Bereik sneller de juiste mensen met tags in Microsoft Teams

Binnen een organisatie kan het kennen van de juiste persoon of groep mensen om contact mee op te nemen een voortdurende uitdaging zijn. Het is moeilijk om elk lid van een projectteam, de eigenaar van een proces of de juiste expert te onthouden. Het doorzoeken van oude e-mails, het doorbladeren van papieren lijsten met namen of het vragen van andere mensen om het juiste contact te vinden, kan tijdrovend en frustrerend zijn. Met gerichte communicatie met behulp van tags in Microsoft Teams, kunt u nu gebruikers binnen uw team organiseren op basis van kenmerken zoals rol, vaardigheid of expertise. Zodra tags zijn aangebracht, bereikt u snel en eenvoudig de juiste mensen.

Maak en gebruik tags in Teams

Om aan de slag te gaan met tags, zoek je een Team aan de linkerkant van het scherm, selecteer je Meer opties … en kies je Tags beheren. Hier kunt u tags maken:

Maak een nieuwe tag

Zodra een tag is gemaakt, kunt u de tag gebruiken om mensen te bereiken met een chat of in een kanaalpost. In een kanaal kunt u de tag @vermelden, zodat de tagleden hiervan op de hoogte worden gebracht.

Een tag gebruiken in een kanaalpost

Hier zijn enkele situaties waarin tags uw groep kunnen helpen efficiënter te communiceren en samen te werken.

• Rolgebaseerd werk: in organisaties waar mensen vaak de rol kennen van de persoon die ze moeten bereiken, maar hun naam niet kennen, kunnen tags de juiste context bieden om ze te vinden. Als u bijvoorbeeld werkt in een rol waarbij u specifieke soorten problemen doorgeeft aan een ondersteuningsteam, kunt u een CustomerSupport-tag maken. Vervolgens zou ik een klantprobleem op een kanaalpost kunnen plaatsen en @CustomerSupport kunnen opnemen, zodat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht.
• Grote teams: binnen grote teams zijn tags de middenweg tussen @vermelding van een individu en @vermelding van een kanaal. Als u bijvoorbeeld in een winkel met een aantal afdelingen werkt, zou u een schoenenlabel kunnen maken voor werknemers die aan die afdeling zijn toegewezen. Vervolgens, wanneer u een kanaalpost maakt om de hele winkel te laten weten dat twee displays zullen worden gereorganiseerd en @Footwear zullen bevatten om ervoor te zorgen dat medewerkers van die afdeling de boodschap krijgen.
• Cross-functionele projectteams: voor speciale projecten waarbij de leden niet vaak samenwerken, kunnen tags worden gebruikt als een lichtgewicht manier om een projectgroep te maken. Dit is vooral handig voor kortlopende projecten. Als u bijvoorbeeld met een aantal mensen van Marketing, Merchandising en Branding aan een nieuw productontwerpconcept werkt, zou u een ProductAlpha-tag voor uw groep kunnen maken.
• Een expert of eigenaar identificeren: Tags kunnen ook nuttig zijn om een expert of een enkel contactpunt te identificeren. Als u bijvoorbeeld in een fabriek werkt, wilt u misschien mensen taggen met een specifieke veiligheidscertificering.

Meer informatie en aankomende tag-mogelijkheden

Houd bij het gebruik van tags nog enkele andere dingen in gedachten:

• Kies een naam die alle leden van het team gemakkelijk kunnen begrijpen.
• Onthoud dat tags alleen toegankelijk zijn voor mensen die lid zijn van het team waar de tag is gemaakt.
• Er is momenteel een limiet van 100 tags per team en 100 leden per tag. Aan elke gebruiker kunnen maximaal 25 tags worden toegewezen.
• Tags kunnen worden uitgeschakeld door de IT-beheerder of wijzigingen in tags kunnen alleen worden beheerd door de teameigenaar. Als u geen tags ziet, zijn ze mogelijk uitgeschakeld in uw omgeving. Zie het artikel Tags beheren voor meer informatie.

Wilt u meer informatie over de do’s and don’ts van Microsoft Teams? Download dan onderstaand eBook.