SharePoint implementatie

Een intranet op maat.

In het kort

OfficeGrip helpt organisaties met een gestandaardiseerde maar op maat gemaakte SharePoint implementatie.

We brengen eerst je organisatie, processen en informatiebehoefte in kaart.

Daarna ontwerpen en bouwen we een SharePoint-omgeving die past bij hoe je medewerkers werken.

Tijdens het traject maken we duidelijke afspraken, houden we de projectgroep betrokken en begeleiden we gebruikers richting livegang. Zo ontstaat een veilige, overzichtelijke en toekomstbestendige SharePoint-omgeving.

Wat is een SharePoint implementatie?

Een SharePoint implementatie is het traject waarin SharePoint Online wordt ontworpen, ingericht en uitgerold binnen een organisatie. Dit gaat verder dan het technisch beschikbaar maken van SharePoint.

Bij een goede implementatie worden onder andere deze vragen beantw

Wie heeft toegang tot welke bestanden?
Waar worden documenten opgeslagen?
Hoe blijven documenten vindbaar tussen duizenden bestanden?
Welke afdelingen, regio’s of vestigingen hebben eigen informatie nodig?
Hoe werken SharePoint, Teams en Microsoft 365 samen?
Hoe worden medewerkers meegenomen in de nieuwe werkwijze?

Wanneer heb je een SharePoint implementatie nodig?

Een SharePoint implementatie is relevant wanneer je organisatie informatie beter wil organiseren, beveiligen en beschikbaar maken.

Je hebt dit vaak nodig als:

Documenten verspreid staan over netwerkschijven, Teams, OneDrive of mailboxen
Medewerkers veel tijd kwijt zijn aan zoeken
Rechten en toegang onduidelijk zijn
Afdelingen verschillend werken met documenten
Je een intranet of centrale kennisomgeving wilt bouwen
Je wilt overstappen naar SharePoint Online
Je bestaande SharePoint-omgeving onoverzichtelijk is
Je medewerkers beter wilt ondersteunen bij hybride werken

Wat levert een SharePoint implementatie op?

Veiligheid

Veiligheid staat voorop in onze SharePoint-implementatie. We zorgen voor een beveiligde werkomgeving door robuuste toegangscontrole en versleuteling van gegevens. Dit garandeert dat uw informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang en dat u met vertrouwen kunt samenwerken.

Productiviteit

Onze SharePoint-oplossing is ontworpen om uw productiviteit te verhogen. We creëren een efficiënte en overzichtelijke structuur die past bij uw specifieke behoeften. Door processen te stroomlijnen en informatie snel toegankelijk te maken, kunt u sneller en effectiever werken.

Hybride werken

Met SharePoint kunt u naadloos hybride werken, ongeacht waar u zich bevindt. De oplossing zorgt voor een veilige en productieve werkomgeving, zowel op kantoor als op afstand, zonder concessies te doen aan functionaliteit of beveiliging.

Integratie

Onze SharePoint-oplossing integreert naadloos met uw bestaande systemen en processen. Door gebruik te maken van geavanceerde integratiefuncties zorgen wij ervoor dat gegevens en applicaties effectief samenwerken, waardoor uw workflow soepel en gestroomlijnd verloopt. Dit bevordert niet alleen de efficiëntie maar minimaliseert ook de noodzaak voor dubbele gegevensinvoer en voorkomt fouten.

Gericht advies

Bij de implementatie van SharePoint bieden wij gericht advies op maat. Onze experts analyseren uw huidige werkomgeving en bedrijfsbehoeften om een op maat gemaakte strategie te ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat de SharePoint-oplossing perfect aansluit bij uw specifieke eisen en doelen, en dat u het maximale rendement uit uw investering haalt.

Onze aanpak voor SharePoint implementaties

Van inventarisatie tot livegang: OfficeGrip begeleidt de volledige SharePoint implementatie stap voor stap. We brengen eerst je organisatie, processen en informatiebehoefte in kaart. Daarna ontwerpen, bouwen en begeleiden we de SharePoint-omgeving richting adoptie en beheer.

Inventarisatie formulier

We brengen je organisatie, afdelingen, vestigingen en bestaande informatie in kaart.

Digital Readiness Assessment

We onderzoeken hoe medewerkers werken en waar de knelpunten zitten.

SharePoint Lookbook

We gebruiken voorbeelden als inspiratie voor structuur, uitstraling en functionaliteiten.

Functioneel Design

We vertalen wensen naar een concreet ontwerp voor SharePoint en Teams.

Afspraken & communicatie

We houden de projectgroep betrokken met sessies, workshops en updates.

Implementatie fase

We onderzoeken hoe medewerkers werken en waar de knelpunten zitten.

Online workshop

We gebruiken voorbeelden als inspiratie voor structuur, uitstraling en functionaliteiten.

Oplevering & livegang

We vertalen wensen naar een concreet ontwerp voor SharePoint en Teams.

