Documentbibliotheken in SharePoint zijn opslaglocaties waar gebruikers documenten kunnen opslaan, organiseren en delen. Door meerdere bibliotheken te gebruiken, kunnen documenten beter georganiseerd worden op basis van projecten, afdelingen of documenttypes. Dit maakt het eenvoudiger om specifieke documenten terug te vinden.

Het gebruik van mappen en submappen is een veelgebruikte methode om orde te scheppen in grote hoeveelheden documenten, echter is dit niet altijd de meest efficiënte methode. Metadata maakt het mogelijk om documenten op verschillende manieren te categoriseren en te filteren zonder de rigide structuur van mappen. Dit betekent dat je documenten kunt vinden op basis van verschillende criteria, zoals datum, auteur, of project.

Metadata maakt het mogelijk om documenten op verschillende manieren te categoriseren en te filteren zonder de rigide structuur van mappen. Dit betekent dat je documenten kunt vinden op basis van verschillende criteria, zoals datum, auteur, of project. Tevens kun je geavanceerdere zoekopdrachten uitvoeren. In plaats van door een hiërarchie van mappen te navigeren, kun je snel zoeken op specifieke eigenschappen van documenten.

Consistente en relevante metadata zorgt ervoor dat zoekopdrachten nauwkeuriger en efficiënter zijn. Gebruikers kunnen snel en gemakkelijk de juiste documenten vinden op basis van specifieke metadata-waarden.

Versiebeheer is een functie die het mogelijk maakt om verschillende versies van een document bij te houden. Dit is nuttig voor het volgen van wijzigingen, herstellen van eerdere versies en samenwerken aan documenten zonder dat er informatie verloren gaat. Het helpt gebruikers om een overzicht te behouden van de evolutie van een document en zorgt voor een betere controle over de inhoud.

Het beheren van oude versies is belangrijk om opslagruimte te besparen en de documentbibliotheken overzichtelijk te houden. Door regelmatig te controleren en verouderde versies te verwijderen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alleen de meest relevante en actuele informatie beschikbaar blijft, wat de efficiëntie en toegankelijkheid van documenten verbetert.

SharePoint Online is een cloud-gebaseerde dienst die wordt gehost door Microsoft, waardoor je geen eigen servers hoeft te beheren en automatisch updates ontvangt. Het werkt op basis van een abonnementsmodel, meestal als onderdeel van Microsoft 365.

SharePoint Server daarentegen wordt lokaal geïnstalleerd en beheerd binnen de IT-infrastructuur van je organisatie, waarbij je een licentie koopt en zelf verantwoordelijk bent voor updates en beheer. Hierdoor heb je volledige controle over je infrastructuur en data.

Klassiek SharePoint biedt een traditionele gebruikersinterface en functionaliteit, vaak gebruikt in on-premises omgevingen. Het is minder intuïtief en vereist meer technische kennis voor aanpassingen en beheer.

Modern SharePoint daarentegen is ontworpen voor de cloud, met een gebruiksvriendelijke interface, verbeterde prestaties en naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools. Het biedt een responsieve, mobiele ervaring en vereenvoudigt samenwerking en documentbeheer

Een duidelijke hiërarchie en structuur omvat het organiseren van sites in een logische volgorde, zoals het gebruik van hubsites om gerelateerde sites te groeperen. Hubsites bieden consistente branding, navigatie en zoekfunctionaliteit over alle gekoppelde sites. Daarnaast is het belangrijk om metadata te gebruiken voor het taggen en vinden van documenten, en om een platte structuur te hanteren in plaats van diep geneste subsites. Dit maakt het beheer eenvoudiger en verbetert de schaalbaarheid en veiligheid.

SharePoint-templates zijn vooraf ontworpen structuren die je kunt gebruiken om snel en efficiënt nieuwe sites te maken. Ze bieden een basisopzet met standaardfuncties en -indelingen die zijn afgestemd op verschillende gebruiksscenario’s. Dit helpt bij het organiseren van informatie, het stroomlijnen van samenwerking en het beheren van projecten. Templates kunnen worden aangepast om beter aan te sluiten bij de specifieke behoeften en voorkeuren van je organisatie.

SharePoint-templates kunnen worden aangepast om beter aan te sluiten bij de specifieke behoeften van je organisatie. Dit betekent dat je de standaardstructuren en functies kunt wijzigen om te voldoen aan je unieke bedrijfsprocessen, branding, en samenwerkingseisen. Door het aanpassen van thema’s, webonderdelen, en navigatie kun je een SharePoint-omgeving creëren die perfect past bij de manier waarop jouw organisatie werkt en communiceert.

