OfficeGrip_logo

De introductie van Town Halls in Microsoft Teams

De vernieuwde virtuele evenementervaring

Aangezien teams tegenwoordig steeds vaker (wereldwijd) verspreid zijn, blijven virtuele evenementen belangrijke hulpmiddelen om mensen met elkaar te kunnen verbinden, ongeacht waar ze zich bevinden. De behoefte is dan ook ontstaan om dit te realiseren tegen lagere kosten, met verhoogde flexibiliteit, toegankelijkheid en de mogelijkheid tot zinvolle betrokkenheid voor deelnemers.

Ruim vier jaar geleden werd Microsoft Teams Live-evenementen geïntroduceerd, waarmee grootschalige evenementen binnen een organisatie mogelijk gemaakt werden. Hierdoor kunnen mensen van overal en op elk apparaat deelnemen. Teams Live-evenementen waren echter ingericht op een ander platform dan de vertrouwde Teams-vergaderervaring.

Om de virtuele evenementervaring op Teams te vereenvoudigen, integreert Microsoft haar live-evenementmogelijkheden in de Teams-vergaderervaring. Dit zal een uniforme ervaring creëren voor gebruikers, of ze nu een kleine vergadering, een klantgericht webinar of een bedrijfsbrede Town Hall organiseren.

Dit betekent dat er twee belangrijke veranderingen plaatsvinden in het evenementenaanbod als onderdeel van deze integratie:

  • Introductie van ‘Town Hall’, een nieuwe virtuele evenementervaring die Teams Live-evenementen zal vervangen en vanaf 5 oktober 2023 algemeen beschikbaar zal zijn voor commerciële klanten.

 

  • Het uitfaseren van Teams Live-evenementen, waarbij het Teams Live-evenementplatform voor commerciële klanten gedurende de komende 12 maanden ondersteuning blijft bieden en volledig ‘met pensioen gaat’ op 30 september 2024.

Laten we meer in detail treden op wat dit betekent voor onze klanten en de virtuele evenementervaring op Teams in de toekomst, te beginnen met de nieuwe Town Hall-ervaring.

Introductie van Town Halls in Microsoft Teams

We zijn verheugd om Town Halls in Microsoft Teams aan te kondigen. Dit is een nieuwe ervaring om grootschalige, interne evenementen te organiseren en organisaties beter te laten verbinden. Town Halls biedt geavanceerde productiemogelijkheden en een gestructureerde aanpak voor de betrokkenheid van deelnemers. Met Town Halls kunnen klanten verschillende soorten interne en externe evenementen hosten, waaronder bedrijfsbrede Town Halls, algemene vergaderingen, wereldwijde teamvergaderingen, interne uitzendingen, informele gesprekken en meer. Town Halls in Microsoft Teams stelt je in staat om je bereik te vergroten, je boodschap op te schalen en verbinding te maken met publiek over de hele wereld. Creëer professioneel geproduceerde evenementen van studiokwaliteit die een dynamischere ervaring bieden, en organiseer en beheer de betrokkenheid van het publiek om deelname te maximaliseren en de focus op het evenement te behouden.

Town Hall zal Teams Live-evenementen vervangen en beschikbaar zijn voor Office- en Microsoft 365-klanten1, waarbij geavanceerde mogelijkheden in Town Hall beschikbaar zullen zijn voor Teams Premium-klanten. De nieuwe Town Hall-ervaring zal algemeen beschikbaar zijn en wereldwijd worden uitgerold naar commerciële klanten op 5 oktober. Bij de lancering zal Town Hall een voortdurende release van functies hebben om gelijkheid te creëren met de functionaliteit van Teams Live-evenementen. Deze gelijkheid zal vóór het ‘pensioen’ van Teams Live-evenementen in september 2024 worden bereikt. Voor overheidsinstanties wordt de algemene beschikbaarheidsdatum van Town Halls in de komende maanden aangekondigd.

Dit zijn de nieuwe functies die beschikbaar zijn in Town Halls, evenals enkele geavanceerde functies die beschikbaar zullen zijn als onderdeel van Town Halls voor Teams Premium-klanten, waaronder:

  • Aantal deelnemers3: Town Hall-capaciteit in Office- en Microsoft 365-licenties1 biedt plaats aan maximaal 10.000 deelnemers en tot 20.000 deelnemers in Teams Premium.

