De Facilitator is een slimme AI-assistent binnen Microsoft Teams die je helpt om vergaderingen gestructureerd, doelgericht en efficiënt te laten verlopen. Denk aan een digitale notulist en vergadercoach in één.

Wat doet de Facilitator?

Tijdens een vergadering:

• Genereert hij real-time notities die door alle deelnemers bewerkt kunnen worden
• Houdt hij actiepunten en beslissingen bij
• Geeft hij een samenvatting van open vragen
• Helpt hij je op tijd te blijven met agendatimers en herinneringen
• Kan hij zelfs taken aanmaken en synchroniseren met Planner

De Facilitator werkt alleen in vergaderingen waarvoor je een Microsoft 365 Copilot-licentie hebt. Externe deelnemers kunnen de updates wel zien, maar niet activeren.

Hoe zet je Facilitator aan?

Je kunt Facilitator op twee manieren inschakelen:

1. Bij het plannen van een vergadering:
   • Ga naar je Teams-agenda
   • Open een nieuwe vergadering
   • Zet de Facilitator-toggle aan in de vergaderdetails
2. Tijdens een lopende vergadering:
   • Klik op de drie puntjes (…) in de vergaderbesturing
   • Kies “Facilitator inschakelen”

Let op: Facilitator werkt alleen in geplande vergaderingen – niet in kanaalvergaderingen, ad-hoc calls of instant meetings.

Voorwaarden om Facilitator te gebruiken

• Je hebt een actieve Microsoft 365 Copilot-licentie
• Je IT-admin moet Facilitator hebben geactiveerd in het Teams Admin Center
• Loop-componenten moeten zijn ingeschakeld (voor notities)
• Transcriptie moet zijn toegestaan in je vergaderbeleid

Kortom: De Facilitator is jouw AI-vergaderpartner in Teams. Hij helpt je om vergaderingen productiever te maken, zonder dat je zelf alles hoeft bij te houden.

Ja, absoluut!
Ook als iedereen in dezelfde ruimte zit, kun je de Facilitator in Microsoft Teams gewoon gebruiken. Het enige wat je nodig hebt is een laptop of device waarop Teams draait, en een geplande vergadering waarin je Facilitator activeert.

Wat doet Facilitator in een fysieke setting?

• Live transcriptie van wat er gezegd wordt
• Actiepunten en samenvattingen worden automatisch gegenereerd
• Taken en besluiten worden vastgelegd en kunnen direct gedeeld worden

Dit is ideaal voor vergaderingen waarbij je geen notulist hebt, of als je achteraf snel wilt teruglezen wat er besproken is.

Hoe zet je het aan?

1. Plan de vergadering in Teams, ook al vindt die fysiek plaats.
2. Zet Facilitator aan via de vergaderdetails of tijdens de meeting via (…) → Facilitator inschakelen.
3. Zorg dat transcriptie is ingeschakeld en dat je device goed geluid opvangt (bijvoorbeeld via een microfoon of speakerphone).

💡 Tip: Je kunt ook een Teams Room gebruiken voor betere audio en automatische transcriptie van groepsgesprekken.

Kortom: Of je nu online vergadert of fysiek bij elkaar zit – met Facilitator in Teams haal je het maximale uit je meeting. Slim, efficiënt en altijd goed gedocumenteerd.

Nee, een opname is niet verplicht.
Copilot en Facilitator kunnen prima werken met alleen een live transcriptie – zolang die is ingeschakeld tijdens de vergadering. Je hoeft dus geen video- of audio-opname te maken om gebruik te maken van AI-functionaliteiten zoals samenvattingen, actiepunten of taakherkenning.

Hoe werkt het?

• Transcriptie zet gesproken tekst om in geschreven tekst, realtime.
• Copilot gebruikt deze transcriptie om:
  • Samenvattingen te genereren
  • Taken en besluiten te herkennen
  • Context te bieden voor vervolgacties

Belangrijk om te weten:
Bij vergaderingen waar alleen transcriptie is ingeschakeld (zonder opname), wordt de transcriptie verwijderd zodra de vergadering wordt beëindigd. Wil je de inhoud bewaren? Dan is het aan te raden om óók een opname te starten.

Wanneer is opnemen wél handig?

Een opname is nuttig als je:

• De vergadering later wilt terugkijken
• De transcriptie wilt koppelen aan een video
• De volledige context wilt bewaren voor afwezigen

Maar voor Copilot en Facilitator is het dus geen vereiste – zolang transcriptie actief is tijdens de meeting.

Kortom: Transcriptie is voldoende voor slimme AI-ondersteuning in vergaderingen. Geen opname nodig, wél efficiënt samenwerken.

Ja dit kan, maar met beperkingen.
Je kunt Copilot gebruiken in een Teams-vergadering, ook als je niet de organisator bent – mits bepaalde voorwaarden zijn vervuld.

Wat is er nodig?

• Transcriptie of opname moet zijn ingeschakeld.
  Alleen de organisator of mede-organisator van de vergadering kan deze starten. Als zij dit niet doen, kan Copilot geen samenvattingen of actiepunten genereren.
• De vergadering moet zijn georganiseerd binnen jouw organisatie.
  Als de vergadering is opgezet door een externe partij, is Copilot meestal niet beschikbaar voor deelnemers van jouw organisatie.

Toegangsrechten

De organisator bepaalt wie toegang heeft tot:

• De opname
• De transcriptie
• De AI-samenvatting van Copilot

Als jij als deelnemer geen toegang hebt tot deze onderdelen, dan kun je Copilot ook niet gebruiken voor terugkijken of samenvatten na afloop.

Let op: Als transcriptie niet is gestart, dan is Copilot alleen beschikbaar tijdens de vergadering en verdwijnt alle gegenereerde informatie zodra de meeting eindigt.

Kortom: Je hoeft geen organisator te zijn om Copilot te gebruiken, maar je bent wel afhankelijk van de instellingen die de organisator kiest. Wil je zeker weten dat je Copilot kunt gebruiken in een vergadering? Vraag vooraf of transcriptie of opname wordt ingeschakeld – of plan zelf de meeting als dat mogelijk is.