De introductie van Town Halls in Microsoft Teams

We zijn verheugd om Town Halls in Microsoft Teams aan te kondigen. Dit is een nieuwe ervaring om grootschalige, interne evenementen te organiseren en organisaties beter te laten verbinden. Town Halls biedt geavanceerde productiemogelijkheden en een gestructureerde aanpak voor de betrokkenheid van deelnemers. Met Town Halls kunnen klanten verschillende soorten interne en externe evenementen hosten, waaronder bedrijfsbrede Town Halls, algemene vergaderingen, wereldwijde teamvergaderingen, interne uitzendingen, informele gesprekken en meer. Town Halls in Microsoft Teams stelt je in staat om je bereik te vergroten, je boodschap op te schalen en verbinding te maken met publiek over de hele wereld. Creëer professioneel geproduceerde evenementen van studiokwaliteit die een dynamischere ervaring bieden, en organiseer en beheer de betrokkenheid van het publiek om deelname te maximaliseren en de focus op het evenement te behouden.

Town Hall zal Teams Live-evenementen vervangen en beschikbaar zijn voor Office- en Microsoft 365-klanten¹, waarbij geavanceerde mogelijkheden in Town Hall beschikbaar zullen zijn voor Teams Premium-klanten. De nieuwe Town Hall-ervaring zal algemeen beschikbaar zijn en wereldwijd worden uitgerold naar commerciële klanten op 5 oktober. Bij de lancering zal Town Hall een voortdurende release van functies hebben om gelijkheid te creëren met de functionaliteit van Teams Live-evenementen. Deze gelijkheid zal vóór het ‘pensioen’ van Teams Live-evenementen in september 2024 worden bereikt. Voor overheidsinstanties wordt de algemene beschikbaarheidsdatum van Town Halls in de komende maanden aangekondigd.

Dit zijn de nieuwe functies die beschikbaar zijn in Town Halls, evenals enkele geavanceerde functies die beschikbaar zullen zijn als onderdeel van Town Halls voor Teams Premium-klanten, waaronder:

• Aantal deelnemers³: Town Hall-capaciteit in Office- en Microsoft 365-licenties¹ biedt plaats aan maximaal 10.000 deelnemers en tot 20.000 deelnemers in Teams Premium.

• Evenementgelijktijdigheid³: Town Hall in Office- en Microsoft 365- licenties¹ ondersteunt tot 15 gelijktijdige evenementen binnen een tenant en tot 50 gelijktijdige evenementen in Teams Premium.

• Evenementduur: Aangezien Town Hall als onderdeel van de Teams-vergaderervaring zal worden geïntegreerd, zal de duur van de evenementen hetzelfde zijn als die van vergaderingen, namelijk tot 30 uur. Dit zal hetzelfde zijn voor Office- en Microsoft 365-licenties en Teams Premium.

• eCDN-ondersteuning³: Town Hall zal ondersteuning bieden voor externe eCDN-providers voor Office- en Microsoft 365- licenties ¹ en Microsoft eCDN (first-party) in Teams Premium². Bovendien maakt Microsoft eCDN in Town Hall realtime monitoring mogelijk, zodat organisatoren realtime gebruiksgegevens kunnen bekijken voor Town Halls in het Events Insights-dashboard. Het dashboard toont informatie over het gebruik van het evenement, inclusief het aantal deelnemers, piekconcurrentie, sessieduur, geografische locaties en meer.

• Green Room: Presentatoren en organisatoren kunnen samen in de virtuele groene kamer komen om ervoor te zorgen dat de voorbereiding naadloos verloopt. Met de virtuele groene kamer hebben presentatoren een aparte, toegewijde ruimte die gescheiden is van deelnemers, waar ze live kunnen praten, content kunnen presenteren, een snelle briefing kunnen doen en kunnen testen zonder deelnemers te storen. Bovendien hebben presentatoren en organisatoren een speciale chat die ze tijdens het evenement kunnen gebruiken, die niet toegankelijk is voor deelnemers. Terwijl deelnemers deelnemen en wachten tot het evenement begint, worden ze begroet met een welkomstscherm dat hen informeert dat het evenement binnenkort zal beginnen, en kunnen ze communiceren met de presentatoren via Q&A. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande ervaring van de Green Room in Teams Live-evenementen en geavanceerde webinars in Teams Premium.

