Waarom metadata in SharePoint essentieel is

In combinatie met Microsoft Copilot.

Jovi-Akkermans

Jovi Akkermans | Market Development & Copilot Solutions Specialist

Wie zich bezighoudt met de inrichting van SharePoint, weet dat metadata al jaren een ondergewaardeerd onderwerp is. Bij veel implementaties wordt het nog gezien als iets optioneels, iets wat “later wel komt”, zodra de basisstructuur staat. Maar bij OfficeGrip benadrukken we dat juist die metadata het verschil maakt tussen een goed georganiseerde omgeving en een digitale chaos.

Met de komst van Microsoft Copilot wordt nu nog duidelijker hoe cruciaal dat fundament werkelijk is. De manier waarop Microsoft Copilot integreert met SharePoint bevestigt wat we al langer wisten: zonder metadata haal je nooit het volledige potentieel uit AI.

Van mappen naar betekenis

Jarenlang vertrouwden organisaties op mappenstructuren om documenten te ordenen. Op het oog overzichtelijk, maar voor een AI-assistent als Copilot is dat een doolhof. Copilot leest documenten, bestandsnamen en teksten, maar zonder extra context weet het niet wat echt belangrijk is.

Metadata verandert dat. Door eigenschappen toe te voegen aan bestanden — zoals ProjectNaam, DocumentType, Status, Datum of Kostenplaats — krijgt Copilot richting. Het weet niet alleen wat een document is, maar ook waar het bij hoort en hoe het zich verhoudt tot andere informatie. Dat is precies wat Copilot nodig heeft om waardevolle antwoorden te geven.

Microsoft bevestigt het nu zwart op wit

In oktober kondigde Microsoft aan dat Copilot voortaan metadata in SharePoint-bibliotheken gebruikt om nauwkeuriger te filteren, sorteren en groeperen. Sinds november is deze functionaliteit wereldwijd beschikbaar voor alle Microsoft 365-tenants.

In hun eigen aankondiging schrijft Microsoft letterlijk:

“Metadata unlocks smarter responses from Microsoft 365 Copilot and agents.”

Ook in de blog SharePoint Showcase: How Metadata and the Knowledge Agent Elevate Copilot Responses wordt dit bevestigd. Daar legt Microsoft uit dat Copilot niet langer alleen afhankelijk is van inhoud, maar daadwerkelijk gebruikmaakt van metadata wanneer een bibliotheek of map wordt gekoppeld:

“When you point Copilot at a SharePoint library, it now reads your column metadata — TransactionAmount, Office, Quarter, VendorName. If those details exist as metadata, Copilot can filter, sort and group them precisely.”

Met andere woorden: het is niet langer een theoretisch voordeel, maar een technisch feit.

De praktijk: van gokken naar weten

Tijdens implementaties van SharePoint zie ik vaak dat organisaties documenten opslaan in mappen, met onduidelijke bestandsnamen. Dat werkt zolang iemand de structuur kent, maar Copilot heeft er moeite mee.

Een concreet voorbeeld:
Een projectmanager vraagt Copilot om “alle verlopen compliance-documenten van project Westgate in Q3, gegroepeerd per onderaannemer.”

In een traditionele mappenstructuur vindt Copilot er misschien een paar — als de termen “verlopen” of “Q3” toevallig in het document voorkomen. De rest blijft onzichtbaar.

Maar met metadata — bijvoorbeeld kolommen voor DocumentType, ProjectNaam, Datum, Status en Subcontractor — krijgt Copilot precies de context die het nodig heeft. Het resultaat: een volledige, gefilterde lijst, klaar voor audit of rapportage.

Zoals Microsoft zelf aangeeft:

“Metadata turns guessing into knowing.”

Waarom dit nu urgent is

Tot voor kort was metadata vooral iets waar IT-afdelingen zich druk over maakten. Maar met de komst van Copilot verandert dat fundamenteel. Metadata is niet langer een administratief detail; het is de basis waarop AI begrijpt wat jouw organisatie bedoelt.

Copilot is geweldig in het herkennen van patronen en het genereren van ideeën, maar in een zakelijke context waar nauwkeurigheid telt moet de output nauwkeurig zijn. Denk aan juridische documenten, financiële rapportages of compliance-archieven. Daar is “ongeveer goed” niet goed genoeg.

Metadata geeft Copilot de structuur om precies te leveren wat gevraagd wordt — niet meer, niet minder.

Ons advies bij nieuwe SharePoint-implementaties

Bij elke nieuwe implementatie adviseren wij organisaties om metadata niet als bijzaak te zien, maar als strategisch fundament. Wie nu de basis goed legt, haalt veel meer uit de digitale werkomgeving. Een paar concrete richtlijnen:

  • Begin klein, maar slim
    Kies één bibliotheek die cruciaal is voor jouw organisatie en richt daar relevante metadata in.
  • Denk vanuit de vragen van morgen
    Welke informatie wil je straks aan Copilot kunnen vragen? Stel op basis daarvan kolommen in.
  • Gebruik metadata in plaats van diepe mappen
    Microsoft raadt aan om vlakke structuren te gebruiken, omdat Copilot daar beter mee werkt. Mappen zijn menselijk logisch, maar voor AI juist beperkend.
  • Stimuleer adoptie
    Metadata werkt alleen als het consequent wordt toegepast. Maak het onderdeel van de werkwijze, niet van de uitzonderingen.
  • Automatiseer waar mogelijk
    Met de komst van de Knowledge Agent kan metadata deels automatisch worden voorgesteld of ingevuld. Dat verlaagt de drempel voor gebruikers aanzienlijk.

De toekomst van AI in SharePoint

De introductie van Microsoft Copilot en de Knowledge Agent markeert nog maar het begin van een veel grotere ontwikkeling. Microsoft werkt aan scenario’s waarin AI-agenten niet alleen informatie vinden, maar ook ordenen, actualiseren en beheren binnen SharePoint.

In die toekomst wordt metadata de brandstof van intelligente samenwerking. Het helpt niet alleen om documenten sneller terug te vinden, maar ook om context te creëren, workflows aan te sturen en inzichten automatisch te genereren. Met andere woorden: metadata verandert SharePoint van een opslagplaats in een slim kennissysteem.

Organisaties die hun metadata nu goed inrichten, bouwen daarmee aan een voorsprong die moeilijk in te halen is. Bij OfficeGrip benadrukken we dit al jaren: metadata is de sleutel tot een slimme, betrouwbare en toekomstbestendige SharePoint-omgeving.

De recente aankondigingen van Microsoft bevestigen dat volledig. Copilot kan pas echt waarde leveren wanneer SharePoint begrijpt wat het bevat, dankzij een duidelijke structuur en zorgvuldig toegepaste metadata.

Bij OfficeGrip helpen wij organisaties dagelijks om hun SharePoint-omgeving zo in te richten dat deze niet alleen vandaag efficiënt werkt, maar ook klaar is voor de AI-gedreven toekomst.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Meer weten over de
mogelijkheden van Copilot?

Jovi-Akkermans

Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001