Een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke startpagina van SharePoint biedt een intuïtieve en georganiseerde ervaring voor gebruikers. Dit betekent dat belangrijke informatie en bronnen gemakkelijk toegankelijk zijn, vaak via duidelijke navigatiebalken en goed georganiseerde secties. De startpagina moet visueel aantrekkelijk zijn, met een heldere indeling en gebruik van webonderdelen zoals nieuws, aankondigingen, en snelkoppelingen naar veelgebruikte documenten en applicaties. Daarnaast is het belangrijk dat de pagina responsief is, zodat deze goed werkt op verschillende apparaten, inclusief mobiele telefoons. Dit alles draagt bij aan een efficiënte en aangename gebruikerservaring

Het doorvoeren van de huisstijl van je organisatie in een SharePoint-omgeving zorgt voor een consistente en herkenbare uitstraling. Dit kan worden bereikt door het aanpassen van thema’s, kleuren, lettertypen en logo’s om overeen te komen met de branding van je organisatie. Met het SharePoint Brand Center kun je eenvoudig de look & feel van je SharePoint-sites aanpassen, inclusief het gebruik van eigen huisstijlkleuren en grafische elementen. Daarnaast kun je webonderdelen zoals banners en afbeeldingen bewerken om de visuele identiteit van je organisatie te versterken.

Een team site binnen SharePoint is een centrale plek waar teams kunnen samenwerken aan projecten en documenten. Het bevordert samenwerking door het delen en bewerken van documenten, biedt documentbeheer met versiegeschiedenis, integreert naadloos met andere Microsoft 365-apps, en kan worden aangepast met verschillende webonderdelen. Daarnaast kun je eenvoudig de toegang beheren, zodat alleen geautoriseerde teamleden toegang hebben.

Bij deze vraag willen we graag weten hoe vaak en op welke manier teamleden de teamsites gebruiken en bijwerken. Denk hierbij aan hoe vaak ze documenten uploaden, bewerken of delen, of ze de teamsite gebruiken voor het plannen van vergaderingen en het bijhouden van taken, en hoe vaak ze belangrijke updates via de teamsite delen.

Kunnen teamleden gemakkelijk de benodigde informatie vinden en is de site logisch ingedeeld. Denk hierbij aan hoe eenvoudig het is om door de site te navigeren, of de menu’s en links duidelijk zijn, en of de indeling van de pagina’s logisch en intuïtief is.

Een communicatiesite binnen SharePoint is ontworpen om informatie te delen met een breed publiek binnen de organisatie. In tegenstelling tot teamsites, die gericht zijn op samenwerking binnen een team, zijn communicatiesites bedoeld om nieuws, rapporten, statusupdates en andere belangrijke informatie op een visueel aantrekkelijke manier te presenteren aan de hele organisatie.

Communicatiesites zijn ideaal voor het verspreiden van informatie zoals bedrijfsnieuws, aankondigingen, statusupdates en andere belangrijke berichten aan een breed publiek binnen de organisatie.

Een hubsite binnen SharePoint is een centrale hub die gerelateerde sites organiseert en verbindt op basis van organisatorische kenmerken zoals projecten, afdelingen of regio’s. Door een site aan een hubsite te koppelen, wordt het eenvoudiger om gerelateerde inhoud, nieuws en activiteiten op alle gekoppelde sites te ontdekken. Hubsites bieden gedeelde navigatie en branding, en helpen bij het samenvoegen van inhoud en zoekresultaten van alle gekoppelde sites.

SharePoint biedt verschillende templates, zoals de Project Management site template, die speciaal zijn ontworpen om teams te helpen bij het organiseren en beheren van projectdetails. Deze templates bevatten functies zoals projectstatusrapporten, taaklijsten, en probleemtrackers, en integreren met andere Microsoft 365-tools zoals Power Automate voor automatisering.

Een dergelijke site, vaak een HR-portaal genoemd, biedt een centrale plek waar medewerkers toegang hebben tot belangrijke HR-documenten, nieuws, arbeidsvoorwaarden en regelingen. Dit helpt om HR-informatie gemakkelijk vindbaar en up-to-date te houden, en vermindert het aantal vragen aan de HR-afdeling.

