OfficeGrip_logo

Hoe je SharePoint succesvol kan inrichten

Een modern intranet voor jouw organisatie

Een SharePoint omgeving inrichten is enorm belangrijk. De inrichting van een SharePoint omgeving speelt een essentiële rol bij het gebruik ervan. Door een succesvolle inrichting wordt het voor eindgebruikers makkelijker om deze omgeving te gebruiken. Verder wordt het door de juiste rechten mogelijk om een veiligere werkomgeving te creëren. Wij bespreken daarom hier een aantal belangrijke punten om een SharePoint omgeving succesvol in te richten.

Inhoudsopgave

SharePoint inrichten met een gebruikersstructuur

Een SharePoint inrichting begint bij het bepalen van de toegangsrechten. Een groot gedeelte van de beveiliging vindt plaats door goede toegangsrechten toe te passen. Met deze toegangsrechten wordt het mogelijk om de toegang die werknemers hebben te beperken. Dit is nodig, omdat je als organisatie bepaalde gegevens wilt afschermen. Door een goede rechtenstructuur krijg je als organisatie inzicht in wie er allemaal toegang heeft tot gegevens.

Het voordeel van deze toegangsrechten, is dat ze kunnen worden toegewezen of afgenomen. Dit betekent dat het voor organisaties makkelijker wordt om werknemers toegang te geven tot de juiste gegevens. In de basis wil je de toegangsrechten zo veel mogelijk beperken bij gebruikers. Op het moment dat je iedereen teveel rechten geeft, verminder je de veiligheid van deze omgeving. Dit kan op termijn problemen opleveren, waardoor werkprocessen in problemen kunnen komen. Kijk dus goed naar de rechtenstructuur en jouw organisatie. Op basis hiervan kun je een plan maken om de juiste toegangsrechten toe te passen.

Een SharePoint inrichting heeft structuur nodig

De structuur van een SharePoint omgeving kan per organisatie verschillen. Een SharePoint omgeving wordt op maat gemaakt om zo goed mogelijk bij een organisatie aan te sluiten. Elke organisatie werkt namelijk op een andere manier, waardoor een SharePoint inrichten altijd een beetje maatwerk is. Het is daarom belangrijk om na te denken over de structuur die je in een SharePoint omgeving gaat toepassen.

SharePoint inrichten met verschillende sites

Een SharePoint inrichting begint bij het nadenken over de verschillende sites. Deze sites zijn bij het inrichten van een SharePoint omgeving enorm belangrijk, omdat het de basis vormt van een SharePoint omgeving. Het is mogelijk om sites per afdeling te maken, maar je kunt als organisatie ook een site maken met het laatste nieuws. Zo zijn er verschillende mogelijkheden die je kunt toepassen bij een SharePoint site. Het is belangrijk om goed naar jouw organisatie te kijken. Bij een SharePoint inrichting wil je ervoor zorgen dat deze omgeving zo goed mogelijk aansluit bij jouw organisatie. Kijk dus kritisch naar welke SharePoint sites allemaal nodig zijn voor jouw werknemers.

SharePoint pagina inrichten voor jouw organisatie

Vanaf het moment dat je de verschillende sites hebt gecreëerd, wordt het belangrijk om over de inrichting van de sites na te denken. De informatiebehoefte kan per afdeling enorm verschillen. Dit betekent dat een SharePoint site per afdeling er anders uit kan zien. Betrek daarom een aantal werknemers per afdeling bij dit proces. Het is enorm belangrijk om werknemers mee te nemen in dit proces, omdat deze collega’s constant met SharePoint zullen moeten werken. Bij de inrichting van een SharePoint omgeving zijn de wensen en behoeftes per afdeling belangrijk voor een succesvolle implementatie.

SharePoint inrichten

SharePoint inrichten met dataretentie

Het is belangrijk om gegevens op een veilige manier op te slaan binnen de organisatie. Met SharePoint krijgen organisaties een platform om dit te kunnen doen. SharePoint kan per document verschillende kopieën bijhouden, waardoor wijzigingen tot een bepaalde periode kunnen worden teruggedraaid. Dit noemen wij dataretentie binnen SharePoint. Dataretentie zorgt er bij een SharePoint inrichting voor dat voorgaande versies van gegevens kunnen worden hersteld. Dit is een belangrijke functionaliteit die bij een SharePoint inrichting moet worden ingesteld.

Dataretentie is geen back-up van gegevens! Dataretentie houdt voor een bepaalde periode deze kopieën vast, maar na deze periode worden deze verwijderd. Voor organisaties die data vanwege wetgeving langer moeten vasthouden, kan een aparte back-up oplossing wenselijk zijn. Dataretentie is dus een belangrijke functie bij het inrichten van SharePoint, maar vervangt niet een back-up oplossing.

De beveiliging bij een SharePoint inrichting

Een beveiligde werkomgeving is essentieel geworden. Bij een SharePoint inrichting kijk je dus naar verschillende technische aspecten, waarvan de beveiliging een belangrijk onderdeel is. Het beveiligen begint bij het toepassen van de juiste toegangsrechten, maar gaat eigenlijk nog veel verder dan dat. Een Microsoft SharePoint omgeving maakt onderdeel uit van Microsoft 365. Dit betekent dat alle beveiligingsinstellingen worden overgenomen vanuit Microsoft 365. Het is daarom belangrijk om na te denken over hoe je data wilt beveiligen binnen de organisatie. Bij een SharePoint inrichting gaat er veel aandacht naar de functionele kant, maar de beveiliging blijft een enorm belangrijk onderdeel. De beveiligingsinstellingen die in Microsoft 365 mogelijk zijn kun je hier terugvinden.

De menselijke kant bij een SharePoint inrichting

Een SharePoint inrichting gaat in de basis over de technische kant. Welke structuur en beveiliging je toepast is enorm belangrijk, maar zeker niet het enigste. De menselijke kant bij een implementatie is minstens zo belangrijk, omdat een SharePoint omgeving een nieuwe manier van werken vereist. Werknemers werken op een vaste manier, waardoor veranderingen als lastig kunnen worden ervaren. Daarom is het belangrijk om over een adoptie & change management traject na te denken. Door werknemers te begeleiden bij een SharePoint inrichting help je het draagvlak te vergroten. Iedereen werkt op een andere manier, waardoor een standaard aanpak niet wenselijk is. Betrek en train werknemers dus bij een SharePoint inrichting, omdat dit een implementatie succesvoller maakt.

Conclusie

Een SharePoint omgeving succesvol inrichten verhoogt de productiviteit binnen jouw organisatie. Het is belangrijk om goed naar de inrichting te kijken, omdat dit een impact kan hebben op jouw organisatie. Een SharePoint omgeving wordt altijd aangepast aan een organisatie. Elke organisatie werkt op een andere manier, waardoor dit ook echt noodzakelijk is. In ons eBook geven wij meer informatie over SharePoint voor admins. Deze kun je gratis hieronder downloaden:

SharePoint succesvol inrichten

Meer informatie over SharePoint nodig?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

SharePoint succesvol inrichten

SharePoint succesvol inrichten

Meer lezen

multi-tenant-kopstuk
Achtergrond

De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!