Van functies naar persona’s
Zo ontwerp je een digitale werkplek die past bij je mensen

💡Belangrijkste inzichten

Stop met je digitale werkplek ontwerpen op functietitels. Functie zegt weinig over iemands werkstijl, risico’s en behoeften, en dat leidt tot frustratie, onnodige security-risico’s en te hoge kosten. 

Ontwerp in plaats daarvan met persona’s: herkenbare profielen die bepalen welke tools, toegang, beveiliging en support iemand nodig heeft. Gebruik daarbij steeds dezelfde afweging: veiligheid (Zero Trust, Security-by-Design), productiviteit (één ecosysteem en minder frictie) en kosten (rightsizing en transparantie per persona). 

Resultaat: een werkplek die technisch klopt én logisch voelt voor medewerkers.

De digitale werkplek is allang niet meer “alleen IT”. Technologie ontwikkelt zich sneller dan ooit, IT-kosten stijgen, en de eisen aan de digitale werkomgeving gaan omhoog, van medewerkers, klanten én wet- en regelgeving. Toch wordt de werkplek in veel organisaties nog steeds ontworpen vanuit techniek (of vanuit een functietitel), in plaats van vanuit de mensen die er dagelijks mee moeten werken.

En precies daar gaat het vaak mis.

Het probleem: “functie” zegt weinig over hoe iemand werkt

In de praktijk krijgen medewerkers vaak standaard dezelfde digitale werkomgeving. Maar niet iedereen heeft dezelfde mate van beveiliging, flexibiliteit of ondersteuning nodig. Het gevolg: een werkplek die voor de één te stroef is (“waarom moet ik drie extra stappen doen?”) en voor de ander te ruim (“waarom kan ik hierbij?”). Dat leidt tot frustratie, omwegen, onnodige risico’s en kosten die langzaam uit de hand lopen.

Kijk alleen al naar het verschil tussen:

  • iemand die met vertrouwelijke klantdata en besluitvorming werkt, en

  • iemand met ondersteunende taken die vooral snelheid en eenvoud nodig heeft.

Als je die twee in exact hetzelfde werkplek- en beveiligingsmodel stopt, krijg je bijna automatisch over- en onderinvestering. De persona-aanpak voorkomt dat: een directielid werkt veilig met maximale bescherming, terwijl een ondersteunende medewerker profiteert van eenvoud en snelheid.

SharePoint templates

Persona’s: ontwerpen voor werkstijl, risico en behoefte

Bij OfficeGrip pakken we dit anders aan. We geloven dat technologie pas écht waarde krijgt wanneer het mensen helpt beter te werken: veiliger, efficiënter en met meer voldoening. Daarom is de People Centric Workplace gebouwd op één uitgangspunt: niet de technologie, maar de mens staat centraal.

Een persona is daarbij het praktische hulpmiddel om die mens centraal te zetten. Elke organisatie bestaat uit verschillende typen medewerkers, met eigen verantwoordelijkheden, risico’s en werkstijlen. Daarom werken we met persona’s: herkenbare profielen waarin de juiste balans wordt gezocht tussen veiligheid, productiviteit en kosten.

Belangrijk: een persona is dus meer dan “functie X”. Het is een ontwerpkeuze op basis van:

  • wat iemand doet (verantwoordelijkheden),

  • wat iemand nodig heeft (tools, ondersteuning, gebruiksgemak),

  • wat er mis kan gaan (risico’s, datagevoeligheid, toegang).

Dat maakt de werkplek ineens een stuk logischer. Niet alleen technisch “correct”, maar ook logisch voor de eindgebruiker.

Het fundament: de 3 pijlers van een People Centric Workplace

Persona’s zijn geen doel op zich. Ze zijn de manier om drie (vaak concurrerende) doelen met elkaar in balans te brengen. De People Centric Workplace is daarom ingericht rond drie pijlers: veiligheid, productiviteit en kosten.

De 3 pijlers van een People Centric Workplace

1. Veiligheid: niet méér, maar slimmer beveiligen

Digitale dreigingen nemen toe en wet- en regelgeving wordt strenger. Tegelijk willen medewerkers vooral ongestoord kunnen werken. De uitdaging is dus niet méér beveiliging, maar slimmere beveiliging, maximaal veilig met minimale frictie.

Daarom is veiligheid binnen de People Centric Workplace persona-gedreven: niet elk risico is hetzelfde, en niet elke medewerker heeft dezelfde behoefte aan bescherming. Vanuit een fundament met Zero Trust en Security-by-Design past de beveiliging zich aan op basis van rol, risico en werkstijl.

