Tips voor veilige bestandsopslag binnen Microsoft 365

Medewerkers zijn vaak belast met het voorbereiden van documenten die vereisen dat zij expertise verzamelen van verschillende mensen, vaak zowel intern als extern van hun organisatie. Deze gangbare werkwijze kan uw bedrijfsgegevens onderweg blootleggen op onbeveiligde punten. Om het risico te beperken, heeft Microsoft 365 het proces voor het delen van bestanden vereenvoudigd en beveiligd, zodat werknemers eenvoudig gegevens, expertopinies, bewerkingen en reacties kunnen verzamelen – van alleen de juiste mensen in één document.

Hoe kan ik informatie centraal opslaan, zodat deze kan worden gevonden door collega’s, maar niet door iemand anders?

Om deze vraag te beantwoorden, beginnen we met het kijken naar de opslag en vervolgens naar het zoeken binnen Microsoft 365.

Veilig opslaan

Om uw werknemers te helpen eenvoudig relevante gegevens voor hun projecten te vinden en die gegevens intern en veilig te houden, kunt u een teamsite bouwen in SharePoint Online. Als uw werknemers aantekeningen of informele inzichten vindbaar moeten maken, maar de informatie beveiligd moeten houden, raden we aan om gebruik te maken van OneNote en moeten medewerkers hun notities beveiligen met een wachtwoord. U kunt OneNote via Microsoft Intune inzetten op de door Intune beheerde werknemersapparaten of uw werknemers laten inloggen met hun Microsoft Azure-ID en OneNote downloaden naar hun apparaten. De eigenaar van de SharePoint-bibliotheek, lijst of enquête kan de machtigingen wijzigen om de juiste mensen toegang te geven tot de gegevens die ze nodig hebben, terwijl ze de toegang voor anderen beperken. U kunt uw medewerkers ook machtigen om hun eigen SharePoint Online-team te bouwen en te onderhouden met veiligheidsgaranties die u heeft ingesteld.

Zoek veilig

Nadat u uw teamsite heeft opgezet, kunnen SharePoint Intelligent Search and Discovery u en uw werknemers relevante informatie uit de werkbestanden van andere werknemers in Microsoft 365 laten ontdekken en organiseren. Het houdt de documenten van uw organisatie alleen vindbaar binnen uw beschermde cloud, volgens de machtigingsinstellingen van elke gebruiker. U kunt ook machtigingen instellen, zodat uw medewerkers alleen documenten zien waartoe u hen al toegang heeft verleend.

Hoe maak ik gebruik van automatisering om ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste rechten hebben?

Door een dynamische groep in te schakelen in Azure Active Directory (Azure AD), zorgt u ervoor dat gebruikers automatisch kunnen worden toegewezen aan groepen op basis van kenmerken die u definieert. Als gebruikers bijvoorbeeld naar een nieuwe afdeling gaan en hun afdelingsnaam wordt gewijzigd in Azure AD, wijst de regel hen automatisch toe aan nieuwe beveiligingsgroepen die zijn gedefinieerd voor hun nieuwe afdeling. Door deze op Azure AD gebaseerde geavanceerde regels te gebruiken die complexe, op attributen gebaseerde, dynamische lidmaatschappen voor groepen mogelijk maken, kunt u organisatiegegevens op verschillende niveaus beschermen.

Implementatietips van de experts

• Maak informatie vindbaar en veilig. Help uw medewerkers om eenvoudig relevante gegevens voor hun projecten te vinden. Begin met het bouwen van een teamsite in SharePoint Online. Sla notities veilig op in Microsoft OneNote en zorg ervoor dat ze relevante informatie ontdekken in Office 365 met SharePoint Intelligent Search and Discovery.