”

Anticipatie tijdens implementatie

Verandering brengt altijd uitdagingen met zich mee, vooral als het gaat om veranderingen in systemen. De migratie begon met het uitrollen van hardware op alle werkplekken en het live gaan met een nieuw systeem, maar onverwachte omstandigheden en onvoorziene wensen kwamen pas naar voren tijdens het daadwerkelijke gebruik.

Over dit proces deelt Joos Borcheld zijn ervaringen: “OfficeGrip heeft deze uitdagingen met toewijding en professionaliteit aangepakt. De implementatiefase bracht complexe uitdagingen met zich mee, maar OfficeGrip heeft hier goed op geanticipeerd. Het team van engineers heeft vooraf uren ingepland en hard gewerkt om de migratie te voltooien. Maar zoals vaak het geval is, kwamen sommige wensen pas later naar voren en bleken sommige zaken meer tijd te kosten dan aanvankelijk werd verwacht. Het was dan ook zeer prettig dat OfficeGrip flexibel was en de nodige tijd nam om deze onvoorziene situaties zorgvuldig op te lossen.”

Financiële tools zoals Alure en Caseware

Binnen OfficeGrip zien we al jaren dat de financiële sector achterloopt op het gebied van softwareontwikkeling. Veel organisaties hebben daardoor nog te maken met traditionele software die veelal een klassieke serveromgeving vereist. Ook voor CapsNobel vormde dit een uitdaging, gezien de ambitie om een volledige overstap naar de cloud te realiseren. 

Joos Borcheld vertelt hoe OfficeGrip heeft geholpen door een oplossing voor deze uitdaging te bieden: “Met de Microsoft 365 Moderne Werkplek van OfficeGrip kunnen we op een vrijere en flexibelere manier werken. Hierdoor zijn we niet langer gebonden aan een servergebaseerde omgeving, maar kunnen we toch gebruikmaken van onze (traditionele) kernapplicaties zoals Alure en CaseWare. In tegenstelling tot veel andere oplossingen hebben wij geen Remote Desktop (RDS)-omgeving nodig. Onze kernapplicaties zijn daardoor echt geïntegreerd in onze moderne werkplek, wat onze medewerkers de mogelijkheid geeft om plaats- en tijdonafhankelijk met deze software te werken. Dit helpt ons enorm in de interactie met onze klanten’’.

Training en ondersteuning

Dankzij de voortdurende ondersteuning en op maat gemaakte adoptietrainingen van OfficeGrip, voor zowel medewerkers als beheerders, kan CapsNobel het volledige potentieel van de nieuwe digitale omgeving benutten. Deze trainingsprogramma’s gaven medewerkers de nodige kennis en vaardigheden om de functionaliteiten van de systemen volledig te begrijpen en effectief te gebruiken. Tegelijkertijd werd Joos als beheerder uitgerust met de benodigde expertise, waardoor hij in staat is om eventuele problemen snel op kunnen te lossen.

Joos Borcheld benadrukt het belang van deze ondersteuning: ‘’Het is geruststellend om te weten dat OfficeGrip niet alleen ondersteuning biedt tijdens het migratieproces, maar ook passende adoptietrainingen aanbiedt om medewerkers te helpen zich aan te passen aan de nieuwe systemen. Zowel voor de medewerkers als ik als beheerder was het fijn dat we deze adoptietrainingen konden volgen. De admin training heeft mij in staat gesteld om zelfstandig aanpassingen te kunnen doen indien nodig. OfficeGrip neemt de zorgen weg door het beheer op zich te nemen, maar het is geruststellend om te weten dat de mogelijkheid bestaat om zelf praktische vragen op te kunnen pakken en hierin getraind te worden.”

Flexibiliteit en toekomstbestendigheid

De keuze voor Microsoft 365 bracht niet alleen flexibiliteit en efficiëntie in de dagelijkse werkzaamheden, maar zorgde ook voor toekomstbestendigheid. CapsNobel heeft de moderne applicaties omarmd, waaronder Microsoft Teams, dat nu als communicatieplatform wordt gebruikt voor zowel interne als externe samenwerking. Dit heeft niet alleen de samenwerking intern verbeterd, maar opent ook nieuwe mogelijkheden voor interactie met klanten. Hierover vertelt Joos Borcheld: “OfficeGrip heeft ons geholpen om verder te kijken dan alleen de technologie. Ze begrijpen onze bedrijfsbehoeften en werken nauw met ons samen om op maat gemaakte oplossingen te bieden die onze groei te ondersteunen. Hun expertise heeft ervoor gezorgd dat onze communicatie zowel intern als extern optimaal verloopt, wat ons in staat stelt om onze klanten de best mogelijke service te bieden.”

“’Het is geruststellend om te weten dat OfficeGrip niet alleen ondersteuning biedt tijdens het migratieproces, maar ook passende adoptietrainingen aanbiedt om medewerkers te helpen zich aan te passen aan de nieuwe systemen.”

Joos Borcheld – IT Manager

Een waardevol partnership

Dankzij de proactieve benadering, continue ondersteuning en de totaaloplossing van OfficeGrip kan CapsNobel voorop blijven lopen in de wereld van accountancy. Het vermogen om zowel grote als kleine projecten aan te pakken, gecombineerd met persoonlijk en direct contact, heeft de samenwerking tussen CapsNobel en OfficeGrip tot een waardevol partnerschap gemaakt. 

Joos Borcheld prijst niet alleen hun moderne IT-infrastructuur, maar ook de mogelijkheden van voortdurende innovatie: ‘’OfficeGrip heeft niet alleen onze moderne IT-infrastructuur verzorgd. Door het houden van kwartaalmeetings met de verschillende afdelingen binnen OfficeGrip, identificeren en implementeren we continu nieuwe mogelijkheden om nog productiever te worden. Dit partnerschip heeft niet alleen geleid tot een vlotte migratie naar de cloud, maar ook tot een blijvende samenwerking voor toekomstige groei en succes. OfficeGrip fungeert als een strategische partner die niet alleen functionele vragen omzet in oplossingen, maar ook actief meedenkt over de doorontwikkeling en innovatie van onze systemen. Voorlopig ben ik in ieder geval nog geen vragen tegengekomen waar OfficeGrip geen antwoord op heeft!’’

Met deze moderne, flexibele en efficiënte IT-infrastructuur is CapsNobel klaar voor de toekomst. De organisatie blijft hierdoor niet alleen haar klanten de best mogelijke service bieden, maar kan door deze overgang ook continu blijven innoveren!

Klaar om aan de slag te gaan met een Modern Workplace?

Bob denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1