OfficeGrip_logo

SharePoint Teamsite versus SharePoint communicatiesite: welke moet je kiezen?

Er is veel mogelijk binnen SharePoint. Organisaties kunnen inhoud, kennis en meer delen en beheren. Hierdoor bevorder je teamwork, kun je snel informatie vinden en gemakkelijk samenwerken met mensen over je gehele organisatie.

Hiervoor moet je wel op de juiste manier gebruik maken van SharePoint, je zult een keuze moeten maken tussen SharePoint bibliotheken, lijsten, hub-sites en wiki pagina’s.

In dit artikel lichten we één van deze keuzes uit; Sharepoint teamsites en communicatie sites. Wat is het verschil en wanneer maak je gebruik van welke? Kiezen tussen een teamsite en een communicatiesite moet beginnen met uw intentie en gewenste bedrijfsresultaten. Hoewel er nuances zijn om te verkennen, moet u op zijn minst nadenken over deze twee gebruiksscenario’s:

Verbinden, samenwerken, creëren

Als u een plek wilt creëren waar de leden van een werkgroep of projectteam kunnen samenwerken aan projectresultaten, een evenement kunnen plannen, de status kunnen volgen of ideeën kunnen uitwisselen, dan wilt u een teamsite. In een teamsite zijn alle leden inhoudsauteurs waar ze gezamenlijk inhoud maken en bewerken. Zie teamsites als een plek waar werk wordt gedaan. Voorbeeld: Uw projectteam heeft een plek nodig om samen te werken aan documenten. Ook al hebben jullie individuele opdrachten, je werkt collectief samen om één of meer assets te creëren. Het projectteam heeft een Team Site nodig.

Presenteren, delen, vertellen

wanneer u een bericht wilt “uitzenden”, een verhaal wilt vertellen, inhoud wilt delen om te bekijken (maar niet te bewerken) met een groot publiek of de hele organisatie, dan wilt u een communicatiesite. Op een communicatiesite zijn er meestal een klein aantal auteurs en een veel groter aantal lezers of consumenten van inhoud. Denk aan uw bedrijfsintranet. Zelfs als u delen van het intranet gebruikt om samen te werkenhebt, is het primaire doel van uw intranet om een verhaal te communiceren, zoals bedrijfsnieuws, of om diensten en informatie zoals uw voordelen en beleid onder de aandacht te brengen. Uw intranetsites zijn voorbeelden van communicatiesites.

Inhoudsopgave

Wanneer moet ik een teamsite maken?

Creëer een teamsite voor elke afzonderlijke groep mensen of werkeenheid

Als u al heel lang SharePoint gebruikt, denkt u misschien dat ’teamsite gelijk is aan subsite’. Weersta de verleiding om teamsites als subsites te maken! Veel bestuursbeslissingen (bijvoorbeeld de mogelijkheid om inhoud buiten de organisatie te delen en wie toestemming heeft om nieuwe leden voor het team uit te nodigen) vallen binnen de siteverzamelingVoor de meeste flexibiliteit, zowel vandaag als in de toekomst, zou elk team zijn eigen siteverzameling moeten krijgen. -service” site maken. Wanneer u een nieuwe Microsoft Teams- of teamsite inricht in Microsoft 365, krijgt u een nieuwesiteverzameling in uw tenant.

Als je dit goed doet, heb je veel teamsites. Waarom? Omdat u veel projecten en werkteams heeft – en elk van uw projecten of werkteams zal waarschijnlijk verschillende toegangs- en informatiebeheervereisten hebben. Zelfs als hetzelfde werkteam aan veel projecten werkt, moet u toch voor elk uniek project een unieke teamsite inrichten.

Samenwerken met mensen buiten de organisatie? Maak voor elke klant of partner een teamsite

Houd er rekening mee dat veel beheers- en beveiligingsgrenzen zijn beperkt tot de siteverzameling, en maak een nieuwe teamsite voor elk van uw verschillende klanten of partners als u een extranetomgeving hebt. Dit zorgt ervoor dat klant of partner A niet per ongeluk inhoud of informatie van klant of partner B “ziet”. Standaard zijn teamsites ingeschakeld met extern delen ingeschakeld . Dit kan worden gewijzigd door de SharePoint-beheerder in het Admin Center.

Elk lid heeft dezelfde rechten.

Hoewel uw teamsite een of meer eigenaren heeft, heeft normaal gesproken elk lid van het team dezelfde privileges op de site.

De startpagina van SharePoint brengt uw teamsites samen

Raak niet in paniek over hoe uw gebruikers mogelijk al deze teamsites zullen bijhouden – want de SharePoint-startpagina ondersteunt u!

