Voeg handtekeningen en disclaimers toe aan uw e-mail met Office 365

Met behulp van Exchange Online biedt Outlook Web App e-mail en agenda’s voor Office 365-abonnees. Net als Outlook 2010 biedt Outlook Web App een eenvoudige manier om e-mailberichten aan te passen met persoonlijke informatie of om te voldoen aan wettelijke voorschriften met wettelijke disclaimers.

Hieronder leert u hoe u deze functies gebruikt om uw e-mail voor u te laten werken.

Maak een e-mailhandtekening in vier stappen 

1. Klik bovenaan de pagina van de Outlook-webtoepassing op Opties> Alle opties weergeven> Instellingen> E-mail.
2. Typ en formatteer uw handtekening in het vak E-mailhandtekening. Als u zowel Outlook Web App als Outlook gebruikt en een handtekening in beide wilt, moet u in elk een handtekening maken.
3. Als u uw handtekening aan alle uitgaande berichten wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje ‘Mijn handtekening automatisch opnemen in berichten die ik verzend’ in.
4. Klik op Opslaan of druk op CTRL + S.

Snelle tip:
Als u uw handtekening niet automatisch wilt opnemen, kunt u deze toevoegen aan een nieuw bericht door op ‘Handtekening invoegen’ op de werkbalk te klikken.
Disclaimers toevoegen aan uitgaande berichten

Als u de beheerder bent van de Office 365-service van uw bedrijf, kunt u een afwijzing van aansprakelijkheid voor e-mailberichten maken. Een disclaimer is tekst die automatisch wordt toegevoegd aan e-mailberichten. Disclaimers worden meestal gebruikt voor het verstrekken van juridische informatie, waarschuwingen over onbekende of niet-geverifieerde afzenders of om andere redenen, zoals bepaald door een organisatie.

Dit is een voorbeeld van een disclaimer: BELANGRIJKE MEDEDELING: Dit e-mailbericht is alleen bedoeld om te worden ontvangen door personen die recht hebben op de vertrouwelijke informatie die het kan bevatten. E-mailberichten aan cliënten van Contoso kunnen informatie bevatten die vertrouwelijk en wettelijk beschermd is. Gelieve dit bericht niet te lezen, kopiëren, door te sturen of op te slaan, tenzij u een bedoelde ontvanger ervan bent. Als u dit bericht ten onrechte hebt ontvangen, stuurt u het door naar de afzender en verwijdert u het volledig van uw computersysteem.

U kunt als volgt een disclaimer maken die is toegevoegd aan de onderkant van alle berichten die naar externe ontvangers zijn verzonden:

1. Selecteer Beheer mijn organisatie> Mailbeheer> Regels in het Exchange-dashboard.
2. Klik op Nieuw. Voer de volgende informatie in het venster Nieuwe regel in:
3. Klik op “Meer opties …”
   1. Als … Selecteer “De ontvanger …” en “is extern / intern.” Selecteer in het venster Selecteer scope “Buiten de organisatie” en klik op OK.
   2. Doe het volgende: Selecteer ‘Een disclaimer toevoegen aan het bericht …’ en ‘Een disclaimer toevoegen’.
4. Klik op “Tekst invoeren …” om de disclaimerstekst in te voeren en klik op OK.
5. Klik op Selecteer een … om een fallback-actie op te geven die bepaalt wat u wilt doen als de disclaimer niet op het bericht kan worden toegepast. De keuzes zijn ‘Wrap’, ‘Negeren’ en ‘Weigeren’. De standaardactie is ‘Wrap’.
   1. Zie Fallback-acties voor meer informatie over deze opties .
   2. Als u klaar bent, klikt u op OK.
6. Om uitzonderingen toe te voegen aan de regel zodat de disclaimer niet wordt toegepast op specifieke berichten, klikt u op “Behalve als …” Als u bijvoorbeeld specifieke gebruikers wilt opgeven, selecteert u “De afzender …” en “Is deze persoon” of “Is lid van deze groep. “Zie Voorwaarden en uitzonderingen voor transportregels voor een volledige lijst met beschikbare uitzonderingen .
7. Naam van regel: accepteer de standaardnaam of voer een unieke, beschrijvende naam in voor de regel.
8. Klik op Opslaan.