Hoe zet je een duidelijke hiërarchie en structuur op voor je SharePoint-sites

SharePoint is een krachtig platform dat organisaties helpt om hun gegevens te beheren en samenwerking te bevorderen. Echter, zonder een duidelijke hiërarchie en structuur kan het snel een uitdaging worden om de juiste informatie te vinden en te delen.

Een goed georganiseerde SharePoint-site biedt tal van voordelen. Het zorgt ervoor dat teamleden gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde bronnen, vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar documenten, en verbetert de algehele productiviteit. Bovendien helpt een gestructureerde aanpak bij het handhaven van consistentie en naleving van bedrijfsrichtlijnen.

In dit artikel bespreken we hoe je een duidelijke hiërarchie en structuur kunt opzetten voor je SharePoint-sites. We zullen stap voor stap uitleggen hoe je de behoeften van je organisatie kunt analyseren, een hiërarchisch ontwerp kunt maken, gebruik kunt maken van SharePoint-functies, en hoe je de structuur kunt implementeren en onderhouden. Door deze richtlijnen te volgen, kun je een efficiënte en goed georganiseerde SharePoint-omgeving creëren die je team ondersteunt en de samenwerking verbetert.

Analyseer de behoeften van je organisatie

Voordat je begint met het opzetten van een hiërarchie en structuur voor je SharePoint-sites, is het belangrijk om de specifieke behoeften van je organisatie te analyseren. Dit helpt je om een structuur te creëren die logisch en efficiënt is voor alle gebruikers.

Begin met het identificeren van de verschillende afdelingen, teams en projecten binnen je organisatie. Maak een lijst van de belangrijkste groepen en bepaal welke informatie en documenten zij regelmatig nodig hebben. Denk hierbij aan gedeelde bestanden, projectdocumentatie, beleidsdocumenten, en andere relevante bronnen.

Het is ook nuttig om te overwegen hoe vaak deze groepen samenwerken en welke informatie zij met elkaar moeten delen. Dit kan je helpen om te bepalen welke sites en sub-sites nodig zijn en hoe ze met elkaar moeten worden verbonden.

Daarnaast is het belangrijk om de huidige pijnpunten en uitdagingen te identificeren. Vraag teamleden naar hun ervaringen met het vinden en delen van informatie in de huidige SharePoint-omgeving. Dit kan waardevolle inzichten opleveren over wat er verbeterd kan worden en welke functies het meest nuttig zouden zijn.

Door een grondige analyse van de behoeften van je organisatie uit te voeren, leg je een solide basis voor het ontwerpen van een effectieve en gebruiksvriendelijke SharePoint-structuur.

Ontwerp de hiërarchie

sharepoint-site-structuur-hierarchie-01

Nu je de behoeften van je organisatie hebt geanalyseerd, is het tijd om een hiërarchisch ontwerp voor je SharePoint-sites te maken. Een goed doordachte hiërarchie zorgt ervoor dat informatie gemakkelijk te vinden en te beheren is.

Begin met het maken van een overzicht van de hoofd- en sub-sites die je nodig hebt. Een voorbeeld van een hiërarchische structuur kan er als volgt uitzien:

  • Hoofdsite: Dit is de centrale hub van je SharePoint-omgeving, waar algemene informatie en bedrijfsbrede aankondigingen worden gedeeld.
    • Afdelingssites: Maak afzonderlijke sites voor elke afdeling binnen je organisatie, zoals HR, IT, Marketing, enzovoort. Deze sites bevatten afdelingsspecifieke documenten en informatie.
      • Teamsites: Binnen elke afdelingssite kun je sub-sites maken voor specifieke teams of werkgroepen. Bijvoorbeeld, binnen de IT-afdeling kun je teamsites hebben voor de helpdesk, softwareontwikkeling, en netwerkbeheer.
        • Projectsites: Voor grotere projecten die meerdere teams of afdelingen omvatten, kun je aparte projectsites maken. Deze sites bevatten alle projectgerelateerde documenten, taken en communicatie.

