De essentiële beveiligingsmaatregelen voor SharePoint

🛡️TL;DR

SharePoint is een krachtig samenwerkingsplatform, maar vraagt om een stevige beveiligingsbasis. 

Belangrijke maatregelen voor 2025 zijn het toepassen van rolgebaseerde toegang (RBAC), Multi-Factor Authentication (MFA), streng reguleren van externe toegang, gebruik van Data Loss Prevention (DLP) en vertrouwelijkheidslabels, continue monitoring en audits, en goede back-up- en herstelprocedures. Daarnaast is security awareness training cruciaal om menselijke fouten te voorkomen.

Door deze best practices te combineren bouwt een organisatie een veilige, compliance-vriendelijke SharePoint-omgeving die bestand is tegen hedendaagse cyberrisico’s.

Goede beveiliging is onmisbaar voor elke SharePoint-omgeving. Niet alleen omdat hier vaak bedrijfsgevoelige informatie, contracten en klantdata worden opgeslagen, maar ook vanwege de groeiende dreiging van cyberaanvallen en datalekken. Met SharePoint als centrale plek voor documenten en samenwerking binnen organisaties – én met externe partners – is een doordachte beveiligingsaanpak essentieel om risico’s te minimaliseren en compliance te waarborgen.

In dit artikel vind je een overzicht van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die elke SharePoint-beheerder moet kennen en toepassen. Denk aan het correct instellen van rollen en rechten (RBAC), het gebruik van moderne toegangscontrole zoals Multi-Factor Authentication (MFA), het veilig regelen van externe toegang, het beschermen van gevoelige informatie met Data Loss Prevention (DLP), audit en monitoring, en natuurlijk solide back-up- en herstelprocedures. Samen vormen deze maatregelen het fundament van een veilige SharePoint-omgeving.

Inhoudsopgave

RBAC (Role-Based Access Control)

RBAC – Role-Based Access Control – is het organiseren van rechten in SharePoint op basis van gebruikersrollen in plaats van op individuele gebruikers. Dit zorgt ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie en functionaliteit die ze nodig hebben voor hun werk, volgens het principe van “least privilege”.

Wat is RBAC?

  • RBAC betekent rechten toekennen op basis van rolgroepen, zoals ‘Beheerder’, ‘Redacteur’ of ‘Lezer’. Gebruikers krijgen toegang of permissies op basis van hun rol binnen de organisatie, in plaats van per individueel verzoek.

  • In SharePoint koppel je gebruikers aan groepen en wijs je aan deze groepen machtigingen toe op site-, bibliotheek- of documentniveau.

Waarom zijn rollen en rechtenstructuren belangrijk?

  • Eén overzichtelijke rechtenstructuur brengt rust, voorkomt fouten in toegangsbeheer en maakt periodiek controleren eenvoudiger.

  • Met RBAC wordt ook extern delen of wisselingen in personeelsbezetting makkelijker en veiliger beheerd: iemand die intern van rol verandert, krijgt automatisch de rechten die horen bij de nieuwe rol.

Praktische voorbeelden en inrichting

  • Voorbeeld: Iedereen in de groep ‘Financiën’ krijgt toegang tot de SharePoint-site van de financiële administratie, maar niet tot HR-documentatie.

  • Maak verschil tussen eigen SharePoint-groepen (voor specifieke projecten) en standaardgroepen (zoals Editors, Visitors).

  • Documenteer wie tot welke groepen behoort en voer periodiek controles uit op de rechtenstructuren.

Tips voor onderhoud RBAC

  • Beperk unieke machtigingen op itemniveau – houd structuren overzichtelijk en beheersbaar.

  • Automatiseer waar mogelijk, zodat nieuwe medewerkers direct aan de juiste groepen worden toegevoegd of verwijderd bij vertrek of functiewijziging.

  • Combineer RBAC altijd met regular audits en monitoring voor optimale beveiliging.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Toegangscontrole & MFA

Toegangscontrole is cruciaal om te waarborgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot de SharePoint-omgeving en gevoelige data. Met de cloud als platform nemen de risico’s toe door externe toegang en mobiele devices. Daarom is Multi-Factor Authentication (MFA) een van de effectiefste en meest aanbevolen beveiligingsmaatregelen.

Waarom MFA?

MFA voegt een tweede verificatielaag toe naast gebruikersnaam en wachtwoord. Dit kan een code via een authenticator-app zijn, een sms, een telefoontje of biometrische verificatie. Studies tonen aan dat MFA meer dan 99% van de accountcompromitteringen kan voorkomen.

Hoe MFA in SharePoint in te stellen?

  • Voor SharePoint Online (onderdeel van Microsoft 365) activeer je MFA via Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). Het is raadzaam om Conditional Access policies te configureren om MFA te forceren op basis van gebruikersgroep, locatie, apparaat, of risiconiveau.

  • Voor on-premises SharePoint kan MFA worden geïntegreerd via AD FS met een MFA-provider of third-party oplossingen.

Best practices MFA

  • Verplicht MFA voor alle beheeraccounts en gebruikers met toegang tot gevoelige data.