 

  • Evenementgelijktijdigheid3: Town Hall in Office- en Microsoft 365- licenties1 ondersteunt tot 15 gelijktijdige evenementen binnen een tenant en tot 50 gelijktijdige evenementen in Teams Premium.

 

  • Evenementduur: Aangezien Town Hall als onderdeel van de Teams-vergaderervaring zal worden geïntegreerd, zal de duur van de evenementen hetzelfde zijn als die van vergaderingen, namelijk tot 30 uur. Dit zal hetzelfde zijn voor Office- en Microsoft 365-licenties en Teams Premium.

 

  • eCDN-ondersteuning3: Town Hall zal ondersteuning bieden voor externe eCDN-providers voor Office- en Microsoft 365- licenties 1 en Microsoft eCDN (first-party) in Teams Premium2. Bovendien maakt Microsoft eCDN in Town Hall realtime monitoring mogelijk, zodat organisatoren realtime gebruiksgegevens kunnen bekijken voor Town Halls in het Events Insights-dashboard. Het dashboard toont informatie over het gebruik van het evenement, inclusief het aantal deelnemers, piekconcurrentie, sessieduur, geografische locaties en meer.

 

  • Green Room: Presentatoren en organisatoren kunnen samen in de virtuele groene kamer komen om ervoor te zorgen dat de voorbereiding naadloos verloopt. Met de virtuele groene kamer hebben presentatoren een aparte, toegewijde ruimte die gescheiden is van deelnemers, waar ze live kunnen praten, content kunnen presenteren, een snelle briefing kunnen doen en kunnen testen zonder deelnemers te storen. Bovendien hebben presentatoren en organisatoren een speciale chat die ze tijdens het evenement kunnen gebruiken, die niet toegankelijk is voor deelnemers. Terwijl deelnemers deelnemen en wachten tot het evenement begint, worden ze begroet met een welkomstscherm dat hen informeert dat het evenement binnenkort zal beginnen, en kunnen ze communiceren met de presentatoren via Q&A. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande ervaring van de Green Room in Teams Live-evenementen en geavanceerde webinars in Teams Premium.

 

Town Hall 2

  • Beheren wat deelnemers zien: Om deelnemers gefocust en beter betrokken te houden, kunnen organisatoren en presentatoren hun weergave beheren, zodat ze alleen gedeelde inhoud en deelnemers op het scherm zien. Dit stelt organisatoren en presentatoren in staat andere presentatoren zowel op als naast het scherm in een buiten beeld-gebied te brengen en relevante inhoud te delen voor een gepolijste presentatie. Dit lost ook een van onze meest gevraagde functies op – om meer presentatoren met inhoud op het scherm te tonen. Deze nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om tot zeven presentatoren tegelijk met inhoud op het scherm te tonen.

 

Town Hall 3

  • Deelnemerslijst verbergen: Hoewel organisatoren en presentatoren toegang hebben tot de lijst met deelnemers en kunnen zien hoeveel deelnemers hebben deelgenomen, zien deelnemers de lijst met deelnemers niet. Bovendien zijn bij het deelnemen hun camera’s en microfoons standaard uitgeschakeld.

 

Town Hall 4

  • RTMP-in: Produceer evenementen rechtstreeks vanuit een externe hardware- of software-gebaseerde encoder en integreer verschillende externe mediastromen in het evenement met RTMP-in. Door een externe encoder te gebruiken en RTMP-in in te schakelen, kunnen organisatoren en presentatoren een aangepaste RTMP-bron live streamen, of het nu gaat om een professioneel geproduceerde video of hoogwaardige scherm delen, naar alle deelnemers aan het evenement. Deze functionaliteit lijkt op wat bekend staat als ‘Teams Encoder’ in Teams Live-evenementen.

 

  • RTMP-out: Organisatoren kunnen het evenement streamen naar een aangepaste app of een ander endpoint buiten Teams met RTMP-out. Hierdoor kunnen evenementen worden bekeken op andere platforms van derden zoals YouTube, LinkedIn, X, Meta Workplace en meer. Merk op dat deze functionaliteit volgend jaar pas beschikbaar zal zijn.

