Stop met “iedereen dezelfde licentie”

💡Belangrijkste inzichten

“Iedereen dezelfde licentie” lijkt handig, maar kost je vaak onnodig veel geld en levert óf frustratie óf risico op. Niet iedereen heeft dezelfde features, toegang en beveiliging nodig. 

Werk daarom met persona’s en wijs licenties toe op basis van impact en werkstijl. Zo verlaag je licentiekosten, verbeter je adoptie en maak je security proportioneel, zonder extra beheerdruk.

Het klinkt zo logisch. Je kiest één licentie, rolt die uit naar iedereen en klaar. Geen discussies, geen uitzonderingen, geen gedoe. Maar in de praktijk is “iedereen dezelfde licentie” vaak de duurste standaardkeuze die je als organisatie kunt maken.

Waarom? Omdat een licentie niet alleen een prijskaartje is, maar ook een ontwerpkeuze. Je bepaalt ermee welke tools mensen krijgen, hoeveel mogelijkheden ze hebben, welke risico’s je accepteert en hoeveel support je straks nodig hebt. Als je dat gelijk trekt voor iedereen, betaal je bijna altijd voor te veel bij de één en te weinig bij de ander.

In dit artikel laten we zien waarom het misgaat, wat een beter alternatief is, en hoe je licenties logisch verdeelt op basis van persona’s. Niet om moeilijk te doen, maar om grip te krijgen op kosten, security én productiviteit.

Waarom “één licentie voor iedereen” bijna altijd misgaat

1. Over-licensing: je betaalt voor features die niemand gebruikt

De meeste organisaties hebben een groep medewerkers die prima uit de voeten kan met basisfunctionaliteit. Toch krijgen zij vaak dezelfde (zwaardere) licentie als mensen met complexere behoeften. Het resultaat is voorspelbaar: je betaalt voor capabilities die nooit worden aangeraakt.

En het wordt nog lastiger omdat licenties vaak “onzichtbare kosten” zijn. Een paar euro per gebruiker per maand lijkt weinig, totdat je het over honderden gebruikers en meerdere jaren uitrolt. Dan is “simpel houden” ineens een structurele kostenpost.

2. Under-licensing: mensen missen functies en gaan omwegen zoeken

Het tegenovergestelde gebeurt ook. Als je één licentie kiest die voor de bulk “wel oké” is, dan missen je power users, key users of high-risk rollen net die functies die hun werk sneller of veiliger maken.

Wat gebeurt er dan? Workarounds. Extra tools. Handmatige processen. Bestanden die via privékanalen worden gedeeld. Of teams die buiten de standaard om een SaaS-oplossing aanschaffen “omdat het anders niet werkt”. Je krijgt shadow IT, versnippering en uiteindelijk meer beheerdruk.

3. Security-mismatch: te veel frictie voor de één, te weinig bescherming voor de ander

De grootste blinde vlek in het “één licentie”-denken is dat niet iedereen hetzelfde risicoprofiel heeft.

  • Sommige medewerkers werken met vertrouwelijke klantdata, financiële informatie of strategische besluitvorming.

  • Anderen hebben vooral taakgerichte werkzaamheden met beperkte toegang en weinig gevoelige data.

Als je die twee groepen gelijk behandelt, creëer je óf frictie (te streng voor low-risk), óf risico (te licht voor high-risk). En frictie leidt altijd tot “schaduwgedrag”: mensen proberen security te omzeilen omdat het werk anders stroef wordt.

4. Je supportkosten gaan omhoog

Een te zware licentie en toolset voor iemand die vooral eenvoudige taken doet, leidt tot complexiteit. Complexiteit leidt tot vragen. En vragen leiden tot tickets.

Een te lichte licentie voor iemand die veel moet samenwerken of informatie moet verwerken, leidt juist tot “het lukt niet” tickets. In beide gevallen betaal je dubbel: eerst voor de licentie, daarna voor support en productiviteitsverlies.

SharePoint templates

Het alternatief: rightsizing via persona’s

In plaats van licenties te verdelen op functietitels of afdelingen, werk je met persona’s. Een persona is een herkenbaar medewerkerprofiel gebaseerd op werkstijl, verantwoordelijkheden en risico’s. Niet “Sales” of “Finance”, maar bijvoorbeeld:

  • iemand die veel reist en snel moet samenwerken,

  • iemand die met hoge vertrouwelijkheid werkt,

  • iemand die vooral taakgericht werkt met beperkte toegang,

  • iemand die intensief content creëert en reviewt.

Met persona’s kun je licenties “right-sizen”: precies genoeg voor wat iemand nodig heeft, passend bij het risico en het werk. Het doel is niet om iedereen een zo goedkoop mogelijke licentie te geven. Het doel is om keuzes bewust te maken en kosten transparant te krijgen per profiel.

Persona’s zorgen ervoor dat licenties geen losse inkoopbeslissing zijn, maar onderdeel van het ontwerp van je digitale werkplek.

De 3 afwegingen die je altijd maakt

Als je licenties persona-based toewijst, kijk je steeds langs dezelfde drie assen. Dat maakt het eenvoudig, herhaalbaar en goed uit te leggen aan de business.

De 3 pijlers van een People Centric Workplace

1. Veiligheid

Welke toegang heeft deze persona nodig? Met welke data werkt deze persona? Wat is de impact als het misgaat?

High-risk persona’s vragen om zwaardere maatregelen, zoals strengere toegangsvoorwaarden, betere monitoring of uitgebreidere bescherming. Low-risk persona’s moeten vooral zonder gedoe kunnen werken binnen duidelijke grenzen.

De kunst is: maximale bescherming waar het moet, minimale frictie waar het kan.

