OfficeGrip_logo

10 tips om productieve vergaderingen te leiden

De meeste werknemers zeggen dat ze meer vergaderingen hebben dan 10 jaar geleden en meer dan de helft van die vergaderingen (56%) is nu virtueel of een combinatie van virtueel en persoonlijk. Maar worden de vergaderingen beter? Microsoft vroeg meer dan 3000 mensen in verschillende regio’s en van verschillende leeftijden naar hun ervaringen, zodat ze hun grootste problemen met dagelijkse vergaderingen beter kunnen begrijpen en manieren vinden om die op te lossen. Hieronder staan 10 tips om je vergaderingen productiever en coöperatiever te maken, of je nu een vergadering leidt of er alleen aan deelneemt.

Tip 1 | Bereid je vragen voor en geef de deelnemers een agenda

De eerste stap voor een succesvolle vergadering is om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen, of de deelnemers nu in hetzelfde gebouw zijn of zich over de hele wereld bevinden. Als je van tevoren een agenda en een vragenlijst voorbereidt, ben je meer betrokken bij de discussie. Zorg dat je de agenda bij de e-mail en/of de tekst van de agendauitnodiging voegt, het liefst 24 tot 48 uur voor de vergadering. (En als je een agenda ontvangt, lees hem dan!)

Tip 2 | Test je tech

Er is niets ergers dan klungelen met de apparatuur in de vergaderruimte en daardoor te laat aan de vergadering te beginnen. Skype Room Systems is een centraal besturingselement waarmee Skype for Business en Teams in de vergaderruimte worden geïntroduceerd. Voeg HD-video en heldere audio, inhoud delen en belmogelijkheden toe om van elke ruimte een Teams-vergaderruimte te maken. Met Skype Room Systems kun je zelfs met een HDMI-kabel inhoud met deelnemers in dezelfde ruimte delen, waarna deze inhoud automatisch en zonder gedoe met extra knoppen ook met deelnemers op afstand wordt gedeeld.

Tip 3 | Stuur uitnodigingen die geen client of plug-in vereisen

Als je eerst een client of plug-inmoet installeren voor je aan een vergadering deel kunt nemen, kan dat knap frustrerend zijn. Met Anoniem deelnemen in Microsoft Teams kun je een vergadering inplannen en vanuit Teams of Outlook aan elk geldig e-mailadres een uitnodiging sturen. De ontvanger hoeft alleen maar op de link in zijn uitnodiging te klikken en zijn naam in te voeren om aan de vergadering deel te nemen. Als iemand zijn scherm wil delen, kan hij de desktopclient installeren en anoniem deelnemen.

Download het gratis eBook:

Een spoedcursus productieve vergaderingen leiden

In dit ebook geven we je tien tips, trucs en technologieën die je elke dag kunt gebruiken om vergaderingen doelmatiger te maken.

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Deel dit artikel

    Geef een antwoord

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!