SharePoint als centrale hub voor moderne teams in Microsoft 365

🧩 Belamngrijkste inzichten

  • Een “centrale hub” is niet alleen een startpagina, maar een werkplek: navigatie, content, zoeken en afspraken komen samen.

  • Bouw je hub met een SharePoint Communication site + Hub site + gekoppelde Team sites (en koppel Teams slim).

  • Succes zit in informatiearchitectuur: duidelijke structuur, metadata, templates en consistente navigatie.

  • Houd governance “light” maar duidelijk: eigenaar, rechten, lifecycle en naamgeving.

  • Start klein: 1 hub + 3–5 sites + toptaken, en verbeter op basis van gebruik.

Waarom een centrale hub (en waarom SharePoint)?

In veel organisaties is samenwerking verspreid: Teams-chat hier, documenten daar, nieuws weer ergens anders. Het resultaat: mensen zoeken te lang, werken in de verkeerde versie en maken hun eigen “mini-werkwijzen” buiten het platform om.

SharePoint kan die versnippering oplossen, juist omdat het in Microsoft 365 is ontworpen als content- en informatiestructuurlaag. Waar Teams vooral de plek is voor gesprekken en dagelijkse samenwerking, is SharePoint de plek waar je informatie ordent, publiceert en vindbaar maakt: documenten, pagina’s, kennis, nieuws, lijsten en processen. Een centrale hub is dan het ankerpunt waar alles logisch samenkomt.

Inhoudsopgave

Wat bedoelen we met “centrale hub” (en wat niet)?

Een centrale hub is niet: “een mooie homepage met tegels”.

Een centrale hub is wél:

  • Startpunt voor toptaken (wat mensen echt willen doen)

  • Consistente navigatie naar teams, afdelingen, projecten, kennis en systemen

  • Centrale plek voor nieuws & updates

  • Vindbaarheid via structuur + metadata + zoeken

  • Afspraken over eigenaarschap, rechten en lifecycle

Zie de hub als de “kaart” van je digitale werkplek: mensen kunnen er altijd terugkomen, begrijpen waar ze zijn, en snel verder.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

De juiste Microsoft 365-architectuur: Communication site + Hub + Team sites

De meest werkbare opzet (en de meest toekomstvaste) is:

1. Communication site (voor de hub-landing)

Gebruik een Communication site als “voorkant”:

  • nieuws, updates, beleid, belangrijke links

  • pagina’s met uitleg en context (“zo werken we”, “waar vind ik wat?”)

  • bedoeld voor brede consumptie (veel lezers, weinig editors)

2. Hub site (voor verbinding en navigatie)

Maak die site een Hub site (of koppel een hub) om:

  • navigatie en thema (look & feel) te delen

  • zoekervaring te bundelen

  • gerelateerde sites te groeperen

3. Team sites (voor het echte werk)

Koppel Team sites voor teams/afdelingen/projecten:

  • documentbibliotheken, Lists, OneNote, processen

  • echte samenwerking en dagelijks beheer

Vuistregel:

  • Communication site = communiceren en oriënteren

  • Team site = samenwerken en produceren

  • Hub = verbinden en sturen op structuur

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Navigatie & contentstructuur: ontwerp vanuit “toptaken”

De beste hub voelt logisch omdat je hem ontwerpt vanuit de vraag: waar komen mensen voor?

Stap 1: kies 5–8 toptaken

Voorbeelden (pas aan op jouw context):

  • “Documenten vinden”

  • “Aanvraag doen” (IT, inkoop, marketing, facilitaire melding)

  • “Projecten”

  • “Templates & huisstijl”

  • “Policies & werkinstructies”

  • “Wie doet wat” (smoelenboek, teams, contactpunten)

Stap 2: maak navigatie op 2 niveaus

  • Topnavigatie: de hoofdthema’s (max 6–8)

  • Megamenu of subpagina’s: verdieping per thema

Stap 3: bouw pagina’s als ‘mini-portals’

Per thema maak je 1 overzichtspagina met:

  • korte uitleg (“wat vind je hier?”)

  • belangrijkste links

  • relevante documenten/nieuws/FAQ

  • eventueel een “veelgestelde aanvragen”-blok

Tip: Houd het menselijk. Noem het niet “Resources” maar “Templates”, “Handleidingen”, “Projecten”, “Aanvragen”.

