10 tips voor een succesvolle werkplek transformatie

Wat komt eerst: technologie of cultuur?

Het antwoord op de bovenstaande vraag is in de meeste gevallen “geen van beiden”. Tijdens werkplek transformaties gaan zowel technologie en cultuur gelijk op. Technologie op zichzelf kan geen goede verandering creëren in een organisatie. Om een succesvolle verandering te doorgaan, moet er vanuit de organisatie hiervoor een achterliggend doel zijn waardoor de organisatie vrij willend uit zichzelf wilt veranderen. Tegelijkertijd zijn technologische veranderingen in veel gevallen juist belangrijk, omdat deze veranderingen namelijk de ‘niet-productieve’ gewoontes van een organisatie kunnen optimaliseren. Om deze reden geldt voor Microsoft en haar partners (dus ook OfficeGrip) de volgende regel: technologie en bedrijfscultuur gaan samen. 

In de onderstaande blog delen we tien tips vanuit Microsoft die mogelijk ook van toepassing zijn voor uw bedrijf en potentiële toekomstige veranderingen op het gebied van ICT en bedrijfscultuur.

1. Identificeer de reden voor verandering

Er zijn ontzettend veel verschillende manieren waarop technologie van invloed kan zijn op de bedrijfsvoering. Problemen rondom samenwerking, communicatie en prestaties zijn de in de meeste gevallen redenen voor bedrijven om aan de slag te gaan met een werkplek transformatie.

  • Zijn er betere manieren voor medewerkers en klanten om samen te werken en te communiceren?
  • Zijn werknemers in staat om zelfstandig problemen op te lossen door gebruik te maken van selfservice-tools?
  • Op welke manier gaat het senior-management om met haar ondergeschikte teams?
  • Is jouw organisatie op zoek naar betere deelname en betrokkenheid van haar werknemers op elk niveau?
  • Zijn de huidige manieren van werken goed genoeg beveiligd op het gebied van cyberdreiging?

2. Creëer de wil om te veranderen

Probeer binnen jouw organisatie dieper te graven. Identificeer echte scenario’s waarmee het fundament voor verandering wordt geïnitieerd. Achterhalen waarom je überhaupt begint met een verandertraject en wat voor impact dit heeft op verschillende groepen uit jouw bedrijf is cruciaal voor succes.

  • Hebben werknemers toegang tot de documenten die zij nodig hebben, wanneer zij deze nodig hebben en is dit niet locatieafhankelijk?
  • Duurt het te lang om bepaald nieuws dat intern gedeeld wordt bij de gehele organisatie te laten doordringen?
  • Is het momenteel nodig om verschillende versies te maken van bepaalde documenten? Ontstaat hierdoor soms het probleem om de ‘final’ versie van een document te vinden?
  • Ontstaan er nieuwe werknemers door het huidige recruitment en onboarding traject?
  • Zijn belangrijke gesprekken opgeslagen en toegankelijk voor gehele teams?

3. Vind de juiste stakeholders

Vind de juiste uitvoerende pleitbezorgers/sponsoren die een ‘drive’ kunnen zijn voor de aanstaande verandering. Dit kan bijvoorbeeld een CEO zijn of een groep gemotiveerde werknemers. Dit hoeven niet perse werknemers van de ICT-afdeling te zijn.

  • Is er ondersteuning van leiders die zichtbaar zijn en richting kunnen bieden voor het project?
  • Zijn er overeenkomsten tussen de algemene bedrijfs- en stakeholder doelstellingen?
  • Is er een team geïdentificeerd met mensen die initiatief kunnen nemen?
  • Is het duidelijk wat zowel de positieve als negatieve impact van de verandering is op alle verschillende relevante groepen in de organisatie?

4. Zorg dat technologie op één lijn zit met de bedrijfsstrategie

Praat met het ICT team van jouw organisatie over de bedrijfsdoelstellingen en hoe deze aan moeten sluiten op de technologie ‘roadmap’. Misschien wordt er momenteel al gebruik gemaakt van verschillende technologische oplossingen die niet optimaal gebruikt worden.

  • Over welke technologieën beschikt jouw organisatie momenteel die kunnen bijdragen aan de algemene bedrijfsdoelstellingen?
  • Wat is de ‘bottleneck’ die ervoor zorgt dat de huidige technologie niet effectief genoeg is?
  • Hoe past een potentiële verandering in de algemene bedrijfs- en technologie strategie?
  • Beschikt jouw organisatie over een betrouwbaar partner die je kan helpen bij het vinden van de best passende technologische innovaties en oplossingen?

