Hoe betrek je werknemers bij een IT implementatie

Verandering binnen de organisatie

Adoptie & Change Management

Als organisatie heb je het besluit genomen om een nieuw IT systeem te implementeren. Het oude systeem is verouderd of je wilt als organisatie juist efficiënter werken. Door een nieuw IT systeem wordt het mogelijk om veiliger, productiever en efficiënter te werken. Het is daarom belangrijk om kritisch naar een IT omgeving te kijken, omdat een nieuw IT systeem erg veel impact kan maken op de organisatie. Je verandert niet alleen de infrastructuur binnen de organisatie, maar ook de werkwijze van sommige werknemers. Een Adoptie & Change Management traject is daarom van belang om een IT implementatie succesvol te maken. Wij gaan hier dieper in op de menselijke kant die bij een IT traject komt kijken.

Inhoudsopgave

Maak het belang van een nieuwe IT omgeving duidelijk

Werknemers willen graag weten waarom een nieuwe IT omgeving nodig is. Als een verandering wordt opgedrongen, dan kan je als organisatie rekenen op weerstand. Het is daarom een goed idee om te vertellen waarom een verandering noodzakelijk is. Om de weerstand te verlagen is het belangrijk om een aantal mensen “key users” te maken binnen dit traject. Elke afdeling werkt anders, waardoor deze key users input kunnen leveren.

Waarom key users aanwijzen bij een IT implementatie?

Een IT implementatie wordt pas succesvol als iedereen in de organisatie zich gehoord voelt. Daarom is het belangrijk om een aantal personen aan te wijzen die zich actief bezig houden met dit traject. Door deze zogeheten “key users” aan te wijzen, weet je zeker dat elke afdeling inspraak heeft in de relevante onderdelen. Dit maakt een Adoptie & Change Traject bij een IT implementatie een stuk succesvoller, omdat werknemers zich gehoord voelen.

Het verhoogt ook de veranderbereidbaarheid, omdat elke afdeling inspraak heeft in de nieuwe IT omgeving. Werknemers ervaren dit als prettig, waardoor een implementatie traject succesvoller kan plaatsvinden. Bij ons Adoptie & Change Traject maken wij ook gebruik van verschillende persona’s en scenario’s. Deze stellen ons in staat om een per gebruiker en/of afdeling een gerichte training te geven.

IT implementatie

Werk met persona’s en scenario’s bij een IT implementatie

Een Adoptie & Change traject gaat om het accepteren van een IT implementatie. Het is belangrijk om te kijken naar verschillende gebruikersgroepen en scenario’s die er binnen een organisatie zijn. Elke afdeling werkt namelijk anders en heeft andere behoeftes bij een IT omgeving. Door verschillende groepen te creëren ben je er zeker van dat alle afdelingen worden gehoord. Het wordt op deze manier makkelijker om aanpassingen te maken of te sturen waar dat nodig is.

Het trainen van gebruikers is enorm belangrijk bij een IT implementatie, omdat gebruikers op een andere manier moeten gaan werken. Een aantal gebruikers hebben wellicht meer training nodig dan andere gebruikers. Door deze trainingen verhoog je de acceptatie binnen de organisatie. Eindgebruikers leren de systemen beter kennen en weten waar zij moeten zijn.

Creëer trainingen op maat per persona/ scenario

Een algemene training kan goed worden gebruikt om de basisfunctionaliteiten toe te lichten. Deze trainingen gaan door de standaard functionaliteiten heen en helpen gebruikers snel aan de slag te gaan. Daarnaast is het belangrijk om per persona/ scenario een aparte training te maken. Met een op maat gemaakte training leren gebruikers de belangrijkste functionaliteiten voor hun werkzaamheden kennen. Een IT omgeving kan vaak veel meer dan dat een eindgebruiker soms nodig heeft. De ene afdeling kan wel een bepaalde functie gebruiken en een andere niet. Daarom is het van belang om de benodigde functionaliteiten per afdeling in kaart te brengen. Op deze manier zorg je ervoor dat een training optimaal aansluit bij de werkzaamheden van werknemers.

