De 5 meest voorkomende licentie-lekken in Microsoft 365 (en hoe je ze dicht)

💡Belangrijkste inzichten

Licentie-lekken lijken klein, maar stapelen snel op tot een grote kostenpost. De 5 meest voorkomende zijn: 

1. iedereen dezelfde licentie

2. ghost licenses van ex-medewerkers/contractors

3. dubbele tooling door versnippering en shadow IT

4. add-ons zonder adoptie, en 

5. licentie-drift door uitzonderingen en rolwissels. 

Je kunt ze dichten door structureel licenties persona-gedreven toe te wijzen binnen een People Centric Workplace met vier herkenbare profielen: Directie, Management, Medewerker en Frontline. Resultaat: lagere kosten, minder beheerdruk en proportionele security zonder frictie.

Licenties zijn zelden het grootste probleem op papier. Het gaat vaak om een paar euro per gebruiker, per maand. Maar in de praktijk zijn licenties één van de meest hardnekkige kostenposten in IT, juist omdat “lekken” bijna onzichtbaar zijn. Een account dat nog actief is. Een add-on die niemand gebruikt. Een extra tool die “even” is aangeschaft en vervolgens blijft hangen.

En ondertussen stijgen de eisen aan je digitale werkomgeving. Medewerkers verwachten frictieloos te kunnen werken, security moet aantoonbaar op orde zijn en compliance wordt alleen maar belangrijker. In die context wil je niet bezuinigen met een botte hakbijl, maar slim optimaliseren. Dat is precies waar de People Centric Workplace (PCW) in uitblinkt: keuzes maken die de balans houden tussen veiligheid, productiviteit en kosten, ontworpen vanuit de mens.

In dit artikel lopen we door de 5 meest voorkomende licentie-lekken en, belangrijker, hoe je ze structureel dicht met een PCW-aanpak.

Eerst even: wat is een licentie-lek?

Een licentie-lek is elke situatie waarin je betaalt voor:

  • licenties die niet (meer) worden gebruikt,

  • licenties die niet passen bij de werkstijl of het risicoprofiel,

  • dubbele tooling omdat de standaard niet aansluit,

  • of add-ons die wel gekocht zijn, maar niet landen in gedrag.

Het gemene is: één lek voelt vaak klein. Maar vijf kleine lekken tegelijk vormen een structurele kostenpost. En meestal leveren ze óók frictie op. Meer tickets, meer uitzonderingen, meer shadow IT, meer risico.

De People Centric Workplace-aanpak pakt dit niet aan door “goedkoper inkopen”, maar door de werkplek slimmer te ontwerpen. Licenties zijn dan niet alleen een inkoopregel, maar een bewuste ontwerpkeuze.

Het People Centric Workplace-kader: maak licenties persona-gedreven

De snelste manier om licentie-lekken te dichten is stoppen met one size fits all en starten met persona’s. Niet iedereen heeft dezelfde features, toegang, beveiliging en support nodig. Door je licentiemodel te bouwen op persona’s voorkom je over- en onderinvestering.

Een praktische set persona’s die goed werkt in veel organisaties:

  • Directie: eindverantwoordelijk, hoge impact, vaak externe exposure. Werkplek moet frictieloos én aantoonbaar veilig zijn.

  • Management: team- en projectverantwoordelijk, sterke samenwerking en rapportage nodig met solide beveiliging.

  • Medewerker: operationele kenniswerker, behoefte aan stabiel, eenvoudig en snel, zonder feature-overload.

  • Frontline: balie/veld/winkel, focus op bereikbaarheid en planning, vaak gedeelde devices en taakgerichte toegang.

PCW Infographics Frame 1b

People Centric Workplace draait vervolgens steeds om dezelfde afweging:

  1. Veiligheid: maximaal veilig met minimale frictie

  2. Productiviteit: tools moeten het werk versnellen, niet vertragen

  3. Kosten: transparantie per persona en rightsizing op basis van behoefte

Met dat in je achterhoofd gaan we naar de lekken.

SharePoint templates

Lek 1: Iedereen dezelfde licentie

Hoe je het herkent

  • De gemiddelde licentiekosten per gebruiker zijn hoog.

