AEGIR-Marine's digitale transformatie
door wereldwijde begeleiding

Branche:

Maritieme industrie

Over de samenwerking met:

AEGIR-Marine

Werkplekken:

250

De uitdaging

De internationale groei van AEGIR-Marine bracht een nieuwe realiteit met zich mee: medewerkers werken verspreid over verschillende continenten, met elk hun eigen ritme, cultuur en manier van communiceren. De bestaande werkwijze bood te weinig houvast voor zo’n dynamische organisatie. Documenten stonden op uiteenlopende plekken, samenwerking verliep via versnipperde systemen en informatie was lastig terug te vinden. Er ontstond behoefte aan een IT-omgeving waarin iedereen direct begrijpt waar informatie staat, hoe processen lopen en op welke manier er wordt samengewerkt. Een structuur die het mogelijk maakt om wereldwijd dezelfde kwaliteit te leveren, ongeacht tijdzone of locatie.

De oplossing

Om deze ambitie waar te maken, werd in samenwerking met OfficeGrip gekozen voor een aanpak die verder gaat dan het opnieuw inrichten van techniek. De samenwerking werd opgebouwd rondom een helder fundament waarin processen, informatie en verantwoordelijkheden samenkomen in één consistente werkwijze. Het doel was dat medewerkers zich direct herkennen in de nieuwe IT-omgeving en moeiteloos hun weg vinden binnen Microsoft 365. Training en begeleiding speelden hierbij een centrale rol. Dat gebeurde niet op afstand, maar door aanwezig te zijn op de werkvloer, in meerdere landen, om medewerkers persoonlijk te begeleiden in hun dagelijkse werkzaamheden. Door letterlijk mee te kijken met hoe teams werken in verschillende culturen en tijdzones, werden nieuwe werkwijzen direct tastbaar en logisch. Zo ontstond een verandering die niet alleen zichtbaar is in systemen, maar vooral voelbaar werd in de praktijk van elke vestiging.

Over AEGIR-Marine

AEGIR-Marine is een toonaangevende internationale serviceorganisatie binnen de maritieme sector. Het bedrijf richt zich op schroefasafdichtingen en voortstuwingssystemen en verzorgt wereldwijd onderhoud, reparaties en revisies. Dat gebeurt zowel bij geplande werkzaamheden als bij onverwachte situaties, waarbij vakmanschap en betrouwbaarheid vooropstaan. Met twaalf vestigingen in Nederland, Griekenland, Panama, Brazilië, de Verenigde Staten, Turkije, de Verenigde Arabische Emiraten, Singapore, Namibië, Australië en China is AEGIR-Marine op elk continent vertegenwoordigd. De organisatie telt ongeveer tweehonderdvijftig medewerkers die zich dagelijks inzetten om een uitzonderlijk hoge kwaliteit te leveren. En dat blijft niet onopgemerkt, zoals Sander van der Grind, Business Controller IT en verantwoordelijk voor alle internationale locaties, treffend verwoordt:

“AEGIR-Marine streeft naar het zijn van de beste maritieme dienstverlener volgens onze klanten en op de meest duurzame wijze. Daarbij hanteren we één helder principe: 'Beloof alleen wat je na kunt komen, lever meer dan je beloofd hebt.' Onze inspanningen worden door klanten beloond met een waardering van 9,5.”

Sander van der Grind – Business Controller IT

De keuze voor OfficeGrip

AEGIR-Marine werkt al jarenlang tevreden samen met Missing Piece als hun vertrouwde IT-partner. Net als Missing Piece maakt OfficeGrip ook deel uit van de Your.World-groep. Toen AEGIR-Marine klaar was voor een wereldwijde herinrichting van Microsoft 365, werd duidelijk dat de organisatie meer nodig had dan technische ondersteuning alleen. Er was behoefte aan begeleiding bij het opnieuw vormgeven van data, werkprocessen en dagelijkse routines die jarenlang vanzelfsprekend waren geweest. Dit vroeg om expertise in governance, adoptie en internationale implementaties. Voor het zorgvuldig in kaart brengen van data, het herstructureren van werkwijzen en het creëren van een toekomstbestendige digitale omgeving was een gespecialiseerde partner nodig. Binnen de Your.World-groep kwam OfficeGrip naar voren als de meest geschikte partij voor deze rol, zoals Sander helder toelicht:

“Al snel werd duidelijk dat we ondersteuning nodig hadden bij het in kaart brengen van onze data, werkwijzen en structuren om tot een efficiëntere opslag en samenwerking te komen. Voor dit specialistische traject kozen we een externe partner binnen de Your.World groep, waarbij OfficeGrip zich als de aangewezen specialist toonde.”

Een toekomstbestendige informatiearchitectuur

De eerste stap in de samenwerking bestond uit het in kaart brengen van alle informatiestromen binnen de organisatie. De inzichten vormden de basis voor een nieuwe informatiearchitectuur die voor iedereen begrijpelijk en logisch is. Teams en SharePoint kregen een volledig nieuwe opzet, gebaseerd op werkprocessen in plaats van oude mappenstructuren. Door gebruik te maken van duidelijke structuur en moderne technieken zoals dynamische Azure-groepen, kunnen medewerkers direct bij de juiste informatie. Documenten zijn beter vindbaar, eigenaarschap is helder en audits zorgen ervoor dat de omgeving stijgt in kwaliteit en betrouwbaarheid. Sander beschrijft op een mooie wijze de complexiteit van de omgeving:

“Microsoft 365 is een toolbox met heel veel verschillende gereedschappen. Het vereist kennis en ervaring om die gereedschappen optimaal in te kunnen zetten.”