Documenten & kennis: van “mappenchaos” naar vindbaarheid

Als je hub niet leidt tot betere vindbaarheid, haken mensen alsnog af. De winst zit vaak in 4 keuzes:

1. Werk met bibliotheken per onderwerp, niet één mega-bibliotheek

In plaats van één “Documenten”-bak: splits op logische domeinen zoals:

  • Procedures

  • Templates

  • Projecten

  • Klantdocumentatie (indien van toepassing)

2. Gebruik metadata waar het helpt (niet overal)

Metadata werkt goed voor dingen die je vaak filtert, zoals:

  • Documenttype (policy, template, werkinstructie)

  • Status (concept, definitief, vervallen)

  • Eigenaar

  • Geldigheidsdatum / reviewdatum

Vuistregel: 2–5 metadata-velden is meestal genoeg om vindbaarheid te verbeteren zonder dat het gedoe wordt.

3. Standaard templates en contenttypes

Zorg dat mensen snel “goed” kunnen starten:

  • templates voor offertes/rapportages/presentaties

  • standaard mappenstructuur per project (als je die aanpak kiest)

  • contenttypes voor herkenbare documentsoorten

4. Maak “single source of truth” expliciet

Zet op je hub duidelijk neer:

  • waar de definitieve versie hoort te staan

  • wat je doet met concepten

  • hoe versiebeheer en goedkeuring werken

SharePoint templates

SharePoint en Teams: hoe laat je ze samenwerken als één werkplek?

Een veelgemaakte fout is Teams als “alles-in-één” te gebruiken, waardoor informatie versnipperd raakt. De sterkste combinatie is:

  • Teams voor: chat, vergaderingen, snelle samenwerking, korte afstemming

  • SharePoint voor: documentenstructuur, pagina’s/kennis, nieuws, governance, search

Praktisch: koppel SharePoint slim aan Teams

  • Maak voor belangrijke SharePoint-pagina’s een tab in Teams (bv. “Kennis”, “Templates”, “Proces”)

  • Gebruik in Teams kanalen die corresponderen met logische werkstromen, en laat documenten landen in de juiste bibliotheek

  • Richt “Files” in Teams bewust in: voorkom dat alles in één kanaalmap belandt

Tip: Als iets “lang moet leven” (beleid, handleiding, template), geef het een plek in SharePoint-pagina’s/bibliotheken en link ernaar vanuit Teams.

Governance-light: minimale afspraken die alles makkelijker maken

Governance hoeft niet zwaar te zijn, maar zonder basisafspraken wordt een hub snel rommelig. Houd het klein en duidelijk:

1. Eigenaarschap

  • Elke site heeft een owner (inhoud + structuur)

  • Elke bibliotheek/lijst heeft een verantwoordelijke (kwaliteit + lifecycle)

2. Rechten

  • Werk met groepen (Owners/Members/Visitors), niet met losse personen

  • Wees terughoudend met unieke rechten op mapniveau (liever helder per site/bibliotheek)

3. Naamgeving en lifecycle

  • Naamconventies voor sites en Teams (bijv. “PRJ – Projectnaam”, “DEP – Afdeling”)

  • Wanneer maak je een nieuwe site? Wanneer archiveer je?

  • Minimale periodieke check: “Is dit nog actueel?”

4. Publicatieregels voor nieuws/kennis

  • Wie mag nieuws plaatsen?

  • Hoe vaak review je belangrijke pagina’s?

  • Waar komen updates te staan (hubnieuws vs teamnieuws)?

Quick start: zo zet je in 1–2 weken een werkende hub neer

  • Kies scope: begin met één domein (bijv. “Operations” of “Projecten”)

  • Maak hub-landing (Communication site) met 5–8 toptaken

  • Koppel 3–5 sites die al gebruikt worden (of maak ze goed aan)

  • Standaardiseer navigatie en zet “waar vind ik wat” op één plek

  • Maak 3 templates + 1 kennis-pagina (snelle zichtbare waarde)

  • Meet en verbeter: kijk naar zoekvragen, misclicks, veelgestelde vragen

quooker-succesverhaal-01

Praktijkvoorbeeld: Hoe Quooker wereldwijd verbonden raakte met één SharePoint-omgeving

Een herkenbaar patroon bij groei: landen/teams ontwikkelen eigen manieren van opslaan en samenwerken. In de Quooker-casus werd gekozen voor één centrale SharePoint-omgeving als digitale werkplek, met nadruk op vindbaarheid, samenwerking en adoptie, zodat medewerkers wereldwijd sneller bij de juiste informatie konden en versie-verwarring afnam.

De les hier is niet “iedereen moet hetzelfde werken”, maar: maak het makkelijk om het goede te doen (standaarden, duidelijke plekken, begeleiding).

Maak van je SharePoint-hub een succes in de praktijk

SharePoint als centrale hub werkt het best als je het ziet als informatiearchitectuur + werkplek: een plek waar navigatie, kennis, documenten en afspraken samenkomen. Door slim te combineren met Teams en de governance licht maar helder te houden, maak je Microsoft 365 overzichtelijker—en vooral: bruikbaar in het dagelijks werk.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001