6 niet-voor-de-hand-liggende redenen waarom een project plan faalt

Slechte projecten kosten veel geld. Organisaties verliezen een slordige 109 miljoen dollar voor elke 1 miljard die zij investeren in projecten en trajecten volgens een Project Management Institute (PMI) studie. En hoe groter de projecten zijn, des te harder komen de klappen aan als deze falen. 
Grote projecten hebben 10 keer meer kans om regelrecht te mislukken volgens een ander branche rapport en twee keer zoveel kans om te laat, over het budget en kritische onderdelen te missen vergeleken met kleinere projecten.
En alhoewel kleine en medium projecten niet zo beladen zijn met gevaar, weet iedereen die eraan werkt dat ook deze niet zonder hun problemen zijn.

Maar wie zijn er nu eigenlijk de schuldigen van deze epische en soms niet-zo-epische mislukkingen? Volgens PMI variëren de meest voorkomende oorzaken van het falen van een project van veranderende prioriteiten binnen een organisatie (40%) tot beperkte middelen (20%). En terwijl sommige oorzaken buiten onze controle vallen, zijn er veel die er wel binnen vallen.

Hier zijn 6 niet zo heel erg voor de hand liggende redenen waarom een project plan snel mis kan gaan:

1. Statische methoden – Vandaag de dag hebben projecten veel ‘bewegende delen’. Of je nu in marketing, HR, IT, productie of welke andere sector dan ook werkt, een gebrek aan wendbaarheid en flexibiliteit kan een doodsvonnis zijn voor elk project. Agile PM, dat net zoals de adoptie van project management software oplossingen en applicaties recentelijk een sterke stijging doormaakt, is de afgelopen jaren al een trend gebleken en zal volgens de PM Times nog belangrijker worden in de nabije toekomst.
   Volgens PricewaterhouseCoopers is Scrum het meest populaire Agile framework voor het voltooien van complexe taken (43%), gevolgd door Lean & Test Driven Development (11%) en eXtreme Programming (10%). Terwijl Agile organisaties hun omzet met 37% sneller zien groeien en 30% meer winst maken dan niet-Agile bedrijven gebruiken nog steeds minder dan één-derde van de bedrijven Agile herhaaldelijk.
2. Lagere segment software-oplossingen – Het aanschaffen van een product uit een lager segment die een gebrek aan features heeft in plaats van een goede software-oplossing is ook een vaak voorkomende fout die veel bedrijven maken. Verbazingwekkend gebruiken sommige bedrijven (23%) geen enkel project management software-pakket. Maar goed presterende bedrijven (87%) begrijpen het belang van verbeterde efficiëntie en toegenomen functionaliteit die project management planning software biedt. Maar niet alle software is gelijk. Succesvolle bedrijven wijzen betrouwbaarheid, gemakkelijke integratie en egbreuiksgemak aan als de belangrijkste kwaliteiten bij het kiezen van nieuwe project management software. Goede software moet ook naadloos samenwerken met universeel populaire tools zoals Office, Office 365, Skype, PowerPoint en SharePoint en cloud-gebaseerde PM diensten aanbieden om flexibiliteit en veiligheid toe te voegen en technische complexiteit te verlichten.
3. Ineffectief gegoochel met virtuele teams – Met teams die op afstand samen werken, vaak wereldwijd, in verschillende tijdzones en over verschillende culturen en talen zijn communicatieve vaardigheden en time management belangrijker dan ooit. Toegang tot de tools die stakeholders onderweg laten managen en de laatste status-updates, gesprekken en project tijdlijnen snel delen via een toegewijde project site (zoals diegenen die worden aangeboden door goede PM software) zorgt ervoor dat iedereen verbonden en georganiseerd is.
4. Zwakke ondersteuning van het bestuur – Het hebben van een bestuur met een gevestigd belang, iemand die je project ondersteunt van begin tot eind is een grote factor in het succes van een project. Toch hebben minder dan tweederde van de projecten actieve ondersteuning van bovenaf die zorgt voor duidelijke sturing en helpt met het ondervangen van problemen. Het gebrek aan tijd is vaak een probleem. Daarom zouden het bestuur en project managers voor de kickoff van een project moeten samenkomen om over kwesties zoals het inzetten van tijd, rapportage, vergaderingen, escalerende probemen etc. te discussieren. Aanvullend is het ook belangrijk om software te bemachtigen die je Project Management Office (PMO) de mogelijkheid biedt om PM settings te beheren zonder extra assistentie.
5. Het niet op één lijn zitten met de doelstellingen en strategieën van de organisatie – Ongedefinieerde project goals is één van de grootste factoren bij mislukte projecten. Toch melden organisaties dat gemiddeld 3 op de 5 projecten niet op één lijn liggen met de bedrijfs-strategie. Het is van kritisch belang dat je begrijpt wat de belangrijkste strategische prioriteiten zijn van je bedrijf en daarna je projecten onderzoekt om te kijken in welke mate ze op dezelfde lijn liggen als de doelstellingen van het bedrijf en je afdeling. Dit zou moeten helpen met het prioriteren van projecten en het opheffen van sommigen die een lage prioriteit hebben of niet gelinkt zijn aan de algehele strategie. Hierdoor zou je niet alleen kunnen besparen op tijd, inzet, geld en middelen; ook helpt het om support te krijgen van het bestuur voor de goede projecten die overblijven.
6. Communication breakdown – Het PMI heeft onderzocht dat één van de top redenen die bedrijven opgeven voor het mislukken van projecten slechte communicatie is. Gelukkig geeft de nieuwste research aan dat de aanschaf van de juiste PM software interne team communicatie sterk verbeterd als ook de communicatie met klanten. De mogelijkheid om te communiceren in real-time met teamgenoten in hetzelfde gebouw of aan de andere kant van de wereld door het gebruik van tools ontworpen om belagrijke gesprekken snel en veilig over te brengen is een grote factor in het succes van een project.

 
Van simpele problemen tot complexe en alles wat er tussen zit; er zijn vele valkuilen die een project kunnen verpesten. Maar voor elk probleem is een oplossing. En aangezien slecht presterende organisaties bijna 12 keer zoveel middelen verspillen aan mislukte projecten in relatie tot goed presterende organisaties is er geen tijd te verliezen om die broodnodige veranderingen door te voeren.