  • Implementeer stapsgewijs en ondersteun gebruikers met communicatie en training.

  • Houd updates rond MFA-beleid in de gaten, bijvoorbeeld de migratie naar de nieuwe Authentication Methods Policy per september 2025.

  • Zorg dat toegangscontrole policies regelmatig worden herzien en aangepast aan de actuele dreigingssituatie.

SharePoint templates

Externe toegang veilig regelen

Samenwerken met externe partijen biedt voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee als deze toegang niet goed wordt beheerd. SharePoint biedt verschillende instellingen om externe toegang te reguleren en zo datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Uitdagingen bij externe toegang

  • Onbedoeld te ver open zetten van rechten of bestanden.

  • Moeilijkheid om externe gebruikers te managen en te controleren.

  • Het risico dat gevoelige data buiten de organisatie terechtkomt.

Instellingen en maatregelen

  • Stel externe toegang in via Microsoft 365 admin center en beperk deze waar mogelijk (bijvoorbeeld alleen delen met specifieke domeinen).

  • Schakel expiratie van gedeelde links in, zodat toegang na een bepaalde periode automatisch vervalt.

  • Monitor externe gedeelde documenten en gebruik alerts bij verdachte activiteiten.

  • Implementeer Zero Trust principes: verifieer elke gebruiker en apparaat voordat toegang wordt verleend.

  • Maak gebruik van toegang op basis van rollen en deel alleen het strikt noodzakelijke.

Praktische tips

  • Gebruik externe gedeelde mappen die alleen lezen toestaan, zonder downloadopties.

  • Regelmatige audits van gedeelde content en toegangsrechten.

  • Zorg dat ook externe partijen MFA gebruiken voor toegang tot uw SharePoint omgeving.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Data Loss Prevention (DLP) en vertrouwelijkheidslabels

Data Loss Prevention (DLP) is een kritieke beveiligingsmaatregel om gevoelige informatie in SharePoint te beschermen tegen onbedoeld delen of lekken. Met DLP kunnen organisaties beleid toepassen dat het gebruik, de overdracht en opslag van gevoelige data controleert en automatisch beschermt.

Wat is DLP?

  • DLP-technologieën detecteren en monitoren gevoelige informatie zoals financiële gegevens, persoonlijke identificatiegegevens, medische dossiers, en meer.

  • In Microsoft 365, inclusief SharePoint, worden DLP-beleidsregels toegepast via Microsoft Purview, die inhoud continu scannen en bij overtredingen automatisch acties kunnen uitvoeren zoals blokkeren of waarschuwingen geven.

Vertrouwelijkheidslabels

  • Vertrouwelijkheidslabels helpen bij het classificeren en beschermen van data door informatie te markeren als ‘vertrouwelijk’, ‘intern’, ‘publiek’ enz.

  • Labels kunnen gekoppeld worden aan DLP-beleid om automatisch extra beveiligingsmaatregelen te activeren bij gevoelige documenten.

Implementatie en voordelen

  • DLP helpt risico’s op datalekken te beperken, interne compliance te verbeteren en te voldoen aan wettelijke eisen zoals GDPR.

  • Beleidsregels kunnen gradaties bevatten van waarschuwingen tot automatische blokkades of encryptie.

  • Gecombineerd met monitoring geeft DLP inzicht in hoe gevoelige data binnen en buiten de organisatie wordt gebruikt.

Auditing, monitoring en logging

Auditing en monitoring zijn onmisbare onderdelen om de beveiliging van SharePoint effectief te beheren. Ze helpen niet alleen om problemen te detecteren, maar ook om compliance inzichtelijk te maken voor audits.

Belangrijkste aspecten

  • Regelmatig controleren wie toegang heeft tot welke data en of die rechten nog passend zijn.

  • Loggen van gebruikersactiviteiten, zoals inloggen, openen, wijzigen en delen van documenten.

  • Automatisch genereren van waarschuwingen bij verdachte of ongebruikelijke activiteiten.

Tools en mogelijkheden

  • Microsoft Purview en Microsoft Defender bieden uitgebreide auditlogs en real-time monitoring.

  • Alerting-mogelijkheden helpen om snel te reageren op beveiligingsincidenten.

  • Periodieke rapportages helpen security teams en management om risico’s te evalueren en beveiligingsbeleid bij te stellen.

Praktische tips

  • Stel vaste scans en audits in om gebruikersrechten en activiteit logs regelmatig te beoordelen.

  • Combineer monitoring met geautomatiseerde respons voor snelle mitigatie.

  • Maak gebruik van dashboards en rapportages die de belangrijkste metrics overzichtelijk maken voor verschillende doelgroepen binnen de organisatie.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Backups en herstel van data

Hoewel SharePoint Online onderdeel is van Microsoft 365 en daar standaard bescherming biedt, is het belangrijk om te beseffen dat deze ingebouwde beschermingen beperkingen kennen en niet gelijkstaan aan volledige back-up oplossingen. Een goede back-upstrategie is daarom cruciaal om dataverlies door bijvoorbeeld menselijke fouten, ransomware of corrupte bestanden te voorkomen.