Bij het ontwerpen van je hiërarchie is het belangrijk om de navigatie eenvoudig en intuïtief te houden. Gebruikers moeten snel kunnen vinden wat ze nodig hebben zonder door te veel lagen te moeten klikken. Overweeg ook het gebruik van consistente naamgevingsconventies en sjablonen om uniformiteit te waarborgen.

Daarnaast is het nuttig om te bepalen welke SharePoint-functies je wilt gebruiken om informatie te organiseren. Documentbibliotheken, lijsten en pagina’s zijn krachtige tools die je kunt inzetten om inhoud te structureren en te categoriseren.

Door een duidelijke en logische hiërarchie te ontwerpen, leg je de basis voor een efficiënte en gebruiksvriendelijke SharePoint-omgeving.

Maak gebruik van SharePoint-functies

SharePoint biedt een breed scala aan functies die je kunt gebruiken om je sitestructuur te optimaliseren en informatie efficiënt te organiseren. Hier zijn enkele belangrijke functies die je kunt inzetten:

  • Documentbibliotheken: Gebruik documentbibliotheken om bestanden te organiseren en te beheren. Je kunt mappen en submappen maken om documenten te categoriseren, en metadata toevoegen om zoekopdrachten te vergemakkelijken. Versiebeheer helpt je om wijzigingen bij te houden en eerdere versies van documenten te herstellen indien nodig.

  • Lijsten: SharePoint-lijsten zijn ideaal voor het bijhouden van gestructureerde gegevens, zoals taken, contactpersonen, en inventaris. Je kunt aangepaste kolommen en weergaven maken om de informatie op verschillende manieren te presenteren en te filteren.

  • Pagina’s: Maak gebruik van SharePoint-pagina’s om informatie te delen en te presenteren. Je kunt webonderdelen toevoegen, zoals tekst, afbeeldingen, video’s, en lijsten, om de inhoud aantrekkelijk en informatief te maken. Pagina’s kunnen ook worden gebruikt om nieuwsberichten en aankondigingen te publiceren.

  • Machtigingen en toegangsniveaus: Beheer de toegang tot je SharePoint-sites door machtigingen en toegangsniveaus toe te wijzen. Je kunt specifieke rechten toekennen aan gebruikers of groepen, zoals lezen, bewerken, of volledige controle. Dit helpt om gevoelige informatie te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben.

  • Sjablonen en site-instellingen: Maak gebruik van sjablonen om consistente sites en sub-sites te creëren. SharePoint biedt verschillende sjablonen voor verschillende doeleinden, zoals teamsites, communicatiesites, en projectsites. Pas de site-instellingen aan om de functionaliteit en het uiterlijk van je sites te optimaliseren.

Door deze SharePoint-functies effectief te gebruiken, kun je een goed georganiseerde en gebruiksvriendelijke omgeving creëren die voldoet aan de behoeften van je organisatie.

Implementatie van de structuur

sharepoint-site-structuur-hierarchie-02

Nu je een hiërarchisch ontwerp hebt en bekend bent met de belangrijkste SharePoint-functies, is het tijd om de structuur te implementeren. Volg deze stapsgewijze handleiding om je sites en sub-sites op te zetten:

  1. Maak de hoofdsite aan:
    • Ga naar je SharePoint-omgeving en klik op ‘Nieuwe site maken’.
    • Kies ‘Teamsite’ of ‘Communicatiesite’, afhankelijk van je behoeften.
    • Geef de site een naam en beschrijving, en stel de privacy-instellingen in.

  2. Voeg afdelingssites toe:
    • Navigeer naar de hoofdsite en klik op ‘Nieuwe subsite maken’.
    • Geef de subsite een naam die de afdeling duidelijk identificeert, zoals ‘HR’ of ‘IT’.
    • Configureer de instellingen en machtigingen voor de subsite.

  3. Creëer teamsites binnen afdelingssites:
    • Ga naar de relevante afdelingssite en herhaal het proces om nieuwe subsites te maken voor specifieke teams.
    • Bijvoorbeeld, binnen de IT-afdeling kun je subsites maken voor ‘Helpdesk’ en ‘Softwareontwikkeling’.