SharePoint biedt verschillende templates die speciaal zijn ontworpen voor HR-doeleinden, zoals het beheren van personeelsdossiers. Deze templates helpen bij het organiseren en beveiligen van persoonlijke informatie, en maken het eenvoudiger om toegang te beheren zodat alleen geautoriseerde gebruikers de dossiers kunnen bekijken.

Dit is belangrijk om de privacy en vertrouwelijkheid van persoonlijke informatie te waarborgen. In SharePoint kun je toegang tot specifieke documenten en mappen beperken, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben.

Bij deze vraag willen we graag weten of je SharePoint landingspagina is ingericht als intranet. Een intranet binnen SharePoint biedt een centrale plek waar medewerkers toegang hebben tot bedrijfsinformatie, nieuws, documenten en andere belangrijke bronnen. Het intranet kan worden aangepast aan de behoeften van de organisatie en biedt functies zoals documentbeheer, gedeelde kalenders, discussieforums en projectmanagementtools.

SharePoint biedt verschillende mogelijkheden om informatie te verspreiden binnen de organisatie, zoals nieuwswebonderdelen, aankondigingen en meldingen. Dit helpt om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke gebeurtenissen, veranderingen en updates binnen het bedrijf.

Deze vraag helpt ons te begrijpen hoe effectief jullie SharePoint omgeving is in het ondersteunen van interne communicatie. Denk hierbij aan hoe vaak nieuwsberichten worden geplaatst, of ze up-to-date zijn, en of medewerkers eenvoudig toegang hebben tot deze informatie via de SharePoint-site.

SharePoint biedt verschillende functies die dit mogelijk maken, zoals discussieforums, nieuwsfeeds en de mogelijkheid om opmerkingen te plaatsen bij documenten en pagina’s.

SharePoint biedt de mogelijkheid om webonderdelen aan te passen en te ontwikkelen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van jouw organisatie. Deze webonderdelen kunnen helpen bij het verbeteren van de interne communicatie, het bevorderen van de teamgeest en het vereenvoudigen van dagelijkse taken.

Deze vraag helpt ons te begrijpen hoe goed de intranetpagina’s zijn ontworpen om de aandacht van medewerkers te trekken en hen te helpen informatie gemakkelijk te vinden. Denk hierbij aan het gebruik van afbeeldingen, video’s en andere media om de inhoud aantrekkelijker en interactiever te maken.

Deze tools zijn ontworpen om naadloos samen te werken met SharePoint en bieden extra functionaliteiten voor samenwerking en documentbeheer. Teams kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor chatten en vergaderen, terwijl OneDrive persoonlijke opslagruimte biedt voor documenten die je later kunt delen via SharePoint.

Door SharePoint-teamsites te verbinden met Teams-kanalen, kun je profiteren van realtime chat, virtuele vergaderingen en uitgebreide samenwerkingsfuncties. Dit maakt het eenvoudiger om bestanden te delen, taken te beheren en communicatie te centraliseren binnen één platform.

Door deze koppeling kunnen teamleden eenvoudig bestanden delen en samenwerken binnen Teams, terwijl de documenten veilig worden opgeslagen en beheerd in SharePoint. Dit zorgt voor een naadloze samenwerking en maakt het gemakkelijk om toegang te krijgen tot de benodigde documenten vanuit beide platforms.

Teams biedt de mogelijkheid om in realtime te chatten en te vergaderen, wat de samenwerking aan documenten die zijn opgeslagen in SharePoint-documentbibliotheken vergemakkelijkt. Dit maakt het eenvoudig om direct feedback te geven, wijzigingen te bespreken en gezamenlijk aan documenten te werken, zonder de Teams-omgeving te verlaten.

OneDrive biedt een veilige en persoonlijke opslagruimte voor je bestanden, terwijl SharePoint het delen en samenwerken aan deze bestanden mogelijk maakt. Door bestanden in OneDrive op te slaan, kun je ze gemakkelijk delen met collega’s via SharePoint wanneer samenwerking vereist is.

Viva Engage, voorheen bekend als Yammer, is een platform binnen het Microsoft Viva-ecosysteem dat is ontworpen om samenwerking en communicatie binnen teams te verbeteren. Het biedt functies zoals community-forums, persoonlijke feeds en interactieve berichten, en kan naadloos worden geïntegreerd met SharePoint34. Door een Viva Engage feed toe te voegen aan een SharePoint-pagina, kunnen medewerkers deelnemen aan gesprekken zonder SharePoint te verlaten.