 

  • Gestructureerde Q&A: Q&A stelt organisatoren in staat het gesprek gemakkelijk te modereren en biedt een handige manier voor deelnemers om vragen te stellen en met de sprekers te communiceren. Organisatoren kunnen vragen en antwoorden beheren en modereren terwijl ze binnenkomen, kiezen welke vragen ze willen publiceren of afwijzen, en aangezien antwoorden worden gedeeld, worden de reacties gefilterd, zodat ze gemakkelijk te volgen zijn. Dit helpt organisatoren de stroom van het gesprek te beheren, officiële antwoorden te benadrukken en overbelasting en redundantie van vragen te verminderen. Het stelt organisatoren ook in staat om gesprekken vast te pinnen en de optie in te schakelen voor anoniem posten, zodat deelnemers anoniem vragen en discussies kunnen indienen. Q&A stelt ook iedereen in staat om vragen te stellen via reacties en om hun eigen vragen en opmerkingen in te dienen. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande Q&A-ervaring in Teams Live-evenementen en in Teams-webinars. Q&A ondersteunt tot 10.000 deelnemers voor Office- en Microsoft 365-aanbiedingen en tot 20.000 deelnemers voor Teams Premium.

 

  • On-demand opname: Dit is een opname van het evenement die beschikbaar is om te delen met deelnemers om te bekijken nadat het evenement is afgelopen. Organisatoren kunnen nu toegang krijgen tot de opname binnen de Town Hall-setup en managementervaring door op het tabblad opnames te klikken en vervolgens de opname te publiceren, wat automatisch een e-mail naar deelnemers stuurt met een link naar de opname. Deelnemers kunnen een speciale landingspagina voor het evenement bezoeken waar de opname wordt gehost en deze op elk moment kunnen bekijken. De on-demand opname is vergelijkbaar met de functionaliteit in Teams Live-evenementen, waarbij echter de opname wordt geopend en gepubliceerd, en de automatisch gepubliceerde e-mail nieuw is in Town Halls.

 

Town Hall 5

  • E-mailcommunicatie en aanpassing3: Organisatoren kunnen vooraf geconfigureerde e-mailsjablonen sturen voor de uitnodiging voor het evenement en de e-mails met de opname van het evenement in plaats van handmatig een aparte e-mail te maken, de evenementslink te kopiëren en een kalenderuitnodiging naar deelnemers te sturen. Bovendien kunnen organisatoren deze e-mailcommunicatie aanpassen om deelnemers beter aan te trekken en te informeren, inclusief het bewerken van de onderwerpregel, banner en logo, en e-mailtekst. Organisatoren kunnen toegang krijgen tot de e-mailcommunicatie in de Town Hall-setup en managementervaring door op het tabblad e-mails te klikken, waarin de e-mails staan vermeld en wanneer elke e-mail zal worden verzonden. De vooraf geconfigureerde e-mailcommunicatie is beschikbaar in Office- en Microsoft 365-licenties en de e-mailaanpassing is beschikbaar in Teams Premium.

Town Hall 6

  • Deelnemersrapportage: Organisatoren kunnen toegang krijgen tot evenementrapportage in de Town Hall-setup en managementervaring door te klikken op het tabblad rapportages en algemene activiteiten van deelnemers te begrijpen, inclusief het totale aantal deelnemers, individuele deelnametijden van deelnemers aan het evenement en de totale deelnametijd van individuele deelnemers. Deze functionaliteit is hetzelfde als de bestaande deelnemersrapportage in Teams Live-evenementen en in Teams-webinars.

 

Town Hall 7

  • Live vertaalde bijschriften3,4: Organisatoren met Office- en Microsoft 365-licenties1 kunnen tijdens het evenement één taal selecteren uit zes vooraf ingestelde talen voor live vertaalde bijschriften, terwijl organisatoren met Teams Premium kunnen kiezen uit 10 vooraf ingestelde talen. Later dit jaar kunnen organisatoren met Office- en Microsoft 365-licenties tot zes talen selecteren waaruit deelnemers kunnen kiezen voor live vertaalde bijschriften tijdens het evenement; en dezelfde functionaliteit voor deelnemers met maximaal 10 talen voor Teams Premium. Deze extra functionaliteit die later dit jaar beschikbaar komt, zal hetzelfde zijn als de ervaring in Teams Live-evenementen. Merk op dat deze functionaliteit anders werkt dan live vertaalde bijschriften voor vergaderingen in Teams Premium.

 

Hoewel Town Halls in Microsoft Teams uiteindelijk volledige gelijkheid zal bereiken voor functiefunctionaliteit in Teams Live-evenementen, zullen er bij de lancering verschillende verschillen zijn in de ervaring, waaronder:

  • Evenementrollen: Town Halls omvatten de rollen organisator, co-organisator, presentator en deelnemer; terwijl Teams Live-evenementen de rollen organisator, producent, presentator en deelnