1 persoon x 6 apparaten @ twee derde van een bureau
De ‘werkplek van de toekomst’ verlaagt de huisvestingskosten door vermindering van het aantal bureaus, herverdeling van ruimte, meer mobiliteit en het gebruik van BYO-apparaten
In 2020 hebben organisaties bijna een vijfde (17%) minder kantoorruimte nodig. Dat blijkt uit het onderzoek Workplace of the Future. Op de werkplek van de toekomst staan voor elke tien medewerkers nog slechts zeven bureaus, terwijl elke persoon met gemiddeld zes verschillende apparaten verbinding maakt met het bedrijfsnetwerk. In Singapore, Nederland, de VS en het Verenigd Koninkrijk is het cijfer voor 2020 met zes bureaus per tien medewerkers het laagst en in Japan (8,77), Zuid-Korea (7,95) en Duitsland (7,90) het hoogst.
Vrijwel elke organisatie geeft aan dat ze de kantoorruimte opnieuw willen indelen om deze aantrekkelijker te maken. De werkplek van de toekomst moedigt creativiteit aan, inspireert en stimuleert samenwerking doordat mensen overal, wanneer dan ook en vanaf elk apparaat kunnen werken. Het werk wordt dus iets wat men doet en niet waar men naartoe gaat.
In het onderzoek werden 1.900 IT-managers in negentien landen ondervraagd naar de werkplek van de toekomst. Van de respondenten geeft 29 procent aan dat ze in 2020 veelal niet meer vanuit hun traditionele kantoor zullen werken: het werk wordt verplaatst naar een thuiswerkplek (64%), projectlocaties (60%) of op locatie bij een klant of partner (50%). Ook verwachten de IT-managers dat werknemers toegang zullen krijgen tot bedrijfsapplicaties en data op mobiele werklocaties als hotels, vliegvelden of onderweg.
Het onderzoek laat zien dat steeds meer organisaties mobiele werkstijlen ondersteunen: op dit moment omarmt 24 procent van de organisaties deze manier van werken, in 2014 is dat naar verwachting 84 procent. Bedrijven die al mobiel werken, besparen gemiddeld 15 procent op het aantal werkplekken.
De voornaamste voordelen van mobiel werken zijn volgens de ondervraagden:
- Voor organisaties biedt mobiel werken een flexibelere werkplek (73%), lagere personeelskosten (53%) en minder uitgaves aan onroerend goed (48%). Ook helpt het in het aantrekken (47%) en behouden (44%) van toptalent.
- Voordelen voor medewerkers zijn meer flexibiliteit (65%), hogere productiviteit (62%), minder reistijd (61%) en een betere werk-privé-balans (55%).
- Het merendeel van de organisaties (83%) is van plan BYOD (Bring-Your-Own-Device)-initiatieven te ontwikkelen voor het beheer van het groeiende aantal apparaten dat mensen gebruiken om verbinding te maken met het bedrijfsnetwerk. Medewerkers kiezen en kopen doorgaans hun eigen apparaten, die door 76% van de organisaties geheel of gedeeltelijk worden vergoed.
- 80% van de organisaties die al mobiele werkvormen hebben geïmplementeerd, hebben gemerkt dat dit direct financiële voordelen oplevert. 96% van de organisaties die mobiele werkvormen implementeren willen ook investeren in de herinrichting van de werkplek, zodat een meer inspirerende, op samenwerking gerichte en flexibele omgeving ontstaat die is uitgerust met de nieuwste technologie.
- Organisaties verwachten al binnen twee jaar 7% minder kantoorruimte nodig te hebben en 16% minder in 2020.
- Organisaties die al mobiele werkvormen hebben geïmplementeerd, hebben al 15% minder bureaus dan organisaties die dit nog niet hebben doorgevoerd en besparen zo op de huisvestingskosten.
Proactief beheer volgens de wereldwijde trend van mobiele werkvormen
Organisaties moeten mensen, gegevens en apps op een proactieve manier vastleggen in beleid en technologische oplossingen. Alleen dan kunnen gegevens op een veilige manier worden beheerd als personeel vanaf verschillende locaties toegang krijgt tot bedrijfsinformatie via apparaten met uiteenlopende platforms.
Bij de implementatie van mobiele werkvormen moeten organisaties ervan op aan kunnen dat gevoelige gegevens op de juiste manier worden beheerd. 65% van de organisaties beschouwen het toekennen van bevoegdheden als een wezenlijk onderdeel van hun beleid voor mobiel werken. Daarnaast zijn organisaties bereid om te investeren in BYOD-oplossingen, omdat ze op die manier een zekere juridische en technologische controle behouden voor het apparaat en het beheer van de gegevens. Bovendien kan het een besparing opleveren, omdat medewerkers en contractanten zelf verantwoordelijk zijn voor aanschaf en onderhoud.
Organisaties zijn afhankelijk van allerlei aanvullende technologieën voor het beheer van hun huidige en toekomstige werkvormen. Al deze technologieën zijn gericht op een veilig beheer van gegevens en apps. Het gaat daarbij onder meer om virtuele desktops, enterprise mobility management en het online delen van bestanden, vergaderen en samenwerken door verspreid personeel.
Johan de Jong, Director Marketing OfficeGrip: “Steeds meer bedrijven stimuleren hun medewerkers om buiten kantoor te werken. Ze zien er ook de voordelen van in: niet alleen een besparing in de vierkante meters kantoorruimte, maar ook hogere productiviteit en flexibiliteit. De technologie om mobiel werken mogelijk te maken is al beschikbaar; bedrijven die deze mogelijkheden omarmen kunnen een voorsprong opbouwen ten opzichte van de concurrentie.”
