Slim vergaderen met Copilot in Outlook

Plan razendsnel meetings in!

Jovi-Akkermans

Jovi Akkermans | Market Development Specialist

Het plannen van een vergadering klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het vaak een tijdrovende klus. Wie moet erbij zijn? Wanneer is iedereen beschikbaar? Wat moet er besproken worden? En waar vindt de meeting plaats? Dankzij een nieuwe update van Copilot in Outlook wordt dit proces nu aanzienlijk eenvoudiger.

Met de integratie van Copilot Chat- en Outlook hoef je niet langer handmatig agenda’s te vergelijken of eindeloos heen en weer te mailen. Je geeft simpelweg in natuurlijke taal aan wat je nodig hebt, en Copilot regelt de rest.

Hoe werkt het?

Stel, je typt in Copilot Chat:

“Plan een meeting met het marketingteam over de Q1-strategie volgende week.”

Copilot zet deze opdracht automatisch om in concrete acties:

  • Beschikbaarheid controleren
    Copilot controleert de agenda’s van de genoemde deelnemers (individuen of groepen zoals “marketingteam”) en zoekt naar een geschikt tijdslot.
  • Tijd en datum voorstellen
    Op basis van de beschikbaarheid stelt Copilot één of meerdere opties voor, inclusief alternatieven bij conflicten.
  • Deelnemers toevoegen
    Copilot herkent automatisch wie er betrokken moeten zijn, op basis van je prompt of eerdere communicatie. Je kunt uiteraard ook handmatig deelnemers aanpassen.
  • Agenda genereren
    Op basis van het onderwerp stelt Copilot een concept-agenda op. Deze kun je direct gebruiken of naar wens aanpassen.
  • Locatie voorstellen
    Afhankelijk van eerdere voorkeuren stelt Copilot een fysieke vergaderruimte of een Microsoft Teams-link voor.

Werkt ook vanuit e-mails

Een van de krachtigste functies van Copilot in Outlook is de mogelijkheid om direct vanuit e-mails een vergadering te plannen. Ontvang je bijvoorbeeld een voorstel voor een overleg? Dan hoef je alleen maar te zeggen:

“Plan een meeting op basis van deze e-mail.”

Copilot analyseert automatisch de inhoud, herkent de betrokken personen (inclusief CC/BCC), haalt relevante onderwerpen en bijlagen op, en stelt een compleet vergaderverzoek voor je op.

Intuïtieve interface

In Outlook presenteert Copilot alle suggesties overzichtelijk in één scherm. Je ziet direct wie er wordt uitgenodigd, welke tijden beschikbaar zijn en welke agendapunten worden voorgesteld, klaar om te bevestigen of aan te passen.

Wat levert het op?

Deze functie helpt elke rol om sneller en slimmer te schakelen. Geen eindeloos heen-en-weer mailen meer, altijd een duidelijke agenda en minder kans op dubbele boekingen. Met Copilot in Outlook bespaar je tijd en verhoog je de effectiviteit van je meetings.

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download

Meer weten over de
mogelijkheden van AI?

Jovi-Akkermans

Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001