Tot nu toe had Excel slechts een paar basistypen gegevens waarmee je kunt werken: tekst en cijfers. Microsoft is al een aantal jaren bezig om de soorten gegevens die je in Excel kunt gebruiken op een hoger niveau te brengen. Mogelijk heb je hier al twee voorbeelden van gezien.

De eerste was de introductie van dynamische arrays en matrixformules, waarbij een enkele formule een reeks waarden kon retourneren.

De tweede kwam met de introductie van de ‘gegevenstypen’ voor aandelen en geografie, mogelijk gemaakt door Bing. Deze gegevenstypen zorgden er voor dat voor de eerste keer een enkele cel in het raster een set aan informatie over objecten zoals aandelen, valuta’s, steden en landen kon bevatten. Die enkele cel is dus eigenlijk intelligent in de manier waarop hij werkte met functies zoals formules, filters en grafieken.

De volgende stap hierin is het klanten laten werken met hun eigen data als datatype. Als je bijvoorbeeld een systeem hebt om jouw klanten te volgen en je wilt die klantgegevens voor analyse in Excel overbrengen, kun je deze nu importeren als een gegevenstype ‘klant’ gestructureerd zoals jij of je bedrijf deze hebt gedefinieerd als “klant.” Als je een Power BI-klant bent, maakt Excel automatisch verbinding met Power BI waardoor alle gegevens die je hebt gepubliceerd, zijn gemakkelijk vindbaar zijn door Excel en deze dus hun weg vinden in Excel als een gestructureerd gegevenstype. Als je data hebt waarmee je als gegevenstype in Excel wilt werken, publiceer je deze gewoon in Power BI en de rest wordt verzorgd voor jou en iedereen met toegang. Als je geen Power BI hebt, kun je nog steeds gebruikmaken van de Power Query-technologie in Excel om handmatig verbinding te maken met tientallen verschillende soorten gegevensbronnen en ook opgeven dat je de gegevens als gegevenstype wilt structureren.

Daar bovenop gaat Microsoft het aantal openbare gegevenstypen waarmee je kunt werken vergroten door de gegevenstypen Aandelen en Geografie uit te breiden. Ze zijn een samenwerking aangegaan met Wolfram om honderden nieuwe gegevenstypen naar Excel te laten stromen. Vul dus je analyse aan met verbonden gegevenstypen zoals chemie, voeding, postcodes, historische gebeurtenissen en zelfs genetica. Word lid van het Insider’s Beta-programma om een voorproefje te krijgen van deze mogelijkheden en om Microsoft jouw feedback te geven.

De evolutie van datatypes

Voordat we meer in detail treden over de nieuwe soorten data waarmee je verbinding kunt maken, kunnen we beter eerst wat meer context geven over de reden waarom het platform voor gegevenstypen zo belangrijk is en hoe het de manier waarop je in de toekomst met Excel werkt zal verbeteren. Tot nu toe was het Excel-raster plat: het is tweedimensionaal. Je kunt cijfers, tekst en formules over het flexibele raster verdelen, en met deze mogelijkheden hebben gebruikers geweldige dingen gebouwd. Niet alle gegevens zijn echter plat en het geforceerd plaatsen van gegevens in die 2D-structuur heeft zijn grenzen. Met Data Types (gegevenstypen) heeft Microsoft nu dus een derde dimensie toegevoegd aan wat je kunt bouwen met Excel. Elke cel kan nu een rijke set gestructureerde gegevens bevatten in slechts één cel.

Zogenoemde ‘Data Types’ (gegevenstypen) gaan veel verder dan getallen en tekenreeksen: slechts één celwaarde kan een diepe verzameling hiërarchische gegevens, verwijzingen naar andere gegevenstypen, afbeeldingen en intelligente acties bevatten. Ze kunnen verwijzen naar live services die gegevens leveren die op elk moment kunnen worden vernieuwd. Dit betekent dat gegevenstypen u twee belangrijke voordelen bieden ten opzichte van de oude manier van werken met gegevens: flexibiliteit en vertrouwen.

