Hoe je de meest voorkomende SharePoint-ergernissen voorkomt

🧩TL;DR

SharePoint is voor veel organisaties onmisbaar, maar roept ook frustraties op: “Ik kan niks vinden”, “het is te ingewikkeld”, of “niemand gebruikt het goed”.

In deze blog lees je de meest voorkomende SharePoint-ergernissen én hoe je ze voorkomt met slimme metadata, eenvoud in inrichting, adoptie-aanpak, duidelijk toegangsbeheer en betere benutting van Microsoft 365-integraties.

Voor veel organisaties is SharePoint hét platform voor samenwerking en documentbeheer. Teams slaan er hun documenten in op, delen informatie met collega’s en gebruiken het als centrale hub binnen Microsoft 365.

Toch hoor je nog vaak dezelfde klachten: “Ik kan niks vinden”, “het is veel te ingewikkeld” of “niemand gebruikt het zoals het bedoeld is”. Dat zorgt voor frustratie bij gebruikers en kan zelfs leiden tot weerstand tegen het platform.

Het goede nieuws? Die ergernissen liggen meestal niet aan SharePoint zelf. Het probleem zit vaak in de inrichting, de structuur en de manier waarop collega’s ermee leren werken. Met de juiste aanpak kun je deze frustraties eenvoudig wegnemen.

In dit artikel bespreken we de meest voorkomende SharePoint-ergernissen én geven we praktische tips om ze te voorkomen.

Inhoudsopgave

Ergernis 1: “Ik kan nooit iets vinden”

De oorzaak

Eén van de grootste frustraties van gebruikers is dat documenten lastig terug te vinden zijn. Vaak komt dit door:

  • te complexe mappenstructuren;

  • geen gebruik van metadata;

  • zoekfilters die niet of nauwelijks worden benut.

Het resultaat: medewerkers klikken zich suf door eindeloze mappen, gebruiken de verkeerde versie of geven het zoeken helemaal op.

Het gevolg

Dit leidt tot veel verloren tijd en inefficiëntie. Collega’s ervaren SharePoint dan niet als hulpmiddel, maar als hindernis.

De oplossing

De kracht van SharePoint zit juist in metadata en zoekfunctionaliteit. Door documenten slim te taggen op bijvoorbeeld projectnaam, klant of documenttype kun je veel sneller filteren. Combineer dat met duidelijke afspraken over opslag en je voorkomt chaos.

Praktisch voorbeeld: In plaats van door mappen te bladeren op zoek naar een contract, filter je op “Klantnaam + Contract + Definitief”. Binnen enkele seconden heb je het juiste document gevonden.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Ergernis 2: “Het is te ingewikkeld”

De oorzaak

SharePoint is een krachtig platform met talloze mogelijkheden. Voor nieuwe gebruikers kan dat overweldigend zijn. Als sites onlogisch zijn ingericht, er te veel opties openstaan of er geen introductie wordt gegeven, voelt SharePoint al snel “te technisch”.

Het gevolg

Medewerkers haken af en zoeken hun toevlucht in oude werkwijzen: documenten op een netwerkdrive, bestanden mailen of externe tools gebruiken. Dit ondermijnt de adoptie van SharePoint en zorgt ervoor dat het platform nooit echt goed landt in de organisatie.

De oplossing

Houd het simpel en overzichtelijk. Begin met een heldere basisstructuur, maak gebruik van herkenbare templates en richt sites zo in dat gebruikers intuïtief hun weg vinden. Combineer dit met praktische trainingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk van medewerkers.

Praktisch voorbeeld: Werk met korte instructies of video’s die laten zien hoe je veelvoorkomende taken uitvoert. Dat verlaagt de drempel en vergroot de adoptie.