  • Veel mensen gebruiken maar een klein deel van de functionaliteit.

  • Je hebt óf veel “te complex” klachten, óf veel “ik mis iets” klachten.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Het is verleidelijk. Eén standaard licentie voelt eerlijk en simpel. Maar functietitels en afdelingen voorspellen niet goed wat iemand nodig heeft. De ene medewerker werkt taakgericht, de ander doet intensieve samenwerking. De ene rol is hoog risico, de andere laag. Eén licentie kan dat niet netjes afdekken.

Zo dicht je hem met de People Centric Workplace

  • Koppel licenties aan persona’s, niet aan functietitels.

  • Maak het expliciet: Directie en Management vragen meestal om hogere beveiliging en productiviteit, Frontline om focus en lage kosten.

  • Bouw “licentielevels” die je consistent toepast: basis, plus, premium, gekoppeld aan persona’s.

Praktische tip: start met vier persona’s, maak het niet te complex. Je kunt later verfijnen.

Lek 2: Ghost licenses (ex-medewerkers, contractors, dubbele accounts)

Hoe je het herkent

  • Accounts die nog licenties hebben, maar niet (meer) inloggen.

  • Contractors die blijven hangen na projectafronding.

  • Dubbele accounts door fusies, overnames of mailboxmigraties.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Dit is zelden kwade wil. Het is proces. In veel organisaties is “toegang regelen” goed ingericht, maar “toegang opruimen” minder strak. Joiners gaan snel, leavers gaan langzaam. En movers (rolwijzigingen) zijn het lastigst: iemand verandert van werk, maar de licentie verandert niet mee.

Zo dicht je hem met de People Centric Workplace

  • Richt een helder lifecycle-proces in: joiner, mover, leaver.

  • Leg eigenaarschap vast: wie is verantwoordelijk voor activering, wijziging en deactivering?

  • Koppel rolwijzigingen aan persona-wijzigingen. Verandert iemand van persona, dan verandert de licentie mee.

  • Werk met vaste “triggers” zoals uitdienstmelding, contracteinde, rolwijziging en projectafsluiting.

Praktische tip: plan een maandelijkse opschoningsroutine. Het hoeft niet perfect te zijn, als het maar structureel is.

Lek 3: Dubbele tooling door versnippering (shadow IT)

Hoe je het herkent

  • Teams gebruiken extra tools naast je standaard omgeving “voor chat”, “voor bestanden”, “voor taken”, “voor meetings”.

  • Er is discussie over waar informatie hoort: SharePoint, Teams, OneDrive, of toch een externe tool.

  • Beheer en security verliezen overzicht.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Versnippering ontstaat meestal door frictie. Of mensen missen functionaliteit die ze nodig hebben, of de standaard voelt te stroef. Als samenwerken niet vanzelfsprekend is, zoeken teams de weg van de minste weerstand. En voor je het weet heb je een landschap van tools die allemaal een abonnement hebben.

Zo dicht je hem met de People Centric Workplace

PCW stuurt op een geïntegreerd ecosysteem en op productiviteit zonder frictie:

  • Ontwerp per persona welke samenwerkingstools nodig zijn. Management heeft vaak zwaardere samenwerking en rapportage nodig. Frontline heeft juist taakgerichte communicatie nodig.

  • Breng samenwerken terug naar één ecosysteem, bijvoorbeeld door Teams, SharePoint en OneDrive consistent te positioneren.

  • Maak security proportioneel. Te strakke regels op low-risk werk leiden tot omwegen. Te losse regels op high-risk werk leiden tot incidenten.

Praktische tip: start met de top 3 tools die “naast M365” worden gebruikt en vraag per tool: welke persona mist hier iets, of welke frictie probeert dit op te lossen?

Lek 4: Add-ons zonder adoptie

Hoe je het herkent

  • Je hebt add-ons of extra bundels gekocht, maar usage is laag.

  • Medewerkers weten niet waarvoor het is.

  • Support krijgt veel “hoe werkt dit?” vragen.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Licenties kopen is makkelijk. Gedragsverandering is moeilijk. Als je tooling toevoegt zonder begeleiding, dan blijft het op de plank liggen. En dan betaal je maand na maand voor potentie, niet voor resultaat.

