Eén op drie zakelijke e-mails van waarde

Slechts één op de drie zakelijke e-mails is van waarde. Dit blijkt uit een recent onderzoek gepubliceerd door Mimecast. Slechts 25% van de e-mails wordt als ‘onmisbaar’ voor het werk bestempeld en een overige 14% is van ‘wezenlijk belang’.

De resultaten zijn tot stand gekomen door onderzoek te doen bij IT-organisatie naar het  e-mailgebruik en de inhoud van de gemiddelde inbox van een werknemer. Zo werd een beeld verkregen van de huidige status en de waarde van zakelijke e-mail. Het onderzoek richtte zich op de veranderende aard van de inbox en de toegang op afstand tot e-mail. Door de waarde van ontvangen zakelijke e-mails te onderzoeken kan het ‘e-mailprofiel’ van de gemiddelde organisatie worden gevolgd en het e-mailgebruik visueel worden weergegeven.

Onderstaand zijn de belangrijkste bevindingen van het onderzoek uiteengezet.

Waarde van informatie
De waarde van informatie in een inbox loopt sterk uiteen. Bijna twee op de drie (61%) e-mails die worden beschouwd als niet essentieel. Gemiddeld 11% van de e-mails is persoonlijk, dus niet werk gerelateerd. De resterende inhoud heeft op zijn hoogst functionele inhoud, en een geschatte 7% van de e-mails wordt beschouwd als spam of junkmail. Gemiddeld 63% van de e-mail bestaat uit interne communicatie.

Kwantiteit vs. kwaliteit
Door de informatie in de inbox te onderzoeken en deze te classificeren van ‘junk’ naar ‘bedrijfskritisch’ kon een gemiddelde kwaliteitswaarde aan verschillende typen inboxen gegeven worden. Hogere kwaliteit inboxen zijn gemiddeld 10% kleiner dan die van lagere kwaliteit. Zij bevatten veelal ook een groter deel aan interne e-mails. Het onderzoek toont tevens aan dat het aandeel essentiële of kritische e-mails veelal hoger is bij grotere bedrijven met kleinere inboxen.

Veiligheid
De veranderende aard van het e-mailgebruik zal invloed hebben op de veiligheid van informatie. IT-organisaties zijn bezorgd over de gevolgen voor de beveiliging door mobiel e-mail en toegang op afstand tot e-mails. Respectievelijk 39% en 41% noemen het als een punt van zorg. Maar organisaties maken zich nog steeds meer zorgen over e-mail-gebaseerde virussen (55%) en e-mail-inbreuken op de beveiliging in zijn algemeen (55%).