7 signalen dat je organisatie informatie-chaos heeft (en wat dat kost)

🧩 In het kort

Informatie-chaos in een organisatie herken je aan meerdere versies van documenten, slechte vindbaarheid, onduidelijke toegangsrechten en ongecontroleerde groei van Teams/SharePoint-sites. Het kost tijd, veroorzaakt fouten en vergroot compliance- en securityrisico’s. 

Met een duidelijke “bron van waarheid”, simpele spelregels en lifecycle-beheer breng je snel rust terug.

Je merkt het niet aan één incident, maar aan een optelsom van kleine frustraties: een offerte die “ergens” staat, een beleidsdocument met drie versies, een projectteam dat z’n eigen Teams-omgeving start omdat “het sneller is”, en een IT-manager die steeds vaker de vraag krijgt: waar staat dit eigenlijk?
Dat is informatie-chaos in de organisatie: informatie is er wel, maar niet meer vindbaar, eenduidig en beheersbaar—en dat kost je meer dan tijd alleen.

Belangrijk: dit gaat niet over “SharePoint is slecht” of “mensen doen het fout”. SharePoint (en Microsoft 365 breder) wordt juist vaak het podium waarop onderliggende problemen zichtbaar worden, omdat Teams, OneDrive en SharePoint technisch met elkaar verweven zijn. SharePoint is in veel scenario’s het fundament onder samenwerking: documenten, sites, permissies en structuur komen daar samen.

Inhoudsopgave

informatie chaos organisatie 7 signalen kosten infographic 02

Wat is informatie-chaos precies?

Informatie-chaos betekent dat je organisatie geen duidelijke afspraken en inrichting heeft over:

  1. Waar informatie hoort te staan,

  2. Hoe je het benoemt en structureert,

  3. Wie eigenaar is en toegang beheert,

  4. Wanneer je opruimt/archieveert/verwijdert.

Het gevolg: medewerkers creëren eigen “workarounds” (extra mappen, privé-opslag, nieuwe Teams, externe tools). Dat is begrijpelijk gedrag—maar het maakt de organisatie kwetsbaarder en trager.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

De 7 signalen (en wat ze je kosten)

1. Meerdere “waarheden” van hetzelfde document

Herkenbaar als: “Welke versie is leidend?” of “Ik heb ‘m net geüpdatet—maar jij ziet iets anders.”
Wat het kost: fouten in besluitvorming, vertraging in projecten, en onnodig afstemwerk. Een verkeerde bijlage naar een klant is zelden een technisch probleem; het is bijna altijd een versie-/vindbaarheidsprobleem.
Wat je kunt doen: wijs per documenttype één plek aan als bron van waarheid (bijv. beleid in één SharePoint-site, projectdocs in de projectsite). Zet delen via links centraal, niet via bijlagen en kopieën.

2. Zoeken levert te veel op… of juist niets bruikbaars

Herkenbaar als: mensen vragen elkaar om links, in plaats van zelf te zoeken.
Wat het kost: “zoekverlies” (veel micro-tijdverlies), plus frustratie en lagere adoptie.
Wat je kunt doen: verbeter vindbaarheid met metagegevens (bijv. klant, project, documenttype) en consistente titels. SharePoint ondersteunt managed metadata/term sets om eenduidige labels te gebruiken.

3. Rechten zijn onduidelijk of ‘per ongeluk’ open

Herkenbaar als: “Ik kan er niet bij” (te streng) óf “Hé, waarom kan iedereen dit zien?” (te ruim).
Wat het kost: productiviteitsverlies door toegangsvragen, maar ook reëel risico op datalekken of ongewenste interne verspreiding.
Wat je kunt doen: werk met rollen en groepen (role-based access). Identiteit en toegangsbeheer begint bij Microsoft Entra ID (cloud identity & access management).
Praktisch: beperk “unieke permissies” in bibliotheken; dat is vaak de grootste versnipperingsbron.

4. Teams en SharePoint-sites groeien onbeheerd

Herkenbaar als: tientallen Teams met vergelijkbare namen, oude projectsites die blijven bestaan, kanalen die niemand durft te verwijderen.
Wat het kost: ruis, hogere beheerkosten, onvindbaarheid, én een steeds groter aanvalsoppervlak (meer plekken waar gevoelige info kan belanden).
Wat je kunt doen: introduceer lifecycle-regels: aanmaken met eigenaar, review elke X maanden, archiveren na einde project. Dit is governance, geen “opschoonactie”.