• Beheren wat deelnemers zien: Om deelnemers gefocust en beter betrokken te houden, kunnen organisatoren en presentatoren hun weergave beheren, zodat ze alleen gedeelde inhoud en deelnemers op het scherm zien. Dit stelt organisatoren en presentatoren in staat andere presentatoren zowel op als naast het scherm in een buiten beeld-gebied te brengen en relevante inhoud te delen voor een gepolijste presentatie. Dit lost ook een van onze meest gevraagde functies op – om meer presentatoren met inhoud op het scherm te tonen. Deze nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om tot zeven presentatoren tegelijk met inhoud op het scherm te tonen.

• Deelnemerslijst verbergen: Hoewel organisatoren en presentatoren toegang hebben tot de lijst met deelnemers en kunnen zien hoeveel deelnemers hebben deelgenomen, zien deelnemers de lijst met deelnemers niet. Bovendien zijn bij het deelnemen hun camera’s en microfoons standaard uitgeschakeld.

• RTMP-in: Produceer evenementen rechtstreeks vanuit een externe hardware- of software-gebaseerde encoder en integreer verschillende externe mediastromen in het evenement met RTMP-in. Door een externe encoder te gebruiken en RTMP-in in te schakelen, kunnen organisatoren en presentatoren een aangepaste RTMP-bron live streamen, of het nu gaat om een professioneel geproduceerde video of hoogwaardige scherm delen, naar alle deelnemers aan het evenement. Deze functionaliteit lijkt op wat bekend staat als ‘Teams Encoder’ in Teams Live-evenementen.

• RTMP-out: Organisatoren kunnen het evenement streamen naar een aangepaste app of een ander endpoint buiten Teams met RTMP-out. Hierdoor kunnen evenementen worden bekeken op andere platforms van derden zoals YouTube, LinkedIn, X, Meta Workplace en meer. Merk op dat deze functionaliteit volgend jaar pas beschikbaar zal zijn.

• Gestructureerde Q&A: Q&A stelt organisatoren in staat het gesprek gemakkelijk te modereren en biedt een handige manier voor deelnemers om vragen te stellen en met de sprekers te communiceren. Organisatoren kunnen vragen en antwoorden beheren en modereren terwijl ze binnenkomen, kiezen welke vragen ze willen publiceren of afwijzen, en aangezien antwoorden worden gedeeld, worden de reacties gefilterd, zodat ze gemakkelijk te volgen zijn. Dit helpt organisatoren de stroom van het gesprek te beheren, officiële antwoorden te benadrukken en overbelasting en redundantie van vragen te verminderen. Het stelt organisatoren ook in staat om gesprekken vast te pinnen en de optie in te schakelen voor anoniem posten, zodat deelnemers anoniem vragen en discussies kunnen indienen. Q&A stelt ook iedereen in staat om vragen te stellen via reacties en om hun eigen vragen en opmerkingen in te dienen. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande Q&A-ervaring in Teams Live-evenementen en in Teams-webinars. Q&A ondersteunt tot 10.000 deelnemers voor Office- en Microsoft 365-aanbiedingen en tot 20.000 deelnemers voor Teams Premium.

• On-demand opname: Dit is een opname van het evenement die beschikbaar is om te delen met deelnemers om te bekijken nadat het evenement is afgelopen. Organisatoren kunnen nu toegang krijgen tot de opname binnen de Town Hall-setup en managementervaring door op het tabblad opnames te klikken en vervolgens de opname te publiceren, wat automatisch een e-mail naar deelnemers stuurt met een link naar de opname. Deelnemers kunnen een speciale landingspagina voor het evenement bezoeken waar de opname wordt gehost en deze op elk moment kunnen bekijken. De on-demand opname is vergelijkbaar met de functionaliteit in Teams Live-evenementen, waarbij echter de opname wordt geopend en gepubliceerd, en de automatisch gepubliceerde e-mail nieuw is in Town Halls.

