Wat komt eerst: technologie of cultuur?

Het antwoord op de bovenstaande vraag is in de meeste gevallen “geen van beiden”. Tijdens werkplek transformaties gaan zowel technologie en cultuur gelijk op. Technologie op zichzelf kan geen goede verandering creëren in een organisatie. Om een succesvolle verandering te doorgaan, moet er vanuit de organisatie hiervoor een achterliggend doel zijn waardoor de organisatie vrij willend uit zichzelf wilt veranderen. Tegelijkertijd zijn technologische veranderingen in veel gevallen juist belangrijk, omdat deze veranderingen namelijk de ‘niet-productieve’ gewoontes van een organisatie kunnen optimaliseren. Om deze reden geldt voor Microsoft en haar partners (dus ook OfficeGrip) de volgende regel: technologie en bedrijfscultuur gaan samen. 

In de onderstaande blog delen we tien tips vanuit Microsoft die mogelijk ook van toepassing zijn voor uw bedrijf en potentiële toekomstige veranderingen op het gebied van ICT en bedrijfscultuur.

2. Creëer de wil om te veranderen

Probeer binnen jouw organisatie dieper te graven. Identificeer echte scenario’s waarmee het fundament voor verandering wordt geïnitieerd. Achterhalen waarom je überhaupt begint met een verandertraject en wat voor impact dit heeft op verschillende groepen uit jouw bedrijf is cruciaal voor succes.

• Hebben werknemers toegang tot de documenten die zij nodig hebben, wanneer zij deze nodig hebben en is dit niet locatieafhankelijk?
• Duurt het te lang om bepaald nieuws dat intern gedeeld wordt bij de gehele organisatie te laten doordringen?
• Is het momenteel nodig om verschillende versies te maken van bepaalde documenten? Ontstaat hierdoor soms het probleem om de ‘final’ versie van een document te vinden?
• Ontstaan er nieuwe werknemers door het huidige recruitment en onboarding traject?
• Zijn belangrijke gesprekken opgeslagen en toegankelijk voor gehele teams?

4. Zorg dat technologie op één lijn zit met de bedrijfsstrategie

Praat met het ICT team van jouw organisatie over de bedrijfsdoelstellingen en hoe deze aan moeten sluiten op de technologie ‘roadmap’. Misschien wordt er momenteel al gebruik gemaakt van verschillende technologische oplossingen die niet optimaal gebruikt worden.

• Over welke technologieën beschikt jouw organisatie momenteel die kunnen bijdragen aan de algemene bedrijfsdoelstellingen?
• Wat is de ‘bottleneck’ die ervoor zorgt dat de huidige technologie niet effectief genoeg is?
• Hoe past een potentiële verandering in de algemene bedrijfs- en technologie strategie?
• Beschikt jouw organisatie over een betrouwbaar partner die je kan helpen bij het vinden van de best passende technologische innovaties en oplossingen?

6. Vind en machtig zichtbare ‘verandering-leiders’

 Fundamenteel gezien is de ‘veranderings-leider’ niet alleen een sterke ‘adopter’ voor de organisatie, maar ook een persoonlijkheid die actief gelooft in de mogelijkheden van nieuwe technologie. Deze leiders maken het adoptie-traject van de organisatie eenvoudiger door te luisteren naar andere werknemers en als advocaat van de verandering te fungeren.

• Is er een zichtbare connectie tussen hetgeen waarvoor werknemers passie hebben en nieuwe technologieën?
• Is er een ‘verandering-leider’ geïdentificeerd die zijn of haar gedeelte van de organisatie representeert?
• Is er een beschikbaar plan om de huidige ‘verandering-leiders’ te motiveren of om meer van deze leiders te creëren?
• Hebben de ‘verandering-leiders’ genoeg macht om proactief oplossingen te bieden voor de problemen van andere medewerkers?

8. Nu niet stoppen

 Een werkplek transformatie is pas succesvol wanneer de mensen in een organisatie de nieuwe technologie hebben geïntegreerd in hun dagelijkse werkzaamheden. Verlies het momentum dus niet te snel, en monitor of je de gewenste resultaten hebt bereikt met de uitgevoerde verandering.

• Heb je om feedback en data gevraagd en is deze geanalyseerd? Zijn hieruit bepaalde inzichten ontstaan over hoe de werknemers van jouw organisatie omgaan met de nieuwe technologie?
• Zijn de relevante uitvoerende partijen niet te snel ontmanteld?
• Is het partnerschap met de externe adoptiepartner nog groeiende? Zit hier nog potentie in?
• Houd je actief bij wat de leermomenten zijn geweest van het verandertraject?

10. Meet en vier de succes van het bedrijf

Het hanteren van goed gedefinieerde targets is het halve werk. Blijf achterhalen wat impact heeft en wat het beste is voor het bedrijf en de mensen die er in werken.

• Vind het team van leiders dat zij een betere connectie hebben gekregen met de organisatie sinds de verandering is uitgevoerd?
• Is er na de verandering een beter samenwerking ontstaan in de organisatie? Dus bijvoorbeeld minder e-mails en meer opleveringen?
• Zijn medewerkers meer betrokken geworden met de organisatie?
• Is belangrijke informatie beter toegankelijk en veiliger dan voorheen?