5. Creëer bewustzijn en bied training aan

 Alleen investeren in constant implementeren van nieuwe technologie is niet goed genoeg. De mensen in de organisatie moeten de nieuwe technologie en de verandering die hierbij komt kijken kunnen omarmen. Hiervoor is de benodigde bewustzijn en training van de organisatie nodig. Het komt regelmatig voor dat de bovenstaande aspecten vergeten worden.

  • Werkt jouw organisatie momenteel met een adoptiespecialist die bewustzijn creëert en ondersteuning biedt bij de interne ‘onboarding’ van nieuwe technologie (bijvoorbeeld O365)?
  • Is er een verandermanagementplan uitgedacht met ondersteunende factoren zoals sponsoren, partners en leiders?
  • Is er duidelijk in kaart gebracht welke impact een aanstaande verandering heeft voor individuen en teams in de organisatie?
  • Werkt jouw organisatie en haar werknemers momenteel met ‘real-life’ bedrijfscenarios?

6. Vind en machtig zichtbare ‘verandering-leiders’

 Fundamenteel gezien is de ‘veranderings-leider’ niet alleen een sterke ‘adopter’ voor de organisatie, maar ook een persoonlijkheid die actief gelooft in de mogelijkheden van nieuwe technologie. Deze leiders maken het adoptie-traject van de organisatie eenvoudiger door te luisteren naar andere werknemers en als advocaat van de verandering te fungeren.

  • Is er een zichtbare connectie tussen hetgeen waarvoor werknemers passie hebben en nieuwe technologieën?
  • Is er een ‘verandering-leider’ geïdentificeerd die zijn of haar gedeelte van de organisatie representeert?
  • Is er een beschikbaar plan om de huidige ‘verandering-leiders’ te motiveren of om meer van deze leiders te creëren?
  • Hebben de ‘verandering-leiders’ genoeg macht om proactief oplossingen te bieden voor de problemen van andere medewerkers?

7. Begin de verandering met een kleine pilot om te testen en hiervan te leren

Niet alles hoeft tegelijk gedaan te worden. Zodra de verandering klaar staat om te implementeren, is het slim om eerst een pilot uit te voeren. Uit deze pilot kan namelijk een hoop geleerd worden omtrent technologisch- en menselijk aspect.

  • Beschikt jouw organisatie over technologie die vroege vooruitgang van de verandering kan monitoren?
  • Heb je een pilot uitgevoerd met verschillende werknemers?
  • Heb je een duidelijke doelstelling voor wat je met de pilot wilt bereiken?

8. Nu niet stoppen

 Een werkplek transformatie is pas succesvol wanneer de mensen in een organisatie de nieuwe technologie hebben geïntegreerd in hun dagelijkse werkzaamheden. Verlies het momentum dus niet te snel, en monitor of je de gewenste resultaten hebt bereikt met de uitgevoerde verandering.

  • Heb je om feedback en data gevraagd en is deze geanalyseerd? Zijn hieruit bepaalde inzichten ontstaan over hoe de werknemers van jouw organisatie omgaan met de nieuwe technologie?
  • Zijn de relevante uitvoerende partijen niet te snel ontmanteld?
  • Is het partnerschap met de externe adoptiepartner nog groeiende? Zit hier nog potentie in?
  • Houd je actief bij wat de leermomenten zijn geweest van het verandertraject?

9. Probeer de community niet teveel te reguleren

Bij het gebruik van nieuwe sociale- en samenwerkingsplatformen kan er soms een drang zijn om deze platformen te reguleren. Het probleem dat hierbij kan ontstaan is het verliezen van waardevolle openbare informele conversaties van werknemers onderling. Probeer de conversaties die de werknemers van een bedrijf voeren met elkaar niet teveel te onderdrukken.

  • Is er momenteel een intern communicatie beleid waaraan werknemers zich moeten houden?
  • Maakt jouw organisatie gebruik van sociale platformen voor haar communicatie en zijn deze compliant op het gebied van veiligheid en AVG?
  • Ben je bewust van de mogelijkheden en verantwoordelijkheid op het gebied van openheid en transparantie omtrent technologie?

10. Meet en vier de succes van het bedrijf

Het hanteren van goed gedefinieerde targets is het halve werk. Blijf achterhalen wat impact heeft en wat het beste is voor het bedrijf en de mensen die er in werken.

  • Vind het team van leiders dat zij een betere connectie hebben gekregen met de organisatie sinds de verandering is uitgevoerd?
  • Is er na de verandering een beter samenwerking ontstaan in de organisatie? Dus bijvoorbeeld minder e-mails en meer opleveringen?
  • Zijn medewerkers meer betrokken geworden met de organisatie?
  • Is belangrijke informatie beter toegankelijk en veiliger dan voorheen?

Deel dit artikel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1