Eén centrale plek voor communicatie en verbinding binnen aan-z

Bekijk de video >
aan-z-logo

Branche:

Sociaal werk en maatschappelijke ondersteuning

Over de samenwerking met:

aan-z

Werkplekken:

100

De uitdaging

aan-z maakte al gebruik van een intranet, maar merkte dat de bestaande omgeving niet meer goed aansloot bij de behoeften van de organisatie. Vooral de ruimte voor interactie en verbinding tussen collega’s en teams was beperkt, terwijl juist dat sociale aspect voor aan-z belangrijk is. Daarom ontstond de wens voor één herkenbare plek waar interne informatie samenkomt én medewerkers zelf eenvoudig nieuws en andere relevante informatie kunnen delen. Daarbij zocht aan-z naar een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing die past binnen de budgetten van een organisatie in het sociale domein. Informatiebeveiliging en cybersecurity moesten hierin vanaf het begin goed zijn geborgd.

De oplossing

Samen met OfficeGrip realiseerde aan-z een nieuw SharePoint-intranet binnen Microsoft 365. De omgeving is ingericht als een centrale en herkenbare plek in de eigen huisstijl, waar medewerkers eenvoudig documenten, nieuws en andere interne informatie kunnen vinden en delen. Omdat medewerkers al bekend waren met de manier waarop SharePoint is opgebouwd, sluit het intranet logisch aan op hun dagelijkse manier van werken. De basis voor het nieuwe intranet werd gezamenlijk gelegd. aan-z en OfficeGrip brachten de wensen en behoeften in kaart, waarna OfficeGrip deze vertaalde naar een concreet projectplan en een stapsgewijze inrichting. Zo ontstond een toegankelijk platform waarop informatie samenkomt, teams zelf een actieve rol kunnen spelen in de interne communicatie en medewerkers beter geïnformeerd en met elkaar verbonden blijven.

Bekijk de video over ons partnership met aan-z

Over aan-z

aan-z staat klaar voor mensen die ondersteuning, advies of een helpende hand kunnen gebruiken. De sociaal-maatschappelijke organisatie helpt inwoners van alle leeftijden in de gemeente Terneuzen en de Vlaamse gemeenten Assenede, Kaprijke en Sint-Laureins. Van vragen over geld, opvoeding en relaties tot eenzaamheid, welzijn en het dagelijks leven: aan-z luistert, denkt mee en biedt ondersteuning die past bij de persoonlijke situatie. Dat kan variëren van praktische informatie en activiteiten in de buurt tot ondersteuning door vrijwilligers of persoonlijke begeleiding van een professional. Zo helpt aan-z inwoners om grip te houden op hun leven, hun sociale netwerk te versterken en zich gesteund en verbonden te voelen. 

“Als aan-z staan we voor verbinding. Dat geldt extern naar de buitenwereld toe, maar zeker ook intern!”

Bianca Vermeirsch – Teammanager Communicatie

Een bestaand intranet met beperkte mogelijkheden

Ook binnen de eigen organisatie vindt aan-z betrokkenheid en verbinding belangrijk. Het bestaande intranet bood daarvoor echter onvoldoende mogelijkheden. De omgeving was vooral ingericht om informatie beschikbaar te stellen, met weinig ruimte voor interactie en uitwisseling tussen collega’s en teams.

aan-z wilde daarom een volgende stap zetten: van een plek waar medewerkers vooral informatie konden vinden naar een intranet waar zij ook nieuws en kennis kunnen delen, kunnen volgen wat er binnen andere teams speelt en gemakkelijker met elkaar in contact kunnen komen.

“We hadden al een intranet, maar dat bood eigenlijk maar beperkte mogelijkheden. Daarom hebben we gekozen voor een nieuw intranet, waarin ook ruimte is voor het sociale aspect en interactie mogelijk is.”

Remco Duerinck – Teammanager ICT en Huisvesting

Een partner met oog voor techniek én organisatie

aan-z en OfficeGrip kenden elkaar al vóór de start van het intranetproject. Tijdens de migratie naar Microsoft 365 merkte aan-z dat OfficeGrip niet alleen naar de techniek keek, maar ook oog had voor de organisatie en de mensen die ermee werken. Die ervaring gaf aan-z het vertrouwen om ook bij de ontwikkeling van het nieuwe intranet voor OfficeGrip te kiezen.

Want een goed werkend intranet vraagt om meer dan techniek alleen. De omgeving moest passen bij de medewerkers van aan-z en bij de manier waarop zij intern willen communiceren en samenwerken. Tegelijkertijd was het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de beschikbare middelen, zoals dat past bij een organisatie binnen het sociale domein.

“OfficeGrip is een fijne partner om mee samen te werken. Ze hebben niet alleen oog voor de techniek, maar zeker ook voor de organisatie.”

Van gezamenlijke wensen naar een concreet projectplan

Een nieuw intranet begint bij een goed beeld van wat de organisatie nodig heeft. Daarom namen aan-z en OfficeGrip samen de tijd om de wensen en behoeften te bespreken. OfficeGrip bracht daarin structuur aan en vertaalde de ideeën naar een concreet projectplan, dat richting gaf aan het verdere traject.