  4. Maak projectsites aan:
    • Voor grotere projecten die meerdere teams of afdelingen omvatten, maak je aparte projectsites.
    • Zorg ervoor dat deze sites alle projectgerelateerde documenten, taken en communicatie bevatten.

  5. Gebruik sjablonen en site-instellingen:
    • Maak gebruik van SharePoint-sjablonen om consistente sites en sub-sites te creëren.
    • Pas de site-instellingen aan om de functionaliteit en het uiterlijk van je sites te optimaliseren.

  6. Configureer machtigingen en toegangsniveaus:
    • Wijs specifieke rechten toe aan gebruikers of groepen, zoals lezen, bewerken, of volledige controle.
    • Zorg ervoor dat gevoelige informatie beschermd is en alleen toegankelijk voor bevoegde personen.

Door deze stappen te volgen, kun je een gestructureerde en efficiënte SharePoint-omgeving opzetten die voldoet aan de behoeften van je organisatie.

Onderhoud en beheer

Het opzetten van een duidelijke hiërarchie en structuur voor je SharePoint-sites is slechts de eerste stap. Om ervoor te zorgen dat je SharePoint-omgeving efficiënt blijft werken, is regelmatig onderhoud en beheer essentieel. Hier zijn enkele best practices om je sites up-to-date en georganiseerd te houden:

  1. Regelmatige controle en updates:

    • Plan periodieke controles van je SharePoint-sites om ervoor te zorgen dat de structuur nog steeds voldoet aan de behoeften van je organisatie.
    • Werk verouderde informatie bij en verwijder overbodige documenten en sites om de omgeving schoon en overzichtelijk te houden.

  2. Beheer van inhoud:

    • Gebruik metadata en tags om documenten en informatie gemakkelijk doorzoekbaar te maken.
    • Maak gebruik van versiebeheer om wijzigingen bij te houden en eerdere versies van documenten te herstellen indien nodig.

  3. Gebruikersrechten en machtigingen:

    • Controleer regelmatig de machtigingen en toegangsniveaus om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
    • Pas de machtigingen aan wanneer teamleden van rol veranderen of de organisatie verlaten.

  4. Training en ondersteuning:

    • Zorg ervoor dat alle gebruikers goed getraind zijn in het gebruik van SharePoint en de specifieke structuur van je organisatie.
    • Bied regelmatig training en ondersteuning aan om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van nieuwe functies en best practices.

  5. Feedback verzamelen:

    • Vraag regelmatig feedback van gebruikers over hun ervaringen met de SharePoint-omgeving.
    • Gebruik deze feedback om verbeteringen door te voeren en de structuur aan te passen aan veranderende behoeften.

Door deze best practices te volgen, kun je ervoor zorgen dat je SharePoint-omgeving efficiënt en effectief blijft werken, en dat je team optimaal gebruik kan maken van de beschikbare tools en informatie.

Start vandaag nog!

Het opzetten van een duidelijke hiërarchie en structuur voor je SharePoint-sites is essentieel voor een efficiënte en productieve werkomgeving. Door de behoeften van je organisatie te analyseren, een goed doordachte hiërarchie te ontwerpen, gebruik te maken van de krachtige functies van SharePoint, en de structuur zorgvuldig te implementeren en te onderhouden, kun je een omgeving creëren die samenwerking bevordert en informatie gemakkelijk toegankelijk maakt.

Een goed georganiseerde SharePoint-omgeving helpt niet alleen bij het beheren van documenten en informatie, maar verbetert ook de algehele communicatie en samenwerking binnen je team. Het zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste bronnen en dat belangrijke informatie snel en eenvoudig te vinden is.

Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van een duidelijke hiërarchie en structuur voor je SharePoint-sites, staan wij klaar om je te ondersteunen. Ons team van experts heeft uitgebreide ervaring met het implementeren en beheren van SharePoint-omgevingen. We kunnen je begeleiden bij elke stap van het proces, van de initiële analyse tot het onderhoud en beheer. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we je kunnen helpen om het meeste uit je SharePoint-omgeving te halen.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het opzetten van een duidelijke SharePoint hiërarchie en structuur?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001