SharePoint templates

Ergernis 3: “Niemand gebruikt het goed”

De oorzaak

Zelfs als SharePoint goed is ingericht, kan het zijn dat collega’s er nauwelijks gebruik van maken. Ze blijven bestanden mailen, werken in oude mappenstructuren of slaan documenten lokaal op. Het gevolg: SharePoint wordt niet de centrale plek die het zou moeten zijn.

Het gevolg

Als sommige collega’s SharePoint wel gebruiken en anderen niet, ontstaat er dubbel werk. Versiebeheer raakt in de war, bestanden staan op verschillende plekken en het vertrouwen in het systeem verdwijnt.

De oplossing

Hier draait het niet om techniek, maar om adoptie en verandermanagement. Maak afspraken over hoe documenten worden opgeslagen, stel “champions” aan die anderen op weg helpen, en deel succesverhalen van teams die al efficiënt werken met SharePoint. Zo ontstaat draagvlak en groeit het gebruik vanzelf.

Praktisch voorbeeld: Introduceer SharePoint stapsgewijs. Begin met één team of proces en breid het daarna uit. Als mensen zien dat het werkt, volgen ze sneller.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Ergernis 4: “Ik vertrouw het niet”

De oorzaak

Veel medewerkers maken zich zorgen over de veiligheid van hun bestanden. Wie kan erbij? Kan ik per ongeluk iets delen wat niet gedeeld mag worden? Deze onzekerheid ontstaat vaak doordat rechten en toegangsbeheer niet helder zijn ingericht of niet goed worden uitgelegd.

Het gevolg

Medewerkers gaan SharePoint vermijden of zoeken alternatieven buiten het platform, zoals persoonlijke drives of externe tools. Dat is niet alleen inefficiënt, maar kan ook grote risico’s opleveren voor de informatiebeveiliging.

De oplossing

Zorg voor een duidelijk en transparant toegangsbeheer. Wijs per site of document specifieke rechten toe en communiceer dit helder naar gebruikers. Laat zien dat SharePoint uitgebreide beveiligingsopties biedt en dat hun gegevens veilig zijn.

Praktisch voorbeeld: Werk je samen met een extern bureau? Geef hen toegang tot een aparte map met alleen de documenten die ze nodig hebben. Zo behoud je de controle en laat je zien dat gevoelige informatie beschermd blijft.

Ergernis 5: “We gebruiken SharePoint maar voor de helft”

De oorzaak

Veel organisaties gebruiken SharePoint alleen als opslagplaats voor documenten. De bredere mogelijkheden – zoals integratie met Teams, Power Automate of zelfs het opzetten van een intranet – blijven vaak onbenut.

Het gevolg

Dat betekent gemiste kansen. Processen die je kunt automatiseren, blijven handmatig werk. Samenwerking tussen Teams en SharePoint wordt niet optimaal benut. En de organisatie haalt maar een deel van de waarde uit de Microsoft 365-licenties die toch al betaald worden.

De oplossing

Maak collega’s bewust van wat er allemaal mogelijk is. Laat zien hoe SharePoint naadloos integreert met andere Microsoft 365-apps, hoe je workflows kunt automatiseren en hoe je het platform kunt inzetten als intranet. Kleine verbeteringen kunnen al een groot verschil maken in gebruiksgemak en efficiëntie.

Praktisch voorbeeld: Organiseer een korte demo of lunchsessie waarin je de minder bekende functies laat zien. Vaak leidt dit direct tot nieuwe ideeën en enthousiasme.

Maak van SharePoint een tool die collega’s wél waarderen

SharePoint zelf is zelden het probleem – het zijn vaak de inrichting, de afspraken en het gebrek aan adoptie die frustratie veroorzaken. Door de meest voorkomende ergernissen aan te pakken, kun je de manier waarop collega’s met SharePoint werken drastisch verbeteren.

Met een duidelijke structuur, goed toegangsbeheer, slimme metadata en aandacht voor adoptie wordt SharePoint niet langer een bron van ergernis, maar een platform dat samenwerking makkelijker en efficiënter maakt.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001