Waarom elke organisatie een centrale HR-site in SharePoint nodig heeft

🗂️TL;DR

HR-informatie is vaak versnipperd, wat leidt tot inefficiëntie en frustratie. Een centrale HR-site in SharePoint biedt één overzichtelijke plek voor beleid, formulieren, onboarding en meer. 

Medewerkers vinden sneller wat ze zoeken, HR-teams besparen tijd en processen worden gestroomlijnd. Met goede beveiliging, duidelijke structuur en regelmatig onderhoud wordt de site een waardevolle bron voor de hele organisatie. 

Begin klein, denk strategisch en bouw aan een HR-omgeving die werkt.

HR speelt een centrale rol binnen elke organisatie, maar HR-informatie is vaak versnipperd over e-mails, netwerkschijven of verouderde intranetpagina’s. Medewerkers weten daardoor niet altijd waar ze belangrijke documenten of antwoorden kunnen vinden.

Een centrale HR-site in SharePoint lost dit op. Het biedt één overzichtelijke plek waar medewerkers altijd toegang hebben tot actuele informatie zoals personeelsbeleid, formulieren en contactpersonen. Dit bespaart tijd, voorkomt misverstanden en versterkt de interne communicatie.

In dit artikel laten we zien waarom zo’n HR-site niet alleen handig is, maar ook bijdraagt aan een efficiëntere en professionelere organisatie.

Inhoudsopgave

Wat is een centrale HR-site in SharePoint?

Een centrale HR-site in SharePoint is een digitale verzamelplek waar alle medewerkers eenvoudig toegang hebben tot belangrijke HR-informatie. Denk aan documenten zoals het personeelshandboek, verlofregelingen, declaratieformulieren, onboardingmateriaal en contactgegevens van het HR-team. Alles overzichtelijk op één plek, altijd up-to-date en toegankelijk vanaf elk apparaat.

Het doel van zo’n site is om HR-communicatie te stroomlijnen en medewerkers zelfredzamer te maken. In plaats van losse documenten via e-mail te versturen of vragen handmatig te beantwoorden, biedt de HR-site een centrale bron van waarheid. Dit bespaart tijd voor zowel medewerkers als het HR-team.

Belangrijk om te onderscheiden: een centrale HR-site is bedoeld voor algemene informatie die voor iedereen relevant is. Persoonlijke gegevens, zoals individuele personeelsdossiers, horen thuis op een aparte, afgeschermde SharePoint-site met beperkte toegang.

Voordelen voor medewerkers

Een centrale HR-site in SharePoint maakt het voor medewerkers veel eenvoudiger om snel de informatie te vinden die ze nodig hebben. In plaats van te zoeken in e-mails, oude documenten of collega’s te moeten vragen, kunnen ze zelf terecht op één overzichtelijke plek.

Enkele concrete voordelen

  • Altijd en overal toegang: of je nu op kantoor werkt, thuis of onderweg bent – via SharePoint is HR-informatie altijd beschikbaar, ook op mobiel.

  • Sneller antwoord op veelgestelde vragen: medewerkers hoeven niet meer te wachten op een reactie van HR voor standaardzaken zoals verlofregelingen, declaratieformulieren of feestdagen.

  • Betere onboarding: nieuwe collega’s kunnen via de HR-site direct kennismaken met het beleid, de cultuur en praktische zaken binnen de organisatie.

  • Meer transparantie: duidelijke en actuele informatie voorkomt misverstanden en zorgt voor gelijke behandeling van medewerkers.

Door medewerkers zelf toegang te geven tot betrouwbare HR-informatie, vergroot je hun zelfstandigheid én hun vertrouwen in de organisatie.

SharePoint templates

Voordelen voor HR-teams

Niet alleen medewerkers profiteren van een centrale HR-site in SharePoint – ook het HR-team zelf wint er veel mee. Door informatie op één plek te centraliseren, wordt het werk overzichtelijker, efficiënter en minder reactief.

Enkele voordelen voor HR

  • Minder herhaalde vragen: veelgestelde vragen over bijvoorbeeld verlof, declaraties of werktijden kunnen eenvoudig beantwoord worden via de site, waardoor HR-medewerkers minder tijd kwijt zijn aan e-mails of telefoontjes.

  • Eenvoudig beheer van documenten: beleid en formulieren hoeven maar op één plek bijgewerkt te worden. Geen verwarring meer over welke versie de juiste is.

  • Ondersteuning van processen: met SharePoint en tools zoals Power Automate kunnen HR-processen deels geautomatiseerd worden, zoals het indienen van formulieren of het starten van onboarding-taken.

  • Professionele uitstraling: een goed ingerichte HR-site draagt bij aan de geloofwaardigheid en zichtbaarheid van het HR-team binnen de organisatie.

Kortom, een centrale HR-site maakt het werk van HR niet alleen makkelijker, maar ook strategischer.

Beveiliging en toegangsbeheer

Een veelgehoorde en tevens zeer terechte zorg bij het delen van HR-informatie is: wie mag wat zien? Gelukkig biedt SharePoint uitgebreide mogelijkheden voor toegangsbeheer, zodat je precies kunt bepalen wie toegang heeft tot welke onderdelen van de HR-site.

Zo werkt het

  • Openbare informatie zoals personeelsbeleid, verlofregelingen of contactgegevens kun je beschikbaar maken voor alle medewerkers.