Inventarisatie formulier

Hoe ziet uw organisatie eruit

Voordat we een nieuwe SharePoint-omgeving kunnen ontwerpen is het belangrijk om te weten hoe uw organisatie er nu uitziet. Uit welke afdelingen bestaat uw organisatie bijvoorbeeld. En wat voor informatie wordt er gedeeld onderling. Daarom vragen wij u aan het begin van het traject een inventarisatie formulier in te vullen. De resultaten van het Inventarisatie Formulier vormen de basis van het Functioneel Design en de daaropvolgende implementatie.

Digital Readiness Assesment

Wat heeft uw organisatie nodig

We willen niet alleen weten hoe uw organisatie er nu uit ziet. Aan de hand van een digitale enquête, een zogenaamde Digital Readiness Assessment, wordt er vastgesteld wat de wensen en behoeften zijn van uw medewerkers. Hierdoor leren we uw organisatie en haar medewerkers goed kennen.

SharePoint Lookbook

Uw nieuwe omgeving = uw smaak en stijl

Het SharePoint Lookbook wordt door de Productivity Consultant doorgenomen met de klant-contactpersoon. Dit lookbook met voorbeelden van SharePoint-ontwerpen dient ter inspiratie om zo de inrichting van de ‘Intranet site’ te vergemakkelijken en van extra functionaliteiten te voorzien.

Functioneel design

Al uw wensen in één ontwerp

Op basis van de input uit het inventarisatie formulier, het Digital Readiness Assessment en het SharePoint Lookbook stelt onze Productivity Consultant een Functioneel Design op. Het Functioneel Design wordt ‘op papier’ uitgewerkt. Op deze manier hoeft de externe projectgroep niet vanaf nul te bedenken hoe de SharePoint en Teams omgeving eruit komt te zien.

Samen afspraken maken

Continue communiceren

Een SharePoint traject bestaat bij OfficeGrip uit meer dan alleen een intranet omgeving inrichten. Het is niet alleen belangrijk om dingen volgens afspraak uit te voeren, maar ook om uit te leggen wat we doen, wanneer we het doen en waarom. Gedurende het hele traject staan we in nauw contact met de klant en maken we samen afspraken, geven updates over de genomen stappen en evalueren de resultaten na elke fase. Hierdoor komen we samen tot het gewenste resultaat; een op maat gemaakte SharePoint omgeving die voldoet aan de wensen en behoeften van de klant.

Pre-kickoff

Samenstellen projectgroep

Samen met onze productivity consultant stelt u een projectgroep samen welke bestaat uit een select aantal medewerkers afkomstig vanuit elke afdeling. Deze projectleden worden interne ambassadeurs van het eindproduct en zullen gedurende het gehele traject in contact staan met onze consultants.

Pre-kickoff

Na inventarisatie

Value discovery sessie

Deze sessie start met een kennismakingsronde tussen het projectteam en de productivity consultant. De afspraken die gemaakt zijn tijdens de pre-kickoff meeting worden besproken samen met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten van de inventarisatie fase.

Na inventarisatie

Tijdens implementatie

Online Workshop

Tijdens een online workshop via Microsoft Teams wordt er met de projectgroep gekeken naar de SharePoint-omgeving tot nu toe en de zogenaamde rechtenstructuur en metadata. Verschillende afdelingen hebben verschillende rechten. Zo zal de afdeling administratie toegang hebben tot bepaalde bestanden die afgeschermd zijn voor andere afdelingen.

Tijdens implementatie

Bij livegang

Ready to start training

De 'Ready to start training' wordt gegeven na oplevering van de nieuwe werkomgeving. Dit moment is het startschot voor het werken in het nieuwe systeem. Deze training is voor de meeste gebruikers een eerste kennismaking met SharePoint, en soms zelfs met Microsoft 365 in het algemeen. Het doel van de training is om gebruikers wegwijs de maken in het nieuwe systeem en om de basisprincipes van het werken in de cloud bij te brengen.

Bij livegang

Van ontwerp naar omgeving

Implementatie fase

Aan de hand het Functioneel Design wordt de omgeving gebouwd in de Live omgeving van de klant. Op deze manier kunnen de leden van de projectgroep gemakkelijker een beeld vormen hoe SharePoint voor hun organisatie gaat werken. Tijdens de implementatie vindt er ook een inspiratiesessie plaats waar de projectleden voor het eerst kennis met Office 365 kunnen maken en de mogelijkheden binnen de nieuwe werkomgeving.

Site structuur
Rechtenstructuur
Metadata
Keuze menu's
Hub site
Communicatiesite
Nieuws site
Smoelenboek

Livegang nieuwe SharePoint omgeving

Opleverings fase

Na de implementatiefase is het dan zover. Uw nieuwe intranet is klaar voor gebruik. De oplevering gebeurt in 2 fases; allereerst zal de projectgroep de omgeving begeleid testen, voordat alle medewerkers binnen uw organisatie gebruik gaan maken van de nieuwe omgeving. Deze livegang gaat gepaard met een verplichte ready to start training. Deze training is het startschot van het werken in de nieuwe omgeving.