Vanuit die basis kreeg het intranet stap voor stap vorm. Door onderweg samen te blijven kijken naar wat nodig was en welke inrichting daarbij paste, ontstond er ruimte om bewuste keuzes te maken en de omgeving steeds beter af te stemmen op aan-z.

“We hebben eerst gezamenlijk onze wensen kenbaar gemaakt. OfficeGrip heeft die vertaald naar een projectplan en van daaruit hebben we stap voor stap gekeken wat er nodig was en hoe we dat konden inrichten.”

aan-z-modern-workplace

Een herkenbare landingsplek binnen SharePoint

Omdat aan-z al met Microsoft 365 en SharePoint werkte, voelde het nieuwe intranet voor medewerkers direct vertrouwd. De bekende SharePoint-omgeving kreeg een overzichtelijke inrichting in de eigen huisstijl van aan-z en groeide zo uit tot een herkenbare centrale plek voor de hele organisatie. Vanuit deze omgeving vinden medewerkers eenvoudig hun documenten, nieuwsberichten en andere relevante informatie. Doordat het intranet voortbouwt op de digitale werkomgeving die zij al kennen, is de stap naar dagelijks gebruik klein.

“Het intranet is de centrale pagina op SharePoint, waar we als medewerkers terechtkunnen voor onze documenten, nieuwsberichten en andere zaken die binnen de organisatie spelen.”

Een veilige basis voor het nieuwe intranet

Een intranet waarop medewerkers informatie en documenten delen, moet niet alleen prettig werken, maar ook veilig zijn. Daarom kreeg cybersecurity vanaf het begin een belangrijke plek binnen het project. De uitgangspunten en afspraken rondom de beveiliging werden helder beschreven en vastgelegd, zodat voor aan-z duidelijk was hoe veiligheid in de nieuwe omgeving werd geborgd. Zo werd bij de inrichting niet alleen gekeken naar wat medewerkers nodig hebben, maar ook naar de eisen die aan-z stelt aan een betrouwbare digitale werkomgeving.

“Cybersecurity is voor ons van groot belang. Ook hoe dat werd verzorgd, heeft OfficeGrip goed beschreven en vastgelegd in de documentatie.”

Remco Duerinck – Teammanager ICT en Huisvesting

Communicatie wordt een verantwoordelijkheid van alle teams

Met het nieuwe intranet krijgt interne communicatie een bredere plek binnen aan-z. Teams kunnen voortaan zelf nieuws en ontwikkelingen delen en collega’s meenemen in wat er binnen hun werkgebied speelt. Daardoor ontstaat er een actueler en completer beeld van wat er door de hele organisatie gebeurt. Informatie komt zo niet langer voornamelijk vanuit één centrale afdeling, maar rechtstreeks vanuit de teams die er dagelijks mee bezig zijn. Dat maakt de communicatie persoonlijker en herkenbaarder, terwijl medewerkers gemakkelijker op de hoogte blijven van ontwikkelingen buiten hun eigen team.

“Met het nieuwe intranet geven we het eigenaarschap voor het delen van communicatie niet alleen aan het team Communicatie, maar ook aan alle andere teams.”

Goed samenwerken begint bij goed geïnformeerd zijn

Doordat teams zelf nieuws en ontwikkelingen kunnen delen, krijgen medewerkers een completer beeld van wat er binnen aan-z speelt. Ook buiten het eigen team wordt het makkelijker om op de hoogte te blijven, kennis uit te wisselen en elkaar te vinden wanneer dat nodig is. Het intranet brengt die informatie samen op één centrale plek. Daarmee ondersteunt het niet alleen de interne communicatie, maar ook de samenwerking en verbinding tussen collega’s en teams.

“We vinden het heel belangrijk dat we goed samenwerken en goed geïnformeerd zijn. Het intranet draagt daar zeker aan bij!”

aan-z-terneuzen

Een centrale plek die meegroeit met aan-z

Met het nieuwe SharePoint-intranet heeft aan-z een centrale en herkenbare plek waar informatie uit de hele organisatie samenkomt. Medewerkers vinden er wat zij nodig hebben en teams krijgen de ruimte om zelf nieuws en ontwikkelingen te delen. Zo blijft de organisatie beter op de hoogte van wat er speelt en wordt interne communicatie iets waar iedereen aan kan bijdragen.

De vertrouwde SharePoint-omgeving sluit aan op Microsoft 365 en is volledig vormgegeven in de huisstijl van aan-z. Tegelijkertijd blijft er ruimte om het intranet verder te ontwikkelen. Dat past bij aan-z: een organisatie die voortdurend in beweging is en een platform nodig heeft dat daarin mee kan groeien.

“Met ons nieuwe intranet op SharePoint hebben we een mooi platform waar al onze informatie samenkomt. Als aan-z zijn we volop in ontwikkeling en we vinden het belangrijk dat ons intranet in die ontwikkeling kan meegroeien.”

Versterk jouw interne en externe bedrijfscommunicatie.

Marc-bij-de-Vaate

Marc denkt graag
met je mee.