2. Productiviteit

Wat moet deze persona dagelijks kunnen? Hoe werkt die samen? Welke tools zijn essentieel om het werk soepel te laten verlopen?

Productiviteit gaat niet over “meer features”, maar over het wegnemen van frictie. Als mensen de juiste tools hebben voor hun manier van werken, heb je minder workarounds, sneller resultaat en hogere adoptie.

3. Kosten

Pas als veiligheid en productiviteit kloppen, ga je optimaliseren op kosten. Maar dan wordt het ineens heel concreet: je ziet per persona welke licentie en tooling logisch is, en wat het verschil is als je iemand zwaarder of lichter positioneert.

Het voordeel: je kunt kosten bespreekbaar maken zonder dat het “bezuinigen” voelt. Je bent simpelweg de werkplek slim aan het ontwerpen.

Voorbeeldopzet: persona’s met verschillende licentiebehoeften

Je hoeft niet meteen met tien persona’s te beginnen. Sterker nog: dat raden we af. Start met vier duidelijke persona’s die iedereen direct herkent.

In onze People Centric Workplace-aanpak werken we bijvoorbeeld met Directie, Management, Medewerker en Frontline. Het voordeel hiervan is dat je licenties niet meer “one size fits all” toewijst, maar laat aansluiten op impact, werkstijl en risico.

PCW Infographics Frame 1b

Persona 1: Directie

Eindverantwoordelijk, hoge impact en externe exposure. Deze mensen moeten frictieloos kunnen werken, terwijl de omgeving aantoonbaar veilig is.

  • Beveiliging: Hoog

  • Productiviteit: Hoog

  • Kosten: Hoog

Licentie-logica: je kiest hier eerder voor “maximale bescherming + volledige functionaliteit”, omdat één incident veel impact heeft en toegang vaak breed is.

Persona 2: Management

Team- en projectverantwoordelijk. Sterke samenwerking en rapportage zijn essentieel, met solide beveiliging.

  • Beveiliging: Hoog

  • Productiviteit: Hoog

  • Kosten: Midden

Licentie-logica: rijkere collaboration- en managementmogelijkheden, met stevige security, maar niet per se alles wat Directie nodig heeft.

Persona 3: Medewerker

Operationele kenniswerker. Heeft vooral een basis nodig die stabiel, eenvoudig en snel werkt, zonder overmaat aan features.

  • Beveiliging: Midden

  • Productiviteit: Mid/Hoog

  • Kosten: Laag

Licentie-logica: “goed en compleet genoeg” voor dagelijks werk, met passende basisbeveiliging. Je voorkomt hier vooral dat je betaalt voor features die nauwelijks gebruikt worden.

Persona 4: Frontline

Balie-/veld-/winkelprofiel. Nadruk op bereikbaarheid en planning, vaak op gedeelde devices.

  • Beveiliging: Basis

  • Productiviteit: Gefocust

  • Kosten: Zeer laag

Licentie-logica: taakgerichte set die precies ondersteunt wat nodig is (communicatie/planning/toegang tot kerninformatie), zonder overbodige extra’s. Ideaal om licentiekosten laag te houden én beheer eenvoudig.

Quick scan: 5 signalen dat je nu over-licensed bent

Herken je dit? Dan is de kans groot dat je geld lekt of risico’s stapelt.

  1. Gebruikers gebruiken maar een klein deel van de functionaliteit
    Veel features staan aan, maar worden niet benut.

  2. Veel supporttickets over complexiteit
    “Waar vind ik dit?” of “waarom moet dit zo?” duidt vaak op te zware tooling voor een persona.

  3. Veel uitzonderingen en handmatige toekenningen
    Als je licentiebeleid niet past bij werkstijlen, krijg je uitzonderingsprocessen.

  4. Teams gebruiken extra tools naast de standaard
    Als de standaard niet aansluit, ontstaat versnippering en shadow IT.

  5. Structurele frictie tussen security en gebruiksgemak
    Klachten over inloggen, toegang of blokkades zijn vaak een signaal dat je security niet proportioneel is ingericht.

Wat levert persona-based licensing op?

Minder verspilling, meer voorspelbaarheid

Je haalt overbodige licenties weg waar ze niet nodig zijn, en investeert gericht waar het wél waarde oplevert. Dat maakt je IT-uitgaven beheersbaar en voorspelbaar.

Betere security met minder weerstand

Je beveiliging past bij het risicoprofiel. High-risk persona’s krijgen de bescherming die nodig is, zonder dat low-risk persona’s onnodig worden afgeremd. Dat verlaagt het risico én het “omzeilgedrag”.

Hogere adoptie en productiviteit

Mensen krijgen tools die passen bij hun werk. Minder gedoe, minder workarounds, sneller resultaat. En als de werkplek logisch voelt, stijgt de adoptie vanzelf.

Minder beheerdruk en support

Minder uitzonderingen, minder tickets, minder versnippering. Je werkplek wordt eenvoudiger te beheren omdat hij ontworpen is, niet “bij elkaar gekocht”.

Licenties zijn geen inkooplijst, maar een werkplekkeuze

Als je één ding meeneemt uit dit blog, laat het dit zijn: licenties zijn niet alleen een kostenregel. Ze bepalen hoe mensen werken, hoe veilig je bent, en hoe complex je beheer wordt.

Stop dus met “iedereen dezelfde licentie”. Start met persona’s. Maak de balans tussen veiligheid, productiviteit en kosten expliciet. En bouw je licentiemodel als onderdeel van je People Centric Workplace, zodat de werkplek past bij je mensen.

eBook-cover-PCW-02

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

Download

Ontdek hoe je kosten verlaagt met persona-based rightsizing

Download gratis ons eBook voor meer informatie.

eBook-cover-PCW-02

eBook aanvragen

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001