Hero Link: De toekomst van bestanden delen in Microsoft 365

Bestanden delen is al jarenlang een essentieel onderdeel van samenwerken in Microsoft 365. Of je nu een rapport deelt met je team, een presentatie met een klant of een spreadsheet met een externe partner, het draait allemaal om snelle toegang, duidelijke rechten en veilige controle. Maar laten we eerlijk zijn: het beheren van gedeelde links, toegangsrechten en externe gebruikers kan soms verwarrend en tijdrovend zijn.

Daar komt nu verandering in.

Microsoft introduceert een revolutionaire vernieuwing in de manier waarop we bestanden delen: de Hero Link. Deze nieuwe aanpak belooft eenvoud, overzicht en controle — allemaal verpakt in één enkele, krachtige link per bestand. Geen wirwar meer van meerdere links met verschillende rechten. Geen onzekerheid meer over wie toegang heeft. Met de Hero Link wordt delen net zo intuïtief als samenwerken.

In dit artikel geven je alvast een voorproefje en nemen we je mee in wat de Hero Link precies is, hoe het werkt, en waarom dit de toekomst van bestandsdeling in Microsoft 365 vormt.

Wat is de Hero Link?

De Hero Link is de nieuwe standaardmanier om bestanden te delen in Microsoft 365. In plaats van meerdere links met verschillende rechten voor hetzelfde bestand, is er nu één centrale link die alles regelt. Deze link is uniek per bestand en fungeert als een soort “hoofdpoort” voor toegang.

Met de Hero Link kun je:

  • Toegang beheren vanuit één plek – Geen verwarring meer over welke link wat doet.
  • Rechten aanpassen zonder nieuwe links te maken – Je past de toegang aan, en de link blijft hetzelfde.
  • Zicht houden op wie toegang heeft – Zowel intern als extern, met duidelijke labels en overzicht.

Deze aanpak maakt het delen van bestanden niet alleen eenvoudiger, maar ook veiliger. Je behoudt de controle, zelfs als je het document met meerdere mensen of groepen deelt.

Hoe werk het in de praktijk?

Hero-Link-bestanden-delen-Microsoft-03

Het gebruik van de Hero Link is ontworpen om zo intuïtief mogelijk te zijn. Wanneer je een bestand of map wilt delen in Microsoft 365, krijg je direct de optie om de Hero Link te gebruiken. Deze link blijft hetzelfde, ongeacht hoe vaak je de toegangsrechten aanpast.

Je kunt kiezen uit drie hoofdopties voor toegang:

  • Iedereen met de link (Anyone) – Ideaal voor brede, openbare toegang.
  • Mensen binnen je organisatie (People in your organization) – Voor interne samenwerking.
  • Alleen specifieke personen (Only people you choose) – Voor maximale controle.

Wat deze aanpak bijzonder maakt, is dat je de toegang op elk moment kunt aanpassen zonder een nieuwe link te hoeven genereren. Dit betekent dat je altijd dezelfde link kunt blijven gebruiken, zelfs als de situatie verandert.

Daarnaast kun je ook aangeven of ontvangers de inhoud mogen bewerken of alleen bekijken, en of ze de link mogen doorsturen. Alles is overzichtelijk en direct beschikbaar vanuit het deelvenster.

Volledige controle over toegang

Een van de krachtigste aspecten van de Hero Link is de manier waarop je de toegang tot je bestanden beheert. Microsoft 365 maakt het nu eenvoudiger dan ooit om te zien wie toegang heeft — en om die toegang direct aan te passen.

Wanneer je een bestand deelt, zie je in één oogopslag:

  • Wie er toegang heeft (intern en extern).
  • Welke rechten ze hebben (bekijken, bewerken, doorsturen).
  • Of iemand de toegang kan aanpassen of delen met anderen.

Externe gebruikers worden duidelijk gemarkeerd, zodat je altijd weet wie van buiten je organisatie toegang heeft. Bovendien kun je instellen of anderen de toegang mogen wijzigen of delen — een cruciale functie voor gevoelige documenten.

Deze transparantie en controle zorgen ervoor dat je nooit meer het overzicht verliest over wie wat kan doen met jouw gedeelde bestanden.

Efficiënt beheer met bulkacties

Hero-Link-bestanden-delen-Microsoft-05

Wanneer je met meerdere bestanden of gebruikers werkt, kan het beheren van toegangsrechten al snel een tijdrovende klus worden. Microsoft 365 pakt dit aan met een krachtige nieuwe functie: bulkacties voor toegangsbeheer.

Met deze functie kun je:

  • Meerdere gebruikers tegelijk selecteren en hun rechten aanpassen of verwijderen.
  • Toegangsniveaus in bulk wijzigen, bijvoorbeeld van bewerken naar alleen-lezen.
  • Directe updates uitvoeren, zonder dat je opnieuw links hoeft te versturen.

