Hoe gebruik je Copilot in Microsoft Teams vergaderingen

Microsoft Copilot is een krachtige AI-assistent die je kan helpen om je vergaderingen in Microsoft Teams efficiënter en productiever te maken. Copilot in Microsoft Teams verbetert samenwerking en helpt u optimaal te profiteren van uw Teams-chats en -vergaderingen. 

In dit artikel leggen we specifiek uit hoe je Copilot kunt gebruiken tijdens je Teams-vergaderingen.

Belangrijk: Copilot in Teams is beschikbaar voor Windows, Mac, web, Android en iOS. Je moet een Microsoft 365- en een Microsoft 365 Copilot-licentie hebben om toegang te krijgen tot Copilot in Teams.

Vereisten voor Copilot in vergaderingen

  • Schakel transcriptie of opname in. Wilt u Copilot gebruiken zonder opname of transcriptie? Zie Copilot gebruiken zonder opname. Alle deelnemers zien een melding dat de vergadering wordt getranscribeerd.

  • Er moet voldoende vergadertijd zijn waar deelnemers spreken. Als er nog niet genoeg getranscribeerde spraak uit de vergadering is, geeft Copilot aan dat er meer informatie nodig is voordat er kan worden gereageerd op prompts.

  • Zorg ervoor dat de vergadering is gemaakt door iemand binnen uw organisatie. Als de vergadering is gemaakt door een externe deelnemer, is Copilot niet beschikbaar in die vergadering. Als er externe deelnemers zijn uitgenodigd maar dit niet het geval is voor de organisator van de vergadering, is Copilot nog steeds beschikbaar in de vergadering.

copilot-microsoft-teams-vergaderingen-01

Copilot openen in een vergadering

Copilot kan belangrijke discussiepunten samenvatten, waaronder wie heeft gezegd wat en waar mensen zijn uitgelijnd of het oneens zijn, actie-items voorstellen en eventuele vragen beantwoorden die u hebt, allemaal in realtime tijdens of na een vergadering. 

Notities: 

  • De vergadering moet worden getranscribeerd om Copilot in te schakelen, tenzij de organisator van de vergadering Copilot alleen tijdens de vergadering instelt.

  • Copilot werkt niet in vergaderingen die worden gehost buiten de organisatie van de deelnemer.

Hoe stel je vergaderingen in met Copilot

Als organisator van vergaderingen kunt u bepalen hoe en of deelnemers Copilot kunnen gebruiken. Zelfs als u geen licentie hebt, hebt u de controle over Copilot voor vergaderingen die u organiseert.   

Afhankelijk van het beleid, het vertrouwelijkheidslabel en de sjablooninstellingen van uw organisatie, kunt u kiezen uit de volgende waarden voor de optie Copilot-vergadering toestaan: 

  • Tijdens en na de vergadering: Transcriptie is vereist om Copilot te gebruiken. Copilot wordt gestart zodra de vergadering begint met het transcriberen. Als u Copilot selecteert in de besturingselementen van de vergadering, wordt een prompt verzonden om de transcriptie te starten om Copilot te gebruiken. Wanneer u ‘start’ selecteert, worden Copilot en transcriptie gestart voor de vergadering.

  • Alleen tijdens de vergadering: Copilot wordt gestart zodra deze is geselecteerd in de besturingselementen voor de vergadering. Copilot gebruikt spraak-naar-tekstgegevens om inzicht te geven in wat er in de vergadering wordt gezegd. Als iemand begint met het transcriberen van de vergadering, is Copilot beschikbaar tijdens en na de vergadering voor gedeelten die zijn getranscribeerd. Nadat de vergadering is beëindigd, zijn spraak-naar-tekstgegevens en interacties met Copilot niet meer beschikbaar.

  • Uit: Copilot is uitgeschakeld voor de vergadering. Opname en transcriptie zijn ook niet beschikbaar voor de vergadering om de toegang tot gevoelige informatie te voorkomen.

Vergadering inhalen wanneer je te laat bent

Als u deelneemt aan een vergadering waarbij Copilot langer dan 5 minuten nadat deze is gestart, ziet u een melding om een samenvatting te krijgen. Selecteer Copilot openen en wacht tot de samenvatting aan de rechterkant van het vergadervenster is ingevuld. 

Het hebben van een effectievere vergadering

Selecteer Copilot-pictogramCopilot in de besturingselementen voor de vergadering om aan de slag te gaan. Selecteer Prompts weergeven onder het copilot-opstelvak en kies een van de volgende opties:

  • Samenvatting van de vergadering tot nu toe.

  • Actie-items noteren.

  • Stel vervolgvragen voor.

  • Welke vragen zijn niet opgelost?

  • Verschillende perspectieven per onderwerp weergeven.

  • Geef de belangrijkste items weer die we hebben besproken.

  • Vergadernotities genereren.