  • Gevoelige informatie, zoals interne procedures of documenten voor leidinggevenden, kun je afschermen met specifieke machtigingen.

  • Toegangsbeheer op basis van rollen is eenvoudig in te stellen via Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD), waarmee je rechten kunt koppelen aan afdelingen, functies of groepen.

Daarnaast biedt SharePoint versiebeheer, auditlogs en integratie met Microsoft 365-beveiligingsfuncties, zodat je altijd inzicht hebt in wie wat heeft bekeken of gewijzigd. Zo combineer je gebruiksgemak met controle en veiligheid.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Best practices voor het opzetten van een HR-site

Een succesvolle HR-site in SharePoint begint met een doordachte aanpak. Het gaat niet alleen om het plaatsen van documenten, maar om het creëren van een gebruiksvriendelijke en betrouwbare omgeving waar medewerkers graag naartoe gaan voor informatie.

Hier zijn enkele best practices:

  • Gebruik bestaande SharePoint-templates

Microsoft biedt verschillende sjablonen die speciaal zijn ontworpen voor HR-doeleinden. Deze templates bevatten vaak al een logische structuur, voorbeeldpagina’s en webonderdelen die je eenvoudig kunt aanpassen aan je eigen organisatie.

  • Denk na over structuur en navigatie

Zorg voor een duidelijke indeling, bijvoorbeeld op thema’s zoals “Verlof & Verzuim”, “Arbeidsvoorwaarden”, “Onboarding” en “Formulieren”. Gebruik een intuïtieve navigatiebalk en overweeg een zoekfunctie of FAQ-sectie om informatie snel vindbaar te maken.

  • Wijs eigenaarschap toe

Bepaal wie verantwoordelijk is voor het beheer van de site. Idealiter is dit iemand binnen het HR-team die regelmatig controleert of de informatie nog actueel is en nieuwe content toevoegt waar nodig.

  • Plan regelmatig onderhoud

Stel een periodieke review in, bijvoorbeeld elk kwartaal, om verouderde documenten te verwijderen of te vervangen. Maak gebruik van versiebeheer om wijzigingen bij te houden en fouten eenvoudig terug te draaien.

  • Betrek eindgebruikers

Vraag feedback van medewerkers over de gebruiksvriendelijkheid en inhoud van de site. Wat missen ze? Wat kan beter? Zo zorg je dat de site blijft aansluiten bij hun behoeften.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)?

Een centrale HR-site in SharePoint kan veel waarde toevoegen, maar alleen als deze goed wordt opgezet en onderhouden. In de praktijk zien we dat organisaties soms in bekende valkuilen stappen. Hieronder de meest voorkomende fouten en hoe je ze voorkomt:

  • Te veel informatie op één pagina

Een overvolle pagina met lange teksten en tientallen links werkt ontmoedigend. Medewerkers haken af als ze moeten scrollen of zoeken naar relevante informatie.

  • Oplossing

Werk met duidelijke categorieën en subpagina’s. Gebruik webonderdelen zoals tegels, tabbladen of uitklapbare secties om content overzichtelijk te presenteren.

  • Geen duidelijke eigenaar of beheerder

Zonder verantwoordelijk beheer loopt de site snel achter op de actualiteit. Verouderde informatie ondermijnt het vertrouwen van medewerkers.

  • Oplossing

Wijs één of meerdere beheerders aan binnen het HR-team. Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen en plan regelmatig onderhoudsmomenten in.

  • Verouderde documenten zonder versiebeheer

Als medewerkers niet zeker weten of ze de juiste versie van een document gebruiken, kan dat leiden tot fouten of misverstanden.

  • Oplossing

Gebruik SharePoint’s ingebouwde versiebeheer. Zo kun je altijd terugzien wie wat heeft aangepast en oude versies herstellen indien nodig.

  • Geen aandacht voor gebruiksvriendelijkheid

Een HR-site die technisch goed werkt maar lastig te navigeren is, wordt nauwelijks gebruikt.

  • Oplossing

Test de site met eindgebruikers. Vraag feedback over de structuur, taalgebruik en vindbaarheid van informatie. Pas de site aan op basis van hun input.

Door deze valkuilen te vermijden, zorg je ervoor dat je HR-site niet alleen technisch goed staat, maar ook daadwerkelijk gebruikt en gewaardeerd wordt door medewerkers.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Klaar voor een centrale HR-site?

Een goed ingerichte HR-site in SharePoint is veel meer dan een digitale documentenmap. Het is een strategisch hulpmiddel dat bijdraagt aan betere communicatie, efficiëntere processen en een sterkere employee experience. Medewerkers vinden sneller wat ze zoeken, HR-teams besparen tijd en de organisatie straalt professionaliteit uit.

De voordelen op een rij:

  • Eén centrale plek voor alle HR-informatie
  • Altijd en overal toegankelijk
  • Minder e-mailverkeer en herhaalde vragen
  • Betere onboarding en transparantie
  • Veilige toegang en eenvoudig beheer

Begin klein. Start met de meest gevraagde informatie, gebruik een template en breid de site stap voor stap uit. Denk strategisch, maar houd het praktisch. Zo bouw je aan een HR-omgeving die echt werkt – voor iedereen.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het inrichten
van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001