Uniformiteit en een professionele uitstraling met centraal e-mail handtekeningen beheer

Vlirdens-logo

Branche:

Bedrijfsconsulting en -service

Locatie:

Doorn

Werkplekken:

125

De uitdaging

Vlirdens was op zoek naar een manier om hun e-mailhandtekeningen uniform te maken en eenvoudig actuele marketingbanners toe te voegen aan hun uitgaande e-mails. Ze hadden hiervoor een interne tool ontwikkeld, maar deze bleek moeilijk te onderhouden. De tool draaide lokaal op de clients, wat het beheer inefficiënt maakte, omdat elke wijziging handmatig moest worden doorgevoerd op elk apparaat.

De oplossing

De verschuiving naar mobiel gebruik maakte het voor Vlirdens noodzakelijk om ervoor te zorgen dat e-mails, of ze nu van een desktop of mobiel apparaat kwamen, altijd een professionele uitstraling hadden. Het bestaande systeem zorgde voor inconsistenties bij de weergave van e-mailhandtekeningen op mobiele apparaten, iets wat door OfficeGrip werd opgelost met een server-side oplossing die centraal wordt beheerd. Dit garandeert een consistente en professionele weergave, ongeacht het apparaat.

Over Vlirdens

Vlirdens is een specialist op het gebied van workforce management en helpt organisaties om werk efficiënter te organiseren. Met 125 medewerkers zet Vlirdens zich in voor het verbeteren van werkprocessen en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Ze bieden zowel advies als software-oplossingen om organisaties in staat te stellen het maximale uit hun werkprocessen te halen. Hun missie is om “Nederland meer werkend” te maken door werk beter te plannen en zo de efficiëntie in diverse sectoren te verhogen.

''Wij wilden graag uniformiteit in onze emailhandtekeningen en daarnaast vanuit marketingbanners met actualiteiten kunnen toevoegen.''

Oliver Talens – Marketing Manager

Uniformiteit in e-mailhandtekeningen en marketingbanners

Vlirdens streefde naar een uniforme uitstraling in hun e-mailcommunicatie, gecombineerd met de wens om marketingbanners met actuele informatie eenvoudig in te voegen. Echter, de bestaande oplossing vergde veel onderhoud en draaide lokaal op de systemen van de medewerkers, wat het beheer bemoeilijkte. OfficeGrip biedt met haar cloudgebaseerde oplossing via CodeTwo de mogelijkheid om e-mailhandtekeningen centraal te beheren, wat zorgt voor uniformiteit zonder extra onderhoudskosten. Dit maakt het beheer en de aanpassing van e-mailhandtekeningen efficiënter en eenvoudiger.

”Wij wilden graag uniformiteit in onze emailhandtekeningen en daarnaast vanuit marketingbanners met actualiteiten kunnen toevoegen. Wij hadden hiervoor zelf een tool ontwikkeld maar dat vergde teveel onderhoud. Daarnaast draaide deze tool lokaal op de clients, waardoor het minder goed te beheren was.”

Mobile First strategie in e-mailcommunicatie

Steeds meer organisaties zetten in op een ‘mobile first’-strategie, gezien het toenemende gebruik van mobiele apparaten. Dit geldt ook voor e-mailcommunicatie, waarbij het belangrijk is dat e-mails er professioneel uitzien, ongeacht het apparaat waarmee ze verzonden worden. De server-side oplossing van OfficeGrip maakt het mogelijk om e-mailhandtekeningen consistent te houden, zowel op desktops als op mobiele apparaten, zodat de e-mail er altijd netjes en professioneel uitziet, ongeacht het platform.

''In lijn met de almaar verder groeiende verschuiving van desktop naar mobile, voeren wij de “mobile first” strategie steeds verder overal in door. Mails verzonden via iPhone of Android moeten daarbij net zo professioneel ogen als wanneer deze via een desktop of laptop zijn verzonden. De server-side oplossing faciliteert dit.''

Oliver Talens – Marketing Manager

De juiste balans tussen
uniformiteit en flexibiliteit

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Microsoft 365 Email Signature Management is het gecentraliseerde beheer, waarmee organisaties de uniforme uitstraling van hun e-mailhandtekeningen kunnen waarborgen. Toch wordt flexibiliteit niet uit het oog verloren. Door Microsoft 365 Email Signature Management kunnen medewerkers, afhankelijk van de instellingen, bijvoorbeeld zelf de afsluitende zin kiezen, zodat de communicatie persoonlijk blijft, terwijl de algehele handtekening consistent blijft.

”Microsoft 365 Email Signature Management biedt een goede oplossing voor gecentraliseerd beheer. Hoewel enkele collega’s het als een nadeel zien dat ze niet meer zelf kunnen bepalen wat er onder de mail staat, wegen de voordelen op tegen de nadelen. Hierbij zijn we deze collega’s wel tegemoet gekomen door ze zelf de afsluitende zin te kunnen laten bepalen. Soms bijvoorbeeld ‘Met vriendelijke groeten’. Soms ‘groetjes’.”

Lees meer over Microsoft 365 Email Signature Management

Klaar om aan de slag te gaan met Microsoft 365 Email Signature Management?

Jovi-Akkermans

Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001