Het voordeel dat Excel heeft ten opzichte van andere data/analytische tools, is de flexibiliteit. Mensen bouwen hun spreadsheets voortdurend uit om de veranderende behoeften van hun bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Om een waarde in een cel te krijgen, schreef je tot nu toe een formule of typte je de waarde rechtstreeks in een cel. Eén cel, één waarde. Als je een andere waarde wilde, herhaalde je het proces; het raster opvullen met een mix van losgekoppelde data en helpercellen. Met datatypes verandert dat allemaal. Nu kan een cel een levendig gegevenstype bevatten; één cel, een wereld aan mogelijkheden. Met gegevenstypen kun je de gegevens die jij belangrijk vindt in het raster brengen, in de meest natuurlijke vorm, en de kracht van Excel gebruiken om cruciale inzichten te verkrijgen. Met gegevenstypen kan een enkele celwaarde een live verbonden set informatie bevatten die je snel kunt opnemen in je besluitvormingsproces, zonder constant terug te hoeven gaan naar de oorspronkelijke bron om meer informatie te vinden. Gebruik de kaartweergave om meer informatie over dat gegevenstype te zien en navigeer door naar gerelateerde informatie. Die aanvullende informatie kan worden gebruikt in de formules die je schrijft en in de grafieken die je maakt, het kan zelfs worden gebruikt om de manier waarop je sorteert en filtert te wijzigen. Hierdoor kun je levendigere spreadsheets bouwen, sneller, met robuuste toegeschreven gegevens, en heeft u minder kans op fouten.

Naast de flexibiliteit geven gegevenstypen u ook meer vertrouwen in de gegevens die u bekijkt. Voorkom de risico’s van kopieer- en plakfouten. Importeer het gegevenstype voor Seattle en u kunt nu een formule gebruiken om te verwijzen naar de populatie = A1.populatie. Als het gegevenstype wordt bijgewerkt, worden de resultaten van de formule ook bijgewerkt. En in plaats van alleen het statische nummer 729.601 te zien, kun je ook de formule zien en weet je nu precies waar dat nummer vandaan kwam.

Gegevensdetectie en vertrouwen met Power BI

Sinds de introductie van nieuwe datatypes Stocks (Aandelen) en and Geography (Geografie) vorig jaar, heeft Microsoft als feedback terug gekregen dat gebruikers de mogelijkheid willen hebben om met hun eigen bedrijfsgegevens als gegevenstypen te werken. Ze hebben sindsdien nauw samengewerkt met het Power BI-team om rijke, verbonden Power BI-gegevens in Excel als gegevenstypen te kunnen plaatsen. Power BI is de ideale bron, met zijn best-in-class service die gedeelde, gecontroleerde en veilige toegang tot gegevens uit allerlei bedrijfsbronnen mogelijk maakt. Gegevenstypen, gekoppeld aan Power BI, geven je die flexibiliteit en het vertrouwen wanneer je met jouw bedrijfsgegevens in Excel werkt.

Net als Aandelen en Geografie, kun je nu de Power BI-tabellen ontdekken die voor jou beschikbaar zijn via de galerie met gegevenstypen. Je kunt jouw cellen vervolgens omzetten in gegevenstypen. Nadat cellen zijn geconverteerd naar gekoppelde gegevenstypen, kun je aanvullende informatie extraheren om binnen jouw spreadsheets te werken. Als je bijvoorbeeld een productcode of naam invoert, zie je aanvullende informatie, zoals een beschrijving, prijs en beschikbare voorraad, allemaal in de kaartweergave.

Gebruik die aanvullende eigenschappen om een diepere analyse uit te voeren. Bouw facturen in Excel met verbonden en vertrouwde gegevens die rechtstreeks uit Power BI komen.