En omdat veiligheid niet alleen “gevoel” mag zijn, maken we het meetbaar. In plaats van reactief beveiligen kiezen we voor voorspelbare, meetbare veiligheid: inzicht via dashboards en de Microsoft Secure Score, zodat naleving aantoonbaar blijft zonder extra administratieve druk.

2. Productiviteit: focus op wat er toe doet

Een moderne werkplek is pas succesvol als mensen er beter door gaan werken. Maar veel organisaties verliezen productiviteit door versnipperde tools en trage processen. De People Centric Workplace herstelt die balans: technologie ondersteunt het werk, in plaats van het te vertragen.

Door per persona te bepalen welke middelen en ondersteuning nodig zijn, ontstaat een omgeving die intuïtief aanvoelt. En door Teams, SharePoint en OneDrive als één geïntegreerd ecosysteem te gebruiken, wordt samenwerken vanzelfsprekend, op kantoor, thuis of onderweg.

Het effect is tastbaar: minder onderbrekingen, snellere onboarding en hogere medewerkerstevredenheid.

3. Kosten: transparantie en rightsizing

Kostenbeheersing lukt zelden door “strakker inkopen” alleen. Het lukt vooral door slimmer te ontwerpen. In een persona-model maak je kosten inzichtelijk per type medewerker en voorkom je dat iedereen standaard hetzelfde (te zware) pakket krijgt. Beheersbare IT-uitgaven, kosten transparant per persona, is niet voor niets één van de kernwaarden van de aanpak.

Hoe je van functies naar persona’s komt (zonder eindeloze trajecten)

De grootste fout die we vaak zien: persona’s worden achter een bureau bedacht (“we hebben 6 afdelingen, dus 6 persona’s”). Dan ben je alsnog met functietitels bezig, maar in een nieuw jasje.

Een betere route is simpeler en menselijker, en sluit aan bij hoe persona’s in de People Centric Workplace in de projectfase worden aangescherpt: op basis van interviews, werkstijlen en beveiligingsbehoeften.

Gebruik deze stappen als praktisch ontwerp-recept:

  1. Breng werkstijlen in kaart
    Waar wordt gewerkt (kantoor/thuis/onderweg), hoe wordt samengewerkt, welke applicaties zijn echt cruciaal?

  2. Classificeer data en risico’s
    Wie werkt met welke soorten informatie? Wat is de impact bij verlies, lek of misbruik?

  3. Bouw persona’s als herkenbare profielen
    Niet te veel. Liever 4 tot 7 sterke persona’s dan 15 mini-varianten waar niemand meer wijs uit wordt.

  4. Vertaal persona’s naar keuzes in de werkplek
    Per persona bepaal je: toegang, beveiligingsniveau, devices, samenwerkingstools, supportniveau, altijd langs de drie pijlers.

  5. Valideer met de praktijk (interviews + feedback)
    Gebruik interviews en korte feedbackrondes om persona’s te toetsen en aan te scherpen op basis van werkstijlen, risico’s en samenwerking.

  6. Borg adoptie
    Een veilige werkplek is pas succesvol wanneer medewerkers die ook moeiteloos gebruiken. Daarom hoort begeleiding erbij: communicatie, training en praktische ondersteuning, zodat nieuwe werkwijzen snel worden omarmd en direct resultaat opleveren.

Wat levert persona-design op?

PCW Infographics Frame 1b

Als je werkplek niet langer vanuit functies of techniek ontwerpt, maar vanuit persona’s, krijg je grip op de dingen die er écht toe doen. Dit zie je terug in vier duidelijke uitkomsten:

  • Meer doen met minder middelen: efficiëntere werkprocessen en hogere adoptie.

  • Beheersbare IT-uitgaven: kosten transparant per persona.

  • Aantoonbare compliance: volledige naleving van relevante normenkaders.

  • Betrokken medewerkers: technologie die ondersteunt in plaats van belemmert.

En dat sluit direct aan bij waarom veel organisaties nu moeten versnellen: hogere eisen aan compliance en een steeds sneller innovatietempo vragen om een duidelijke koers richting een veilige, productieve en kostenefficiënte digitale werkomgeving.

Een werkplek die technisch klopt én logisch voelt

Het doel is niet “persona’s hebben”. Het doel is een werkplek die past bij de dagelijkse praktijk van medewerkers. Een werkplek die veilig is zonder gedoe, productief zonder tool-sprawl, en betaalbaar zonder botte bezuinigingen.

Of zoals we het intern samenvatten: persona’s zorgen voor een werkplek die technisch klopt én logisch voelt.

eBook-cover-PCW-02

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

Download

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

eBook-cover-PCW-02

eBook aanvragen

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001