Microsoft Teams is binnen korte tijd uitgegroeid van een multifunctioneel communicatieplatform naar een essentieel hulpmiddel voor de hedendaagse werkomgeving. Het beheren van een Microsoft Teams-omgeving voor je gehele organisatie is geen gemakkelijke taak. Om ervoor te zorgen dat u wildgroei kunt voorkomen, interne gegevens veilig kunt houden en alles zo efficiënt mogelijk voor uw eindgebruikers kunt laten functioneren, zijn enkele serieuze beheersmaatregelen vereist. Hier is een duur woord voor in de engelse taal: governance. Dit woord duidt op de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode, het toezicht op organisaties. Governance is misschien nog het beste te omschrijven als werkafspraken. In dit artikel behandelen we 8 belangrijke onderwerpen waarover je afspraken dient te maken voor het effectief beheren van Microsoft Teams.

1. Wie heeft het recht om teams en kanalen te maken binnen Microsoft Teams en waarom?

Je wilt dat je werknemers gebruik maken van Microsoft Teams. Hoe meer medewerkers gebruik maken van Teams, des te groter de kans van slagen is voor de implementatie van Microsoft Teams. Echter moet dit wel een gecontroleerd proces zijn. De mogelijkheid om een nieuw Team of Teams-kanaal te creëren zou alleen beschikbaar moeten zijn voor bepaalde mensen binnen je organisatie, denk hierbij aan:

• Uw IT-afdeling, die de beschikbare functies voor elke subset van gebruikers kan goedkeuren.
• Bedrijfseigenaren, die eindverantwoordelijk zijn voor de gegevensbeveiliging van uw bedrijf.

In het begin lijkt het misschien geweldig om iedereen Teams te laten inrichten. Er zijn echter voorbeelden van organisaties met 2000 gebruikers die 2500 teams hebben. Na verloop van tijd kan dat soort vrijheid enorm verwarrend zijn voor de eindgebruiker om erachter te komen wat iemand nodig heeft. Het komt zelden voor dat gebruikers zonder enige reden middelen moeten kunnen gebruiken. Het is super belangrijk om criteria te formuleren over hoe en waarom het goed is voor mensen om samenwerkingsruimtes te creëren.

2. Welke belanghebbenden binnen je organisatie bepalen dit?

Zoals met zoveel dingen in de IT-wereld, wordt het leven gemakkelijker wanneer je andere belanghebbenden en interne pleitbezorgers voor je kunt winnen die je kunnen helpen bij het opstellen van een governancebeleid. Deze personen waarderen doorgaans dit beleid, zodra ze zich realiseren dat ze respect en autoriteit kunnen verkrijgen door dit beleid te coördineren en uit te voeren. Het is echt belangrijk om gesprekken te voeren met een breed scala aan belanghebbenden (of op zijn minst een goede relatie met iemand die dat kan tot stand te brengen). Hoe beter u begrijpt welke mensen u het beste kunnen helpen bij het opstellen van uw criteria voor operationele procedures, des te nauwkeuriger, langduriger en succesvoller deze procedures zullen zijn.

3. Hoe kan je organisatie toegang en eigendom beheren?

Beschikt uw afdeling over de juiste middelen om de rollen en toegang van teams en kanalen te volgen en bij te houden? Begrijpen ze de kracht van beheerders, eigenaars, leden en externe leden in Microsoft Teams? Het is belangrijk om te weten dat de verschillende rollen eindgebruikers veel macht en verbindingen met externe toepassingen en opslaglocaties kunnen geven. Het is van vitaal belang voor het beheren van risico’s en resources om bij te houden wie toegangs- en beheerdersrechten heeft voor de functies die Microsoft Teams te bieden heeft. Zowel belanghebbenden als IT-, juridische en beveiligingsteams moeten ervoor zorgen dat organisatorische informatie in de juiste toepassingen en samenwerkingsruimtes blijft. Iedereen moet ook alles doen om ‘Shadow-IT’ te voorkomen.