Sander van der Grind – Business Controller IT

Internationale transformatie op de werkvloer

De verandering kreeg pas echt impact toen medewerkers begeleiding ontvingen binnen hun eigen werkproces. De internationale floorwalking aanpak speelde hierin een cruciale rol. Vijf dagen lang kregen teams in drie verschillende landen intensieve ondersteuning op hun eigen locatie. De kracht lag in de manier waarop coaching plaatsvond: door letterlijk naast medewerkers te staan, mee te kijken, vragen te beantwoorden op het moment dat ze ontstaan en processen ter plekke te verbeteren. Hierdoor werd de nieuwe werkwijze geen theorie, maar iets dat direct voelbaar was in het dagelijkse werk.

Dubai

In Dubai lag de focus op directe toegankelijkheid en hands-on begeleiding. Iedere dag begon en eindigde met een korte update over de voortgang, terwijl na afloop een digitale debriefing werd gehouden om uitgevoerde werkzaamheden en openstaande punten te bespreken. De aanwezigheid van een vast aanspreekpunt op de werkvloer creëerde vertrouwen en stimuleerde medewerkers om vragen te stellen. Door direct mee te kijken, best practices zichtbaar te maken en werkwijzen meteen bij te sturen, werden processen aangescherpt en gewenste gedragsveranderingen effectief in gang gezet. De dagelijkse start en afsluiting gaven bovendien structuur en inzicht in de voortgang, waardoor de transformatie tastbaar werd voor iedereen.

Singapore

In Singapore lag de focus op het vertalen van beleid naar de dagelijkse praktijk. Door aandacht te besteden aan de lokale werkcultuur en de werkwijze van de teams te respecteren, werd de adoptie van nieuwe processen aanzienlijk versneld. De dagelijkse evaluaties en floorwalksessies maakten het mogelijk om abstract beleid concreet te maken, terwijl direct meekijken en coachen medewerkers hielp de nieuwe werkwijzen te omarmen. Deze aanpak benadrukte dat beleid pas echt effectief is wanneer het aansluit bij de realiteit en behoeften van de mensen die ermee werken.

Panama

In Panama stond de toepassing van nieuwe werkwijzen centraal. Persoonlijke coaching maakte het mogelijk dat medewerkers processen niet alleen begrepen, maar ze ook daadwerkelijk toepasten in hun dagelijkse werkzaamheden. Floorwalksessies boden inzicht in lokale uitdagingen, zoals documentbeheer en samenwerking tussen afdelingen, waardoor knelpunten direct konden worden opgelost. De dagelijkse evaluaties via Teams gaven helder zicht op de voortgang en de impact van de week, wat leidde tot concrete vervolgacties en vernieuwingen in Teams, SharePoint en het ERP-systeem.

Het resultaat

De combinatie van technische inrichting, duidelijke processen en intensieve begeleiding zorgde voor merkbare verbeteringen. Medewerkers vonden sneller hun weg, werkten consistenter en deelden actief ideeën om de samenwerking te versterken. Door hands-on coaching werd de nieuwe werkwijze direct onderdeel van het dagelijkse werk. Het platform groeide uit tot een omgeving die processen stroomlijnt en tegelijkertijd overzicht, rust en vertrouwen biedt, zowel lokaal als op internationale vestigingen. Sander vat deze aanpak krachtig samen:

“Floorwalking, zowel in Nederland als bij onze internationale vestigingen, is de beste manier om écht contact te maken met medewerkers.”

Sander van der Grind – Business Controller IT

Realisatie van
gedragsverandering

De verandering was direct merkbaar op alle niveaus binnen de organisatie. Medewerkers begonnen, ondersteund door gerichte observatie, persoonlijke coaching en continue begeleiding, hun werkwijze actief aan te passen. Informatie werd makkelijker vindbaar, betrouwbaarder en overzichtelijker gestructureerd. Het nieuwe toegangsmodel bracht duidelijkheid en maakte het gebruik van Microsoft 365 eenvoudiger en effectiever, waardoor processen vlotter verliepen. De organisatie werd beter verbonden, overzichtelijker en samenwerking verliep merkbaar soepeler. Sander vat samen hoe dit in de praktijk zichtbaar werd:

“Dankzij observatie, training en 1 op 1 coaching werden best practices sneller zichtbaar en direct toegepast.”

What's next?

AEGIR-Marine blijft actief investeren in deze manier van werken. Floorwalking, zowel in Nederland als bij de internationale vestigingen, is uitgegroeid tot een vast onderdeel van de begeleiding van medewerkers en blijkt de beste manier om écht het verschil te maken. Daarnaast neemt het gebruik van moderne technologieën steeds verder toe. Toepassingen zoals Microsoft Copilot, Power Automate, PowerShell en het data warehouse worden ingezet om processen verder te professionaliseren, automatiseren en inzichtelijk te maken. Sander kijkt dan ook met veel vertrouwen naar de toekomst:

“We gebruiken steeds meer en meer moderne technieken om vorm te geven aan onze processen. Hiervoor worden onder andere Copilot, Power Automate, PowerShell en ons data warehouse ingezet. OfficeGrip kan ons hier nog lang bij ondersteunen!”

Maak ook de stap naar een toekomstbestendige werkplek

Marc-bij-de-Vaate

Marc denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001