5. Iedereen werkt anders (naamgeving, mappen, tags)

Herkenbaar als: de ene afdeling werkt in diepe mappenstructuren, de andere in losse bestanden, de derde in Teams-chatbijlagen.
Wat het kost: samenwerking tussen afdelingen wordt stroperig, en kennis blijft “afdelingsbezit”.
Wat je kunt doen: definieer 5–10 simpele organisatieafspraken: naamgeving, waar je wat opslaat, wat niet mag (bijv. klantdata in persoonlijke OneDrive zonder reden), en wanneer je tagt. Houd het klein en toetsbaar.

6. Onboarding duurt (te) lang door “wegwijs-werk”

Herkenbaar als: nieuwe collega’s hebben weken nodig voordat ze “weten waar alles staat”.
Wat het kost: productiviteitsverlies en afhankelijkheid van enkele sleutelpersonen (“vraag het anders even aan Lisa”).
Wat je kunt doen: maak één logische startplek: een intranet of hub waar processen, nieuws, en de belangrijkste werkplekken samenkomen. Een SharePoint-intranet wordt vaak gebruikt om toegang tot bedrijfsinformatie te vereenvoudigen en interne communicatie te verbeteren.

7. Compliance/retentie is niet aantoonbaar geregeld

Herkenbaar als: “We bewaren alles voor de zekerheid” of “We verwijderen maar niets, want straks hebben we het nodig.”
Wat het kost: risico bij audits, onduidelijkheid bij dataverzoeken, en stapeling van rotzooi (waardoor alles slechter vindbaar wordt).
Wat je kunt doen: gebruik Microsoft Purview om bewaartermijnen/retentie te sturen met retention policies en retention labels (bewaren wat moet, verwijderen wat kan).
En met Purview-classificatie (zoals sensitivity labels en classifiers) kun je informatie beter herkennen en behandelen.

SharePoint templates

Breng rust terug in 3 stappen

Stap 1 – Kies “bron van waarheid” per informatiecategorie

Maak een lijst van 8–12 categorieën (beleid, HR, finance, sales, klantprojecten, templates, etc.).
Per categorie bepaal je:

  • primaire locatie (SharePoint-site / bibliotheek)

  • eigenaar (functie, niet persoon)

  • deelwijze (link i.p.v. kopie)

Stap 2 – Maak spelregels simpel én afdwingbaar

Denk aan: naamgeving, metadata (2–4 verplichte velden waar nodig), en standaard permissiegroepen.
Voor security: combineer identity (Entra ID) met beleid op devices (Intune) wanneer relevant—Intune helpt bij endpoint management en compliance (denk: toegang beperken vanaf onbeheerde apparaten).

Stap 3 – Meet, onderhoud en automatiseer lifecycle

Plan elke 6 maanden een “information review”:

  • welke Teams/sites zijn inactief?

  • welke eigenaren ontbreken?

  • waar zitten uitzonderingsrechten?

  • welke bibliotheken groeien ongecontroleerd?

Quick wins

  • Stop met kopiëren via bijlagen: deel links naar de bron in SharePoint/Teams.

  • Maak 1 duidelijke hub (bijv. intranet) voor: nieuws, beleid, werkafspraken en belangrijke links.

  • Schoon één domein grondig op (bijv. projectdocumenten): heldere structuur, eigenaar, lifecycle, minimale unieke rechten.

  • Label gevoelige info (lightweight start): bepaal 2–3 niveaus (Publiek / Intern / Vertrouwelijk) en koppel daar gedrag aan. (Purview kan dit ondersteunen.)

quooker-succesverhaal-01

Praktijkvoorbeeld: Hoe Quooker van lokale versnippering naar één waarheid ging

Een herkenbaar patroon bij groei: landen/teams ontwikkelen eigen manieren van opslaan en samenwerken. In de Quooker-casus werd gekozen voor één centrale SharePoint-omgeving als digitale werkplek, met nadruk op vindbaarheid, samenwerking en adoptie—zodat medewerkers wereldwijd sneller bij de juiste informatie konden en versie-verwarring afnam.

De les hier is niet “iedereen moet hetzelfde werken”, maar: maak het makkelijk om het goede te doen (standaarden, duidelijke plekken, begeleiding).

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Begin klein: één proces, één score, één richting

Wil je objectief toetsen of jouw organisatie richting informatie-chaos schuift? Start met een korte inventarisatie: kies één afdeling of proces en score de 7 signalen hierboven (0 = niet, 1 = soms, 2 = vaak). De uitkomst geeft direct richting aan je eerstvolgende verbeterstap—zonder dat je meteen aan een groot traject vastzit.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001