• E-mailcommunicatie en aanpassing³: Organisatoren kunnen vooraf geconfigureerde e-mailsjablonen sturen voor de uitnodiging voor het evenement en de e-mails met de opname van het evenement in plaats van handmatig een aparte e-mail te maken, de evenementslink te kopiëren en een kalenderuitnodiging naar deelnemers te sturen. Bovendien kunnen organisatoren deze e-mailcommunicatie aanpassen om deelnemers beter aan te trekken en te informeren, inclusief het bewerken van de onderwerpregel, banner en logo, en e-mailtekst. Organisatoren kunnen toegang krijgen tot de e-mailcommunicatie in de Town Hall-setup en managementervaring door op het tabblad e-mails te klikken, waarin de e-mails staan vermeld en wanneer elke e-mail zal worden verzonden. De vooraf geconfigureerde e-mailcommunicatie is beschikbaar in Office- en Microsoft 365-licenties en de e-mailaanpassing is beschikbaar in Teams Premium.

• Deelnemersrapportage: Organisatoren kunnen toegang krijgen tot evenementrapportage in de Town Hall-setup en managementervaring door te klikken op het tabblad rapportages en algemene activiteiten van deelnemers te begrijpen, inclusief het totale aantal deelnemers, individuele deelnametijden van deelnemers aan het evenement en de totale deelnametijd van individuele deelnemers. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande deelnemersrapportage in Teams Live-evenementen en in Teams-webinars.

• Live vertaalde bijschriften^3,4: Organisatoren met Office- en Microsoft 365-licenties¹ kunnen tijdens het evenement één taal selecteren uit zes vooraf ingestelde talen voor live vertaalde bijschriften, terwijl organisatoren met Teams Premium kunnen kiezen uit 10 vooraf ingestelde talen. Later dit jaar kunnen organisatoren met Office- en Microsoft 365-licenties tot zes talen selecteren waaruit deelnemers kunnen kiezen voor live vertaalde bijschriften tijdens het evenement; en dezelfde functionaliteit voor deelnemers met maximaal 10 talen voor Teams Premium. Deze extra functionaliteit die later dit jaar beschikbaar komt, zal hetzelfde zijn als de ervaring in Teams Live-evenementen. Merk op dat deze functionaliteit anders werkt dan live vertaalde bijschriften voor vergaderingen in Teams Premium.

Hoewel Town Halls in Microsoft Teams uiteindelijk volledige gelijkheid zal bereiken voor functiefunctionaliteit in Teams Live-evenementen, zullen er bij de lancering verschillende verschillen zijn in de ervaring, waaronder:

• Evenementrollen: Town Halls omvatten de rollen organisator, co-organisator, presentator en deelnemer; terwijl Teams Live-evenementen de rollen organisator, producent, presentator en deelnemer omvat. Voor Town Halls is bij de lancering geen producentrol beschikbaar – deze is nu vervangen door de rollen organisator, co-organisator en presentator, omdat deze rollen nu vergelijkbare functionaliteit hebben als de producentrol, inclusief: Het evenement starten en stoppen, eigen video delen, externe video delen, actief bureaublad of venster delen, en selecteer welke presentatoren en inhoud op het scherm worden getoond met de functionaliteit voor het beheren van wat deelnemers zien.

• Externe presentator: Town Halls kunnen externe deelnemers uitnodigen voor het evenement, maar de mogelijkheid om externe presentatoren uit te nodigen voor Town Halls wordt eind oktober gelanceerd. Hierdoor kunnen externe presentatoren unieke toegangslinks ontvangen om automatisch de lobby over te slaan en ervoor te zorgen dat de beoogde ontvanger als presentator aan het evenement deelneemt.

• DVR (digitale videorecorder): Town Halls hebben on-demand opnames beschikbaar bij de lancering, maar DVR, waarmee deelnemers tijdens het evenement kunnen terugspoelen en pauzeren, wordt in de komende maanden beschikbaar.

• Viva Engage-integratie: Town Halls worden geïntegreerd met Viva Engage, zodat deelnemers het evenement in Viva Engage kunnen bekijken, of het evenement nu rechtstreeks in Teams wordt geproduceerd of met een externe app of apparaat. Deze functionaliteit zal echter in de komende maanden beschikbaar zijn.