De SharePoint-startpagina in Microsoft 365 brengt voor elke individuele persoon nieuws van alle teamsites waarvan ze lid zijn (en sites die ze volgen), sites die ze vaak bezoeken en ander nieuws dat wordt voorgesteld door Microsoft Graph. Het toont ook de meest recente activiteit op de sites die elke persoon vaak bezoekt.

Voorbeelden van teamsitescenario’s.

  • Projectteam dat samenwerkt om deliverables te voltooien en taken te beheren.
  • Feestcommissie planning van de jaarlijkse bijeenkomst. Als je werklocaties in meerdere regio’s hebt, heb je mogelijk veel feestcommissies en is elke teamsite van feestcommissies in een andere taal.
  • Human Resources-teamleden – iedereen die in HR werkt.
  • Uitvoerend Comité – verschillende leiderschapsgroepen binnen de organisatie.
  • Extranetsite om samen te werken met Partner A.
  • Een andere extranetsite om met Partner B samen te werken.

Maak een communicatiesite om een verhaal te laten zien, te delen of te vertellen.

Hier is een manier om na te denken over het verschil tussen een teamsite en een communicatiesite. Een teamsite is waar de worst wordt gemaakt – het is achter de toonbank en meestal privé. Een communicatiesite is waar de worst wordt verkocht – waar het zichtbaar is voor al onze “klanten” en waar ze onze worst komen kopen. Doorgaans willen onze klanten niet weten hoe we de worst maken (of hoe vaak we dat document moesten bewerken om het “klaar om te delen” te krijgen). Ze willen gewoon het eindproduct hebben.

Communicatiesites hebben twee verschillende gebruikerspersona’s.

Meestal heeft een communicatiesite een klein aantal mensen met toestemming om inhoud te schrijven en veel mensen die alleen toestemming hebben om inhoud te lezen. Teamsites gebruiken Microsoft 365 Groepen voor machtigingen. Communicatiesites gebruiken SharePoint-groepen.

Denk aan uw teamsites als waar u samenwerkt en uw communicatiesites als waar u communiceert.

Denk bijvoorbeeld aan uw afdeling Human Resources (HR). Doorgaans heeft HR ten minste één teamsite waar de leden van het HR-team kunnen werken aan het definiëren van een nieuw arbeidsvoorwaardenprogramma of het maken van de aankondiging over een organisatorische herstructurering. Tijdens het creatieproces werkt het HR-team privé op een teamsite die alleen toegankelijk is voor de leden van HR (of individuele “vrienden van HR” die bijdragen aan een of meer specifieke documenten). Zodra al het heen en weer over het bericht, document of programma is afgerond, staat het HR-team klaar om de informatie met de rest van het bedrijf te delen.

Wanneer ze klaar zijn om te delen, verplaatst het HR-team het document naar of schrijft het verhaal op een communicatiesite die openstaat voor de hele organisatie. Ze gebruiken een communicatiesite om “team naar organisatie” of “organisatie naar werknemers” informatie te delen. Hoewel ze in sommige gevallen om feedback kunnen vragen over de informatie die op hun communicatiesite wordt gedeeld (bijvoorbeeld met opmerkingen op de pagina), kan de inhoud zelf doorgaans alleen worden bewerkt door een klein aantal geautoriseerde gebruikers.

Voorbeelden van scenario’s voor communicatiesites.

  • “Officieel” bedrijfsnieuws
  • HR-team dat informatie over voordelen en vergoedingen communiceert
  • Reisteam publiceert richtlijnen over zakenreizen
  • Beleid en procedures
Functie
Teamsite
Communicatiesite
Wie maakt de site?
Site-eigenaar (of beheerders)
Site-eigenaar (of beheerders)
Wie maakt inhoud?
Alle leden zijn inhoudsauteurs die gezamenlijk inhoud maken en bewerken.
Klein aantal contentauteurs en een veel groter aantal contentlezers of consumenten.
Veiligheid
Microsoft 365 Groups
SharePoint-groepen
Standaardinstelling voor extern delen
Extern delen ingeschakeld (maar kan worden uitgeschakeld door de SharePoint-beheerder)
Extern delen uitgeschakeld (maar kan worden ingeschakeld door de SharePoint-beheerder)
Navigatie
Links
Bovenkant
Meertalige functies?
Nee
Ja
Wanneer je creëert, krijg je OOK …
Plannerbord, OneNote-notebook, e-mailadres voor de groep, gedeelde agenda, gedeelde mailbox, mogelijkheid om verbinding te maken met een Microsoft-team (als de site niet is gemaakt als onderdeel van het inrichten van een Microsoft Teams)
NIETS dan een SharePoint-communicatiesite

Download het gratis eBook:

Maak kennis met SharePoint

Maak kennis met SharePoint foto

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Meer lezen

    multi-tenant-kopstuk
    Achtergrond

    De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

    In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!