5 frustraties die SharePoint in één klap oplost en hoe

Samenwerken zou makkelijk moeten zijn. Maar in de praktijk lopen veel teams tegen dezelfde frustraties aan: documenten die onvindbaar zijn, processen die blijven hangen in e-mails, en informatie die verspreid is over allerlei systemen. Het kost tijd, energie en leidt vaak tot fouten of dubbel werk.

Herkenbaar?

Veel organisaties gebruiken SharePoint al, maar vaak alleen als opslagplek. En dat is zonde. Want SharePoint is juist ontworpen om deze dagelijkse frustraties op te lossen. Niet met ingewikkelde IT-oplossingen, maar met slimme functies die je direct kunt toepassen.

In dit artikel laten we zien hoe SharePoint vijf veelvoorkomende ergernissen in één klap kan wegnemen en hoe jij daar vandaag nog mee kunt beginnen.

Inhoudsopgave

1. Documenten die overal en nergens staan

Je kent het wel: een collega vraagt om “de laatste versie” van een document, en niemand weet zeker waar die staat. Misschien zit hij in een e-mail, op een netwerkschijf, in een persoonlijke map of ergens in Teams. Het gevolg? Tijdverlies, fouten en frustratie.

De oorzaak

Veel organisaties hebben geen centrale plek voor documentbeheer. Daardoor ontstaan er meerdere versies van hetzelfde bestand, raakt informatie versnipperd en is het zoeken naar documenten een dagelijkse bezigheid.

De oplossing

SharePoint biedt één centrale, gestructureerde omgeving voor al je documenten. Met functies zoals:

  • Versiebeheer: elke wijziging wordt automatisch opgeslagen, zodat je altijd terug kunt naar een eerdere versie.
  • Slim zoeken: dankzij metadata en filters vind je documenten snel terug, zonder eindeloos te klikken.
  • Gedeelde toegang: iedereen werkt in dezelfde omgeving, met duidelijke rechten en rollen.

Het resultaat

Geen losse bestanden meer in inboxen of mappen. Iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie — altijd en overal toegankelijk.

2. Geen overzicht in wie wat doet

Projecten lopen vertraging op, taken blijven liggen en niemand weet precies wie waarvoor verantwoordelijk is. Zonder duidelijk overzicht in werkzaamheden en voortgang wordt samenwerken al snel chaotisch.

De oorzaak

Veel teams werken nog met losse to-do lijstjes, e-mails of Excel-bestanden om taken bij te houden. Er is geen centrale plek waar iedereen kan zien wat er speelt, wie waarmee bezig is en wat de status is.

De oplossing

SharePoint biedt verschillende manieren om structuur aan te brengen in samenwerking:

  • Gedeelde takenlijsten: wijs taken toe aan teamleden, stel deadlines in en volg de voortgang.
  • Projectsites: creëer een centrale plek per project met documenten, planningen en updates.
  • Meldingen en workflows: houd iedereen automatisch op de hoogte van wijzigingen of nieuwe taken.

Het resultaat

Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Je voorkomt dubbel werk, houdt grip op deadlines en maakt samenwerking transparanter en efficiënter.

SharePoint templates

3. Beveiliging die afhankelijk is van goed vertrouwen

In veel organisaties wordt gevoelige informatie gedeeld op basis van vertrouwen. Iedereen heeft toegang tot dezelfde mappen, documenten worden doorgestuurd via e-mail, en er is weinig controle over wie wat ziet of doet. Dat is niet alleen risicovol, maar ook onhoudbaar naarmate je organisatie groeit.

De oorzaak

Zonder duidelijke rechtenstructuur of beveiligingsmaatregelen is het lastig om grip te houden op vertrouwelijke informatie. Zeker als documenten buiten de organisatie gedeeld worden.

De oplossing

SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor toegangsbeheer en informatiebeveiliging:

  • Rechten op document- of mapniveau: bepaal precies wie mag lezen, bewerken of delen.
  • Gevoeligheidslabels: bescherm documenten automatisch op basis van inhoud (bijvoorbeeld “Vertrouwelijk” of “Alleen intern”).
  • Audit logs: zie wie een document heeft geopend, gewijzigd of verwijderd.

Het resultaat

Je hoeft niet meer te vertrouwen op goed gedrag alleen. Je hebt controle over wie toegang heeft tot welke informatie, en je voldoet makkelijker aan compliance-eisen zoals AVG of ISO 27001.

4. Handmatige processen die tijd kosten

Goedkeuringen die blijven hangen in iemands inbox. Meldingen die je handmatig moet sturen. Updates die je telkens opnieuw moet invoeren in Excel. Veel processen binnen organisaties zijn nog verrassend handmatig — en dus foutgevoelig en tijdrovend.

De oorzaak

Zonder automatisering zijn medewerkers afhankelijk van e-mails, herinneringen en eigen discipline om processen te laten verlopen. Dat werkt, tot het druk wordt of iemand iets vergeet.

De oplossing

Met Power Automate, dat naadloos integreert met SharePoint, kun je repetitieve taken eenvoudig automatiseren:

  • Goedkeuringsflows: laat documenten automatisch goedkeuren door de juiste personen.
  • Meldingen en herinneringen: stuur automatisch een e-mail of Teams-bericht bij een wijziging of deadline.
  • Gegevensverwerking: verplaats of archiveer documenten automatisch op basis van status of datum.

Het resultaat

Minder handmatig werk, minder fouten en meer tijd voor belangrijkere taken. Processen verlopen sneller, consistenter en zonder dat je er steeds aan hoeft te denken.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

5. Elke afdeling werkt op z’n eigen eilandje

Marketing heeft zijn eigen tools, HR gebruikt weer iets anders, en IT werkt in een compleet andere omgeving. Het gevolg? Informatie raakt versnipperd, kennis blijft binnen afdelingen hangen en samenwerking over de grenzen van teams heen is lastig.

De oorzaak

Zonder een gedeeld platform ontstaan er ‘informatie-eilanden’. Afdelingen creëren hun eigen werkwijzen en opslagplekken, waardoor er geen centrale bron van waarheid is.

De oplossing

SharePoint maakt het mogelijk om afdelingen te verbinden zonder hun autonomie te verliezen:

  • Hubsites: koppel verschillende teamsites aan elkaar voor een overkoepelend overzicht.
  • Gedeelde kennisbanken: maak informatie toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.
  • Gestandaardiseerde sjablonen: zorg voor een uniforme werkwijze, zonder flexibiliteit te verliezen.

Het resultaat

Afdelingen blijven zelfstandig werken, maar delen kennis en informatie op een centrale plek. Dat bevordert samenwerking, voorkomt dubbel werk en zorgt voor meer samenhang binnen de organisatie.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Ga er mee aan de slag

Frustraties zoals zoekgeraakte documenten, onduidelijke verantwoordelijkheden en versnipperde informatie zijn geen onvermijdelijk onderdeel van samenwerken — ze zijn oplosbaar. SharePoint biedt concrete oplossingen voor problemen die in veel organisaties dagelijks voorkomen.

Of je nu net begint met SharePoint of het al jaren gebruikt: er is altijd ruimte om slimmer, veiliger en efficiënter te werken. Door de juiste functies in te zetten, maak je van SharePoint niet alleen een opslagplek, maar een strategisch platform voor samenwerking en informatiebeheer.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het inrichten
van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001