Blog

Het laatste nieuws van OfficeGrip

samenwerken-word-documenten-real-time-co-auteurschap

Hoe werk je samen aan een Word-document met real-time co-auteurschap

Als u en uw collega’s willen samenwerken aan een document, gebruikt u co-creatie in realtime om van iedereen de wijzigingen te zien zodra ze worden gemaakt.

Sla eerst het document op in OneDrive of SharePoint Online, zodat anderen eraan kunnen werken.

Nodig vervolgens degenen uit die het document net als u mogen bewerken. Wanneer ze het document in Word 2016 of Word Online openen en bewerken, ziet u elkaars wijzigingen zodra ze worden gemaakt. Terwijl er personen aan het document werken, kunt u meteen met ze chatten via Skype voor Bedrijven.

Een document opslaan en eraan samenwerken

  1. Kies Delen > Opslaan in cloud.

    samenwerking

  2. Kies de gewenste OneDrive- of SharePoint Online-locatie en map, en kies vervolgens Opslaan.

    OneDrive- en SharePoint-locaties voor het opslaan van het document zijn gemarkeerd

    NOTITIES :

    • Als u nog nooit een document online hebt opgeslagen, kiest u Locatie toevoegen en voegt u vervolgens uw OneDrive- of SharePoint-service toe door u aan te melden.
    • U hoeft Opslaan in OneDrive of SharePoint maar een keer voor elk document te gebruiken. De volgende keer dat u het document opent, wordt het automatisch op dezelfde locatie opgeslagen.
  3. Voer in het deelvenster Delen een van de volgende handelingen uit:
    • Als u wilt dat vanuit Word automatisch een koppeling naar uw document wordt gestuurd, typt u de e-mailadressen van de gewenste personen in het vak Personen uitnodigen. Stel hun machtigingen in op Mag bewerken en voeg eventueel een bericht toe. Controleer of het Wijzigingen automatisch delen is ingesteld op Mij vragen of Altijd en kies vervolgens Delen.

      Geeft de optie weer voor het uitnodigen van personen om een document te delen

    • Als u personen zelf wilt uitnodigen, kiest u onder aan het deelvenster Delen de optie Koppeling voor delen ophalen en plakt u die koppeling een in e-mail- of chatbericht. (Koppeling voor delen ophalen is niet beschikbaar als u SharePoint Online en uw sitebeheerder de optie heeft uitgeschakeld.)

      Een koppeling voor delen downloaden wordt vergroot weergegeven

Beginnen met samenwerken aan een document

  1. Het document in Word 2016 of Word Online openen en bewerken.
  2. Als u met Word 2016 werkt en nog niet hebt ingesteld dat anderen uw wijzigingen kunnen zien, kiest u Ja om automatisch delen toe te staan.

    Prompt Andere personen bewerken dit document momenteel wordt weergegeven vanuit opdracht Delen

  • Wanneer personen de koppeling volgen die u ze hebt gestuurd, wordt uw document geopend in hun versie van Word of in Word Online. Als ze ook Word Online of Word 2016 gebruiken en automatisch delen van wijzigingen hebben ingeschakeld, ziet u het direct wanneer ze het document bewerken.

    Bewerken via CollabCorner RTT

  • Gekleurde vlaggen geven precies aan waar iedereen in het document werkt.

    De vlag laat de locatie zien van een andere auteur in het document

  • U krijgt een melding van Word wanneer het document door anderen wordt geopend of gesloten.
  • Via Skype voor Bedrijven kunt direct chatten met de personen die aan het document werken. Er wordt een chatvenster geopend om rechtstreeks met elkaar te kunnen spreken. Kies de knop Skype voor Bedrijven om een groepschat te starten met iedereen die aan het document werkt.

    Chatten via CollabCorner

  • Kies Opmerkingen op het lint om opmerkingen te maken of bekijken. Ook kunt u op opmerkingen reageren of opmerkingen afsluiten en als voltooid markeren.

 

OPMERKING : Als iemand zonder toestemming voor co-creatie in realtime tegelijk met u aan een document werkt, ziet u dat deze persoon erin bezig is. De wijzigingen van deze persoon ziet u pas wanneer deze het document opslaat.

Documentactiviteiten

U kunt via het deelvenster Activiteit alle wijzigingen bekijken die tot dat moment zijn aangebracht, en het deelvenster biedt u toegang tot de eerdere versies. Kies Activiteit Versiegeschiedenis in Word om het deelvenster Activiteit weer te geven.

Versiegeschiedenis

Opties voor het delen van wijzigingen

De opties in de lijst Wijzigingen automatisch delen betekenen het volgende:

  • Altijd: Als u deze optie kiest, kunnen anderen die het delen van hun wijzigingen hebben toegestaan ook altijd uw wijzigingen zien.
  • Mij vragen: Als u nog nooit co-creatie in realtime hebt gebruikt, wordt u gevraagd of u uw wijzigingen automatisch wilt delen op het moment dat u ze doorvoert. Kies Ja als u wilt dat ze altijd automatisch worden gedeeld wanneer u samen met anderen aan een document werkt. Schakel het selectievakje Niet opnieuw vragen uit als u wilt dat u de volgende keer om bevestiging wordt gevraagd wanneer u een document opent waarin iemand anders wijzigingen deelt.
  • Nooit: Als u Nooit selecteert, geeft u aan dat u geen co-creatie in realtime wilt voor dit document of voor andere documenten. Alleen u kunt uw wijzigingen zien tot het moment waarop u uw document weer op de onlinelocatie opslaat. U ziet de wijzigingen in realtime van anderen ook niet. Wel kunt u zien wie een document heeft geopend.

 

OPMERKING : Elke instelling is van invloed op Word, niet alleen op het document waaraan u werkt. U kunt de instellingen wijzigen via Bestand > Opties > Algemeen > Opties voor realtimesamenwerking.

 OfficeGrip

Officegrip zet uw bedrijf in de cloud. Daarbij passen wij de nieuwste technologie toe van Microsoft. Wij voorzien uw bedrijf van het complete Office365 pakket aangevuld met Sharepoint, Dynamics en de beste trainingen zodat u optimaal gebruik kunt maken van uw nieuwe IT-omgeving.

No Comments

Leave a feedback