Een sprong vooruit met Microsoft Teams Telefonie

Praktijkcasus

Branche:

Woningcorporatie

Locaties:

Zuid-Holland

Werkplekken:

30

De uitdaging

Een woningcorporatie die zich richt op duurzaamheid en klanttevredenheid, had te maken met een verouderd telefoniesysteem dat inefficiënte communicatie en hoge operationele kosten veroorzaakte. Dit hinderde hun vermogen om snel en effectief op klantvragen te reageren en bemoeilijkte de samenwerking tussen teams op verschillende locaties.

De oplossing

In samenwerking met OfficeGrip en Odido moderniseerde de woningcorporatie hun telefoniesysteem door over te stappen op Microsoft Teams Telefonie, geïntegreerd met het Odido platform. Deze oplossing centraliseerde zowel mobiele als vaste telefonie, waardoor communicatieprocessen stroomlijnen en samenwerking verbeterde. Medewerkers kunnen nu snel klantvragen afhandelen, oproepen efficiënt doorverbinden en voicemails vanaf elk apparaat toegankelijk maken, wat leidt tot hogere klanttevredenheid en kostenbesparingen.

Een dynamische woningcorporatie heeft recent een aanzienlijke stap vooruit gezet door de kracht van Microsoft Teams te combineren met het Odido Telefonie platform, wat hun dienstverlening naar een hoger niveau heeft getild. We spraken hen over hun reis en hoe deze transitie hen heeft geholpen om productiever en efficiënter te werken.

Over deze woningcorporatie

Met een sterke focus op duurzaamheid en klanttevredenheid streeft de woningcorporatie ernaar om een betrouwbare partner te zijn voor huurders en woningzoekenden. Het toegewijde team werkt dagelijks aan het verbeteren van de leefbaarheid en woonkwaliteit in hun verzorgingsgebied. De organisatie staat bekend om hun klantgerichte benadering en maatschappelijke betrokkenheid, wat hen een gewaardeerde speler maakt in de woningmarkt. Als kleinschalige organisatie met ruim 2500 woningen kennen zij hun huurders goed en weten zij precies hoe hun bezit in elkaar steekt.

"Dankzij de samenwerking van OfficeGrip en Odido heeft de woningcorporatie een communicatiesysteem dat klaar is voor de toekomst, ten dienste van hun huurders en gemeenschap"

De overgang naar VoIP

In 2019 besloot de woningcorporatie hun communicatiesysteem te moderniseren. Er werd gekozen voor VoIP (Voice over Internet Protocol), een technologie die spraakcommunicatie via internetverbindingen mogelijk maakt. Deze stap bracht niet alleen verbeteringen in de communicatie, maar ook een significante groei in digitale transformatie en organisatorische efficiëntie. Het team kan nu sneller reageren op klantvragen, effectiever samenwerken en strategische beslissingen nemen op basis van betrouwbare data. Hierdoor positioneert de woningcorporatie zich als een toekomstgerichte organisatie die klaar is om de uitdagingen van de moderne woningmarkt aan te gaan. 

Keuze voor OfficeGrip en Odido

Om verdere stappen te zetten, werkte de woningcorporatie samen met OfficeGrip en Odido om ontbrekende functionaliteiten in hun communicatiesysteem te integreren. De keuze viel op deze partners vanwege hun transparante aanpak en expertise in Microsoft Teams en telefonie-integratie. Daarnaast bood de non-profitstatus van de woningcorporatie toegang tot voordeligere Microsoft-licenties, wat de keuze voor Microsoft Teams Telefonie nog aantrekkelijker maakte.

"Het team benadrukt dat ze trots zijn op deze technologische vooruitgang en de betrouwbaarheid van het systeem, dat tot nu toe probleemloos functioneert."

De expertise van Odido

Odido, voorheen T-Mobile, speelde een cruciale rol in de integratie van Microsoft Teams met hun telefonieplatform. Dankzij het sterke partnership tussen OfficeGrip en Odido kon een moderne communicatieoplossing worden geleverd, die zowel mobiele als vaste telefonie via Microsoft Teams mogelijk maakt. Dit verminderde de afhankelijkheid van standalone telefoniesystemen, stroomlijnde workflows en leidde tot kostenbesparingen.

Het implementatieproces

Het implementatieproces van Microsoft Teams Telefonie verliep soepel. De consultants van OfficeGrip waren proactief, werkten nauw samen met de woningcorporatie en stelden heldere deadlines. De woningcorporatie kijkt met een goed gevoel terug op de implementatie en roemt de expertise en betrokkenheid van OfficeGrip gedurende het gehele proces.

De kracht van
Microsoft Teams Telefonie

Sinds de implementatie heeft de woningcorporatie gemerkt dat de bereikbaarheid is gemaximaliseerd en interne en externe communicatie zijn gecentraliseerd. Oproepen worden nu efficiënt doorverbonden en voicemails zijn vanaf elk apparaat toegankelijk. Het team benadrukt dat ze trots zijn op deze technologische vooruitgang en de betrouwbaarheid van het systeem, dat tot nu toe probleemloos functioneert.

De integratie van Microsoft Teams heeft geleid tot een centrale omgeving voor alle communicatie, waardoor inkomende oproepen nu eenvoudig bij meerdere personen of afdelingen kunnen binnenkomen. Met de toevoeging van keuzemenu’s en wachtrijen is de efficiëntie van de oproeproutering verbeterd, wat ervoor zorgt dat oproepen snel naar de juiste afdeling of persoon worden geleid. Bovendien is het doorverbinden van oproepen naar collega’s eenvoudiger dan ooit, en door de toegankelijkheid van voicemails worden geen oproepen meer gemist. De woningcorporatie is blij dat ze tot de eersten behoren die deze innovatieve oplossing gebruiken en waardeert de stabiliteit van het systeem, wat hun vertrouwen in de implementatie versterkt.

Een succesvolle samenwerking

Dit praktijkvoorbeeld toont aan hoe strategische samenwerkingen en de keuze voor innovatieve technologieën leiden tot verbeterde bedrijfsprocessen en klanttevredenheid. Dankzij de samenwerking van OfficeGrip en Odido heeft de woningcorporatie een communicatiesysteem dat klaar is voor de toekomst, ten dienste van hun huurders en gemeenschap.

Klaar om aan de slag te gaan met Microsoft Teams Telefonie?

Jacintha denkt graag
met u mee.