Zo dicht je hem met de People Centric Workplace

Adoptie is geen bijzaak, maar onderdeel van het ontwerp:

  • Koppel add-ons aan persona’s en use cases. Welke persona heeft hier concreet voordeel van?

  • Rol uit per persona, niet in één big bang.

  • Zorg voor begeleiding: communicatie, training en praktische hulp. Geen lange opleidingen, maar korte instructies die direct aansluiten op het werk.

  • Meet effect: minder tijdverlies, minder workarounds, minder tickets. Als je het niet meet, blijft het geloof in “we hebben het dus het helpt” te groot.

Praktische tip: zet een “adoptie-check” in je inkoopproces. Geen add-on zonder plan voor landing.

Lek 5: Licentie-drift door uitzonderingen en rolveranderingen

Hoe je het herkent

  • Licentie-toekenning is een rommelig patchwork van uitzonderingen.

  • “Even iemand tijdelijk upgraden” wordt permanent.

  • Projectrollen veranderen, maar licenties blijven gelijk.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Werk verandert continu. Mensen schuiven tussen projecten, teams en verantwoordelijkheden. Als je licentiemodel geen duidelijke standaarden heeft, groeit het aantal uitzonderingen vanzelf. En elke uitzondering is een mini-proces, een mini-risico en vaak ook een mini-kostenlek.

Zo dicht je hem met de People Centric Workplace

  • Maak toekenning voorspelbaar met persona-standaarden: persona bepaalt licentie, niet individuele voorkeur.

  • Plan periodieke reviews. Bijvoorbeeld elk kwartaal: klopt de persona nog, klopt de licentie nog?

  • Gebruik dashboards of rapportages om afwijkingen zichtbaar te maken.

  • Koppel security- en compliance-inzicht aan je werkplek. Denk aan meetbaarheid via scores en beleid, zodat je niet alleen op gevoel stuurt.

Praktische tip: hanteer “tijdelijke upgrades” met een automatische einddatum. Als iemand na 30 dagen nog steeds premium nodig heeft, dan hoort die waarschijnlijk bij een andere persona.

Quick scan: vind vandaag nog je grootste licentie-lek

Wil je snel starten zonder groot project? Doe deze vijf checks:

  1. Lijst accounts zonder recente loginactiviteit met actieve licenties.

  2. Top 5 duurste licenties versus gebruik: wie gebruikt wat echt?

  3. Overzicht van externe tools met abonnementen: waarom bestaan ze naast je standaard?

  4. Overzicht van add-ons: welke zijn uitgerold met training en begeleiding, welke niet?

  5. Aantal uitzonderingen: hoeveel “special cases” heb je in licentie-toekenning?

De uitkomst is meestal duidelijk: je ziet direct waar het grootste lek zit en welke persona’s het raakt.

Wat levert het dichten van licentie-lekken op?

De 3 pijlers van een People Centric Workplace

Als je deze lekken dicht met een People Centric Workplace-aanpak, krijg je winst op drie fronten:

  • Kosten: minder verspilling, meer voorspelbaarheid, transparantie per persona.

  • Productiviteit: minder frictie, minder workarounds, betere adoptie.

  • Veiligheid: proportionele beveiliging, minder shadow IT, meer controle en aantoonbaarheid.

En misschien nog wel het belangrijkste: rust. Minder uitzonderingen, minder ad hoc beslissingen, minder onzichtbare groei.

Maak licenties persona-gedreven (en stop met geld lekken)

Licentie-lekken zijn zelden één groot gat. Het zijn vijf kleine kraantjes die tegelijk openstaan. De oplossing is niet harder knijpen op budget, maar slimmer ontwerpen. Met persona’s als basis en de PCW-balans tussen veiligheid, productiviteit en kosten maak je licenties logisch, verdedigbaar en schaalbaar.

Wil je dit concreet maken in jouw organisatie? Download ons eBook over de People Centric Workplace en ontdek hoe je persona’s, governance en adoptie samenbrengt tot een werkplek die klopt en die mensen ook echt gebruiken.

eBook-cover-PCW-02

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

Download

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

eBook-cover-PCW-02

eBook aanvragen

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001