4. Welke applicaties en services mogen gebruikers zelf toevoegen?

Het is nu mogelijk om te bepalen welke applicaties en integraties kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams op individueel Team-niveau. Er zijn tal van geweldige applicaties die het gebruik en de verbinding van cloud-applicaties en platforms kunnen verbeteren, maar het is ook belangrijk om rekening te houden met het inschakelen van ‘Shadow-IT’ en het verhoogde risico dat gepaard gaat met het inschakelen van dergelijke services. Een veel voorkomend scenario is wanneer de IT-afdeling extern delen niet wilt inschakelen. Moeten gebruikers daarna de mogelijkheid hebben om hun Microsoft Teams te verbinden met andere cloudopslag-oplossingen? Planningbeleid en een proces dat deze afdwingt, is erg belangrijk als het gaat om hoe dit wordt beheerd.

5. Hoe ga je eigenschappen en naamgevingsconventies structureren en handhaven?

Bepalen hoe mensen teams noemen en eigenschappen kunnen toepassen op basis van hoe mensen Microsoft Teams en andere samenwerkingsruimten gebruiken, is van cruciaal belang als het gaat om het handhaven van de levenscyclus van uw gegevens. U kunt geen beleid toepassen en de levenscyclus van uw gegevens behouden als u niet weet waarom een ​​Microsoft Team bestaat en wat voor soort informatie zich in de opslaggebieden bevindt. Het kan prima zijn om gebruikers op korte termijn veel vrijheid te geven, maar op de lange termijn wil niemand terechtkomen in een scenario waarin ze voor elke persoon in het bedrijf één of meer teams hebben. Dit zal alleen leiden tot moeilijke gesprekken over wat kan worden bewaard, gearchiveerd of verwijderd. Hoe meer u eigenschappen, naamgevingsconventies en levenscyclusbeheer kunt automatiseren, hoe minder IT wordt belast met het voortdurend bijhouden van rommel.

6. Welk beleid hanteer je voor het opslaan, archiveren en verwijderen van inhoud in teams?

Hoewel Microsoft Teams een vrij nieuwe samenwerkingstool is, zullen mensen nog steeds bestanden en documenten delen, die nog steeds worden opgeslagen op de SharePoint-sites die achter het Team hangen. U moet standaardvragen beantwoorden over de levenscyclus van inhoud, gegevensbeheer en gegevensbescherming / gegevensverliesbescherming. Uw plan moet taal bevatten rond:

• Nauwkeurige documentlabeling
• Handhaving van beveiliging op inhoudsniveau, taxonomie en automatisering
• Classificaties en labels die de informatie in documenten en bestanden reflecteren

Office 365-tools zoals het Security and Compliance Center en het SharePoint Records Management Center kunnen helpen met deze processen.

7. Nieuwe gebruikers trainen in deze processen

Training is net zo belangrijk als strategie als het gaat om succesvolle implementatie. Bouw uw interne trainingsprogramma zo snel mogelijk uit en ontwikkel relaties met zakelijke gebruikers en belanghebbenden. Ze worden deskundige ‘evangelisten’ voor nieuwe implementaties en helpen u de behoeften van de dagelijkse gebruikers te begrijpen, waardoor het leven voor iedereen gemakkelijker wordt.

8. Hoe gaan de services en integraties in Microsoft Teams eerdere bedrijfsprocessen vervangen en verbeteren?

Microsoft Teams zal Skype voor Bedrijven binnenkort volledig vervangen. De kanalen en chatfunctionaliteit in Microsoft Teams doen geweldig werk  om rommelige e-mailconversaties in Microsoft Exchange te verminderen. Naarmate werknemers meer samenwerken in Microsoft Teams en de functionaliteit ervan beter begrijpen, zullen ze beginnen te profiteren van functies zoals ChatBots en AI-mogelijkheden, evenals workflow- en PowerPoint-integraties die hun productiviteit verhogen. Naarmate de tijd vordert, zal het van groter belang zijn om een ​​strategie voor change management te hebben om gebruikers te trainen in nieuwe bedrijfsprocessen die de efficiëntie verhogen en het risico verminderen. Omdat bedrijfsbehoeften veranderen en nieuwe applicatiefuncties met steeds kortere tussenpozen worden toegevoegd, is het van cruciaal belang om een ​​strategie te hebben voor het implementeren van nieuwe processen om het snelle tempo van verandering bij te houden.