Maak gebruik van een floorwalker bij een IT implementatie

Een floorwalker is eigenlijk iemand die de expertise bezit en gebruikers extra kan begeleiden. Het kan voorkomen dat werknemers extra ondersteuning nodig hebben bij het gebruiken van de nieuwe IT omgeving. Een floorwalker kan deze vragen één-op-één oppakken, om gebruikers zo te ondersteunen bij het gebruiken van een nieuwe IT omgeving. Dit betekent dat eindgebruikers die extra ondersteuning nodig hebben zo optimaal mogelijk worden geholpen. Dit kan de acceptatie van een IT implementatie enorm verhogen in een organisatie. Een floorwalker haakt namelijk direct in op het moment dat het probleem zich voordoet. Werknemers kunnen zo direct weer verder en krijgen hulp van een professional die de vragen kan beantwoorden op het moment dat werknemers die hebben.

Conclusie

Bij een IT implementatie is het belangrijk om de eindgebruikers te betrekken. Dit zorgt ervoor dat de veranderbereidbaarheid toeneemt, waardoor het makkelijker wordt om te wisselen van een IT omgeving. Het trainen van werknemers is daarbij enorm belangrijk, omdat de verschillende afdelingen allemaal op een andere manier werken. Door de juiste trainingen te geven wordt de productiviteit verhoogd en accepteren werknemers sneller de nieuwe IT omgeving. Wil je meer weten over een succesvol Adoptie & Change traject? Download dan gratis ons eBook met de 4 stappen naar een succesvolle adoptie van een nieuwe ICT-omgeving:

Download het gratis eBook:

4 Stappen voor een succesvolle adoptie

4 stappen voor een succesvolle adoptie van een nieuwe ICT-omgeving

eBook aanvragen

Meer lezen

AI-geletterdheid-op-de-werkvloer
Achtergrond

AI-geletterdheid op de werkvloer

AI landt razendsnel op de werkvloer, maar de winst zit niet in de techniek zelf, maar in het gedrag van de mensen die ermee werken. De EU AI Act (artikel 4) verplicht sinds februari 2025 dat je medewerkers AI-geletterd zijn, ongeacht welke AI-tool je gebruikt, met handhaving vanaf augustus 2026. Microsoft Copilot start met een streepje voor: je data blijft in je eigen tenant, wordt niet gebruikt om modellen te trainen en valt onder je bestaande security. Maar techniek beperkt het risico, mensen bepalen het resultaat. Onze AI-module in combinatie met Security Awareness maakt je team aantoonbaar AI-geletterd en dekt daarmee de lading van de EU AI Act, welke AI je ook inzet.

Lees meer...
juli 15, 2026 Geen reacties
Work IQ
Copilot

Work IQ uitgelegd: de intelligentielaag die jouw Microsoft 365 slimmer maakt

Work IQ is de intelligentielaag binnen Microsoft 365 die begrijpt hoe jouw organisatie werkt: het leert wie je collega’s zijn, welke projecten spelen en wat prioriteit heeft, en wordt slimmer naarmate je het langer gebruikt. Het vormt de motor onder nieuwe AI-mogelijkheden zoals de always-on agent Microsoft Scout. Voor het MKB geldt: hoe beter je data en structuur op orde zijn, hoe meer waarde Work IQ oplevert.

Lees meer...
juli 13, 2026 Geen reacties
Microsoft Viva Insights
Achtergrond

Microsoft Viva Insights: welzijn en productiviteit meetbaar maken

Viva Insights laat zien hoe je écht werkt: waar je tijd blijft, wanneer je focus verliest en welke patronen richting overbelasting wijzen. Voor eindgebruikers betekent dat rust in de agenda via focustijd en slimme suggesties. Voor managers geanonimiseerde teamdata over werkdruk en samenwerking. Voor de directie inzicht in werkcultuur, Copilot-adoptie en de impact op bedrijfsresultaten. Eén tool, drie perspectieven, direct binnen Microsoft 365.

Lees meer...
juli 8, 2026 Geen reacties