Waarom back-ups essentieel zijn

  • Microsoft bewaart verwijderde bestanden maximaal 93 dagen in de prullenbak en heeft interne back-ups, maar deze zijn beperkt in toegang en herstelopties.

  • Bij incidenten is snelle en gerichte hersteloptie cruciaal: bijvoorbeeld het terugzetten van een enkele beschadigde file of een hele documentbibliotheek.

  • Back-ups beschermen tegen onverwachte dataverlies scenario’s en ondersteunen compliance met regelgeving.

Verschil met Microsoft’s standaard bescherming

  • Standaard herstelmogelijkheden zijn vaak site- of containergebaseerd en minder flexibel.

  • Microsoft’s interne back-ups zijn alleen via support op te vragen en gelden slechts voor bepaalde tijd.

  • Veel organisaties kiezen daarom voor derde partij back-upoplossingen die frequent, geautomatiseerd en gedetailleerd herstel toelaten.

Strategieën voor back-up en herstel

  • Volg de 3-2-1 regel: minimaal drie kopieën van je data, op ten minste twee verschillende mediatypes en één op een externe locatie.

  • Automatiseer back-upprocessen regelmatig en test herstelprocedures periodiek.

  • Gebruik tools die granulaire restores mogelijk maken: individuele bestanden, versies, bibliotheken of hele sites.

  • Zorg voor encryptie en strikte toegangscontrole op back-upbestanden.

Koppeling van de maatregelen

De besproken beveiligingsmaatregelen versterken elkaar en vormen samen een integraal securityframework voor SharePoint. Door RBAC zorgt u voor een gecontroleerd rechtenmodel, MFA beschermt tegen ongeautoriseerde toegang, externe toegang wordt streng gereguleerd, DLP voorkomt datalekken, monitoring maakt incidenten zichtbaar en back-ups bieden herstelmogelijkheden.

Voorbeeld integrale securitystrategie

  • Begin met een strakke RBAC-structuur die vastlegt welk toegangsniveau welke rol heeft.

  • Activeer MFA en pas conditional access toe om toegangsrisico’s te beperken.

  • Beperk en monitor externe toegang, met automatische alerts bij afwijkingen.

  • Implementeer DLP-beleid met vertrouwelijkheidslabels voor gevoelige data.

  • Houd continue auditing en logging bij voor inzicht en compliance.

  • Zorg voor regelmatige, veilige back-ups en een getest herstelplan om gegevensverlies te voorkomen.

Door deze maatregelen in samenhang te implementeren, minimaliseert u risico’s, verhoogt u de beveiliging en zorgt u voor continuïteit binnen de SharePoint-omgeving.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Security awareness en training

Technologie alleen is niet genoeg om SharePoint veilig te houden; de menselijke factor speelt een grote rol in de beveiliging. Gebruikers zijn vaak de zwakste schakel doordat zij bijvoorbeeld op phishing links klikken, zwakke wachtwoorden gebruiken of onbewust gevoelige informatie delen. Daarom is security awareness training essentieel binnen elke organisatie die SharePoint gebruikt.

Waarom security awareness?

  • Medewerkers vergroten hun kennis over cyberrisico’s en leren herkennen hoe aanvallen werken, zoals phishing, social engineering en malware.

  • Bewustwording helpt onveilig gedrag te voorkomen, zoals het delen van gevoelige documenten zonder juiste rechten of het gebruik van onvoldoende beveiligde apparaten.

  • Geïnformeerde gebruikers zijn een eerste verdedigingslinie en kunnen problemen sneller signaleren en melden.

Wat hoort in een goede training?

  • Uitleg over het belang van sterke wachtwoorden en MFA.

  • Hoe om te gaan met externe links en uitnodigingen in SharePoint.

  • Herkennen van phishing en andere cyberaanvallen.

  • Best practices voor veilig samenwerken, bijvoorbeeld alleen toegang geven aan wie het echt nodig heeft en geen informatie delen buiten de organisatie zonder toestemming.

  • Procedures bij vermoedelijke incidenten en hoe dit te melden.

Door security awareness structureel onderdeel te maken van het SharePoint-beleid, versterkt de organisatie haar hele beveiligingshouding en beperkt ze de kans op menselijke fouten die tot datalekken kunnen leiden.

Zet vandaag nog de volgende stap naar een veilige SharePoint-omgeving

SharePoint is een krachtig platform voor samenwerking en informatiebeheer, maar vereist een doordachte beveiligingsaanpak om data en gebruikers effectief te beschermen. Door het implementeren van rolgebaseerde toegang (RBAC), Multi-Factor Authentication (MFA), streng beheer van externe toegang, data loss prevention (DLP), monitoring en solide back-ups bouwt u een robuuste verdedigingslinie tegen moderne dreigingen.

Samen met structurele security awareness en training van gebruikers vormt dit een integraal ecosysteem waarbinnen risico’s worden geminimaliseerd en compliance wordt gewaarborgd. Veiligheid is geen eenmalige actie, maar een continu proces van verbeteren en aanpassen aan nieuwe uitdagingen.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001