Dit is vooral handig voor projectmappen of gedeelde teamsites waar veel mensen toegang hebben tot meerdere documenten. Je behoudt het overzicht én de controle, zonder eindeloos door instellingen te klikken.

Deze functie maakt het beheren van gedeelde bestanden niet alleen sneller, maar ook veiliger — je kunt in één keer ongewenste toegang intrekken of rechten aanpassen zodra de situatie verandert.

Efficiënt beheer met bulkacties

Hoewel de Hero Link het uitgangspunt is, biedt Microsoft 365 ook flexibiliteit voor complexere situaties. Soms wil je namelijk verschillende mensen toegang geven tot hetzelfde bestand, maar met verschillende rechten of contexten. Daarvoor kun je extra links aanmaken.

Met deze functie kun je:

  • Meerdere links per bestand creëren, elk met eigen toegangsinstellingen.
  • Links een naam geven, zodat je ze makkelijk kunt herkennen (bijv. “Voor Klant X” of “Alleen Lezen Team”).
  • Specifieke rechten toewijzen per link, zoals alleen-lezen of bewerken.

Dit is ideaal voor scenario’s waarin je bijvoorbeeld een document deelt met zowel interne collega’s als externe partners, maar met verschillende toegangsbehoeften.

Deze extra links zorgen ervoor dat je flexibel blijft, zonder in te leveren op overzicht of controle.

Copilot + Delen: Slimmer samenwerken met AI

Hero-Link-bestanden-delen-Microsoft-07

Een van de meest opvallende toevoegingen aan de nieuwe delingservaring is de integratie van Copilot. Wanneer je een bestand deelt, helpt Copilot je automatisch met het genereren van een korte, duidelijke samenvatting van de inhoud. Deze samenvatting wordt direct toegevoegd aan je e-mail of Teams-bericht, zodat de ontvanger meteen weet waar het document over gaat — zonder het eerst te hoeven openen.

Wat Copilot kan doen bij het delen:

  • Automatisch context toevoegen aan gedeelde bestanden.
  • Tijd besparen door het schrijven van begeleidende berichten.
  • De juiste toon en inhoud kiezen op basis van de ontvanger en het type document.

Deze slimme integratie maakt delen niet alleen sneller, maar ook effectiever. Je zorgt ervoor dat je boodschap aankomt, en dat de ontvanger meteen begrijpt waarom het bestand belangrijk is.

Eén link, eindeloze mogelijkheden

Met de introductie van de Hero Link zet Microsoft 365 een grote stap richting eenvoudiger, veiliger en slimmer samenwerken. Geen verwarring meer over welke link je moet gebruiken. Geen zorgen meer over wie toegang heeft. En geen tijdverlies meer aan het beheren van losse rechten.

De Hero Link biedt:

  • Eén centrale link per bestand – overzichtelijk en consistent.
  • Volledige controle over toegang – tot op gebruikersniveau.
  • Slimme ondersteuning van Copilot – voor context en communicatie.
  • Flexibiliteit voor complexe scenario’s – met meerdere links en bulkacties.

 

Beschikbaarheid: Wanneer kun jij aan de slag met de Hero Link?

De Hero Link wordt vanaf het voorjaar van 2025 geleidelijk uitgerold naar Microsoft 365-gebruikers. Organisaties met een Targeted Release-instelling krijgen als eerste toegang, gevolgd door een bredere uitrol naar alle tenants in de daaropvolgende maanden. Microsoft heeft aangegeven dat deze functie onderdeel is van een bredere vernieuwing van de delingservaring in SharePoint en OneDrive, en dat gebruikers geen extra licentie nodig hebben om van de Hero Link gebruik te maken.

Ga zelf met Copilot aan de slag

Met de introductie van Researcher en Analyst in Microsoft 365 Copilot zet Microsoft een grote stap richting een toekomst waarin AI niet alleen ondersteunt, maar actief meedenkt en bijdraagt aan strategisch werk. Deze nieuwe AI-agenten maken het mogelijk om sneller tot diepere inzichten te komen, zonder dat je specialistische kennis nodig hebt van onderzoeksmethoden of data-analyse.

Of je nu een marketingstrategie ontwikkelt, klantgedrag analyseert of trends onderzoekt binnen je sector—Researcher en Analyst helpen je om beter onderbouwde beslissingen te nemen, met minder moeite en meer precisie. Door hun transparantie, contextbewustzijn en integratie met bestaande tools, vormen ze een waardevolle aanvulling op het moderne digitale werklandschap.

Voor organisaties die voorop willen lopen in innovatie en productiviteit, is dit hét moment om te investeren in Microsoft 365 Copilot en de mogelijkheden van deze nieuwe AI-experts te benutten.

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
Klaar om aan de slag te gaan
met Copilot for Microsoft 365?
Romana-Baboeram
Romana denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001