Viva Engage-feeds kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in SharePoint-pagina’s door gebruik te maken van webonderdelen zoals Viva Engage Conversations en Viva Engage Highlights. Deze feeds maken het mogelijk voor medewerkers om deel te nemen aan gesprekken, vragen te stellen, polls te beantwoorden en lof uit te spreken, allemaal zonder SharePoint te verlaten.

RBAC is een beveiligingsmodel waarbij toegangsrechten worden toegewezen op basis van rollen binnen de organisatie, in plaats van aan individuele gebruikers. Dit maakt het beheer van gebruikersrechten eenvoudiger en vermindert de kans op fouten, omdat rechten automatisch worden gekoppeld aan vooraf gedefinieerde rollen.

Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de benodigde informatie en bronnen. Denk hierbij aan het proces van het toevoegen van gebruikers aan groepen, het toewijzen van machtigingen, en het beheren van toegangsniveaus. 

Dit helpt ons te begrijpen hoe goed de toegang tot SharePoint-sites en bibliotheken is georganiseerd en beheerd. Denk hierbij aan het proces van het toewijzen van machtigingen aan gebruikers en groepen, het instellen van toegangsniveaus, en het beheren van toegangsaanvragen.

Dit is belangrijk om de beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen. Regelmatige controles helpen om ervoor te zorgen dat gebruikersrechten up-to-date zijn en dat alleen de juiste personen toegang hebben tot gevoelige informatie.

Versleuteling zorgt ervoor dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers, terwijl MFA een extra beveiligingslaag toevoegt door gebruikers te verplichten om naast hun wachtwoord een tweede verificatiemethode te gebruiken.

Dit is belangrijk omdat beveiligingsnormen voortdurend evolueren om nieuwe bedreigingen en kwetsbaarheden aan te pakken. Regelmatige controles en updates zorgen ervoor dat de systemen beschermd blijven tegen de nieuwste beveiligingsrisico’s. Dit helpt niet alleen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen, maar ook om te voldoen aan wettelijke en industriële eisen. Het is essentieel voor organisaties om een proactieve benadering te hanteren bij het beheer van hun beveiligingsinstellingen.

Dit is cruciaal omdat externe gebruikers en partners vaak toegang nodig hebben tot gevoelige informatie en systemen. Het implementeren van strikte toegangscontroles, zoals multi-factor authenticatie en rolgebaseerde toegangsrechten, helpt om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig toegangsrechten te herzien en bij te werken, en om externe gebruikers en partners te trainen in beveiligingsbewustzijn. Deze maatregelen dragen bij aan het beschermen van bedrijfsgegevens en het minimaliseren van beveiligingsrisico’s.

Dit is essentieel omdat de beveiligingsomgeving voortdurend verandert en nieuwe bedreigingen kunnen ontstaan. Door regelmatig de toegangsrechten van externe gebruikers en partners te herzien en bij te werken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot hun systemen. Dit omvat het monitoren van toegangslogs, het uitvoeren van beveiligingsaudits en het implementeren van updates en patches. Deze proactieve aanpak helpt om de beveiliging te versterken en de kans op datalekken te minimaliseren.

Het maken van regelmatige back-ups is cruciaal voor het beschermen van belangrijke bedrijfsinformatie tegen verlies door bijvoorbeeld technische storingen, menselijke fouten of cyberaanvallen. Door een consistent back-upschema te hanteren, kunnen organisaties snel herstellen van onverwachte gebeurtenissen en de continuïteit van hun bedrijfsprocessen waarborgen. Het is ook belangrijk om de back-ups op een veilige locatie te bewaren en regelmatig te testen om ervoor te zorgen dat ze betrouwbaar zijn en snel kunnen worden teruggezet indien nodig.

Het hebben van een gedetailleerd herstelplan is van cruciaal belang om snel en effectief te kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen die de beschikbaarheid en integriteit van gegevens en systemen kunnen bedreigen. Een goed herstelplan omvat procedures voor het herstellen van gegevens uit back-ups, het opnieuw opstarten van systemen, en het communiceren met belanghebbenden. Het is ook belangrijk om dit plan regelmatig te testen en bij te werken om ervoor te zorgen dat het up-to-date blijft en effectief kan worden uitgevoerd in geval van nood. Door voorbereid te zijn, kunnen organisaties de impact van gegevensverlies of systeemuitval minimaliseren en de continuïteit van hun bedrijfsactiviteiten waarborgen.