  • Hoogtepunten uit de vergaderchat.​​​​​​​

U kunt copilot ook zelf vragen stellen. Hier volgen enkele ideeën:

  • Waar zijn we het niet eens over dit onderwerp? 

  • Hoe heeft [een deelnemer aan de vergadering] gereageerd op dit voorstel? 

  • Welke vragen kan ik stellen om de vergadering vooruit te helpen? 

  • Waar bevinden zich enkele gaten in het argument van [een deelnemer aan de vergadering]? 

  • Maak een tabel met de besproken ideeën en hun voor- en nadelen. 

  • Maak een lijst van de ideeën, inclusief feedback van mensen, van transcriptie en chat.

Selecteer Knop Help pop-outOpenen in nieuw venster om het deelvenster Copilot-pictogramCopilot in een nieuw venster te openen en multitask tijdens de vergadering.

Het afsluiten van een vergadering met duidelijke vervolgstappen

Enkele minuten voor het geplande einde van een vergadering stuurt Copilot een prompt om deelnemers te helpen bij het afronden. Klik op Copilot openen om een overzicht te bekijken van de belangrijkste discussiepunten en de volgende stappen, inclusief toegewezen taken. Je kunt Copilot ook vragen naar onopgeloste problemen of openstaande agendapunten, of andere vragen stellen die je kunnen helpen de vergadering effectief af te ronden.

Hoe gebruik je Copilot na een vergadering

Er zijn een paar manieren om toegang te krijgen tot Copilot zodra de vergadering voorbij is: vanuit de chatsessie van de vergadering en via het tabblad Samenvatting.

Vanuit de vergaderingschat

Selecteer Copilot-pictogramCopilot openen in de rechterbovenhoek van de chat. Vanaf hier biedt Copilot uitgebreide informatie en inzichten met behulp van wat is geschreven in de chat en gesproken inhoud die is vastgelegd in de transcriptie van de vergadering. Bijvoorbeeld: ‘Welke ideeën zijn besproken?’ resulteert in een antwoord dat zowel de ideeën bevat die hardop worden gedeeld als de ideeën die in de chat worden gedeeld. In het antwoord van Copilot wordt ook opgegeven welke bronnen zijn gebruikt om het antwoord te geven. ​

Voordat de vergadering begint, kunt u Copilot gebruiken in de chat-thread van de vergadering, net als bij elke andere chat. Zodra de transcriptie in de vergadering begint, bevat Copilot chatgegevens tot 24 uur voor de vergadering, samen met de transcriptie. Zolang de transcriptie beschikbaar is, kan Copilot zowel chat als transcriptie gebruiken als bronnen in de vergaderingschat. 

Notities: 

  • Als Copilot toestaan is ingesteld op Alleen tijdens de vergadering en er geen transcriptie wordt gestart, neemt Copilot alleen informatie op uit de chat in de vergadering.

  • Als Copilot toestaan is ingesteld op ‘Uit’, is Copilot nog steeds beschikbaar en bevat copilot alleen informatie uit de chat in de vergaderingschat.

Op het tabblad Samenvatting

Copilot is ook toegankelijk via het tabblad ‘Samenvatting’ in de vergaderingschat. Klik op het Copilot-pictogram om dezelfde gespreksgeschiedenis te bekijken als die in de vergaderingschat. Houd er echter rekening mee dat de gespreksgeschiedenis van een eerdere vergadering in een terugkerende reeks niet meer beschikbaar is als een latere vergadering wordt getranscribeerd. Als de transcriptie van een getranscribeerde vergadering niet meer beschikbaar is, wordt alle eerdere gespreksgeschiedenis met Copilot verwijderd.

copilot-microsoft-teams-vergaderingen-03

Notities: 

  • Intelligente samenvatting is beschikbaar als onderdeel van Teams Premium, een licentie voor invoegtoepassingen die extra functies biedt om Teams-vergaderingen persoonlijker, intelligenter en veiliger te maken. Neem contact op met uw IT-beheerder om toegang te krijgen tot Teams Premium.

  • Intelligente samenvatting is ook beschikbaar als onderdeel van de Microsoft 365 Copilot-licentie.

Ga dieper in op deze suggesties voor prompts om te proberen:

  • Wat waren de belangrijkste punten uit de vergaderingschat?
  • Welke vragen zijn gesteld, beantwoord en welke bleven onbeantwoord?
  • Hoe was de algemene stemming tijdens de vergadering?
  • Vat samen wat er werd gezegd, maar op een minder technische manier.
  • Waarom vond [een deelnemer aan de vergadering] dit idee een goed idee?
  • Wat waren de grootste zorgen van elke deelnemer? Waar waren ze het meest enthousiast over?
  • Welke ideeën had [een deelnemer van de vergadering] die ik kan delen met het productteam?
  • Stel een e-mail op voor de deelnemers met een samenvatting van de vergadering en de actiepunten.

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download

Klaar om aan de slag te gaan met Copilot for Microsoft 365?

Jovi-Akkermans

Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001