Omdat gegevenstypen verbonden blijven met de onderliggende bron in Power BI, kun je gegevens uit Power BI halen zonder deze af te vlakken of alle informatie over de bron voor die gegevens te verliezen. Power BI biedt enkele van de meest geavanceerde besturingselementen voor beheer van gegevenssets, waaronder meer dan 140 gegevensbronnen op locatie en in de cloud, op machtigingen gebaseerde toegang, beveiliging op rijniveau, volledig beheer van de levenscyclus van toepassingen, de mogelijkheid voor elke gebruiker om Microsoft Information Protection-labels toe te passen en voor IT om deze te certificeren. Je kunt er dus op vertrouwen dat je elke keer de juiste gegevens krijgt.

En aangezien Power BI-gegevenstypen zijn verbonden met live gegevensbronnen, kunt je jouw werkmap bijwerken door simpelweg op Gegevens vernieuwen te klikken.

Creëer datatypes van uw eigen data

Hoewel het publiceren van je gegevens in Power BI jezelf en je team een gemakkelijke manier geeft om gegevenstypen te ontdekken en te importeren in Excel, kun je ook je eigen gegevenstypen maken die rechtstreeks verbinding maken met vrijwel elke gewenste gegevensbron. Excel heeft altijd een grote set gegevensbronnen ondersteund voor directe import in de spreadsheet, en dankzij Power Query kun je ook krachtige query’s en transformaties maken om de exacte vorm van gegevens te krijgen waarnaar  je op zoek bent.

Wanneer je nu gegevens in je spreadsheet importeert, heb je de mogelijkheid om die gegevens om te zetten in een gegevenstype. In Power Query kun je jouw eigen aangepaste gegevenstypen maken met elke bron van organisatiegegevens die beschikbaar is in het menu Gegevens ophalen ( bestanden, databases, online services, andere bronnen). De lijst is lang. Vanaf hier kun je die gegevens ophalen, opschonen en beheren en omzetten in aangepaste gegevenstypen op basis van jouw behoeften en voorkeuren. Deze gegevenstypen bevinden zich in de werkmap die je aan het maken bent, waardoor je grote hoeveelheden gegevens kunt vereenvoudigen en het gemakkelijker kunt maken voor anderen in de organisatie om ze te gebruiken. Maar de aanvullende gegevens zijn verbonden en beschikbaar wanneer dat nodig is.

Power Query-gegevenstypen bieden de ultieme flexibiliteit bij het bouwen van aangepaste oplossingen in Excel. En je raadt het al, Power Query-gegevenstypen worden automatisch bijgewerkt vanuit de verbonden gegevensbronnen met een simpele klik op Gegevens vernieuwen.

Wolfram Alpha-gegevenstypen – honderden extra gegevenstypen komen naar Excel

Als je een Microsoft 365 Personal- of Family-abonnee bent in het Office Insiders-programma, is het je misschien opgevallen dat de gegevenstypen Aandelen en Geografie een paar nieuwe buren in het lint hebben. Microsoft is momenteel bezig met het bekijken van de eerste van meer dan 100 nieuwe gegevenstypen die rijke informatie uit de online service van Wolfram Alpha naar Excel zullen halen.

Om deze gegevenstypen aan te vullen, bouwen ze ook een nieuwe set slimme sjablonen. Met de nieuwe slimme sjablonen kunnen mensen snel aan de slag met gegevenstypen en dingen doen zoals hun voedingsischema bijhouden, aandelen bijhouden, scheikunde leren en nog veel meer.

We zullen meer informatie delen over Wolfram Alpha-gegevenstypen naarmate Microsoft dichter bij de algemene beschikbaarheid komt.

Beschikbaarheid

Power BI-gegevenstypen zijn beschikbaar in Excel voor Windows voor alle Microsoft 365 / Office 365-abonnees met een Power BI Pro-serviceplan.

Power Query-gegevenstypen worden momenteel uitgerold en zullen in de komende weken beschikbaar zijn voor alle Microsoft 365/Office 365-abonnees, voor gebruik met alle gegevensbronnen die in uw SKU worden ondersteund.

Wolfram Alpha-gegevenstypen zijn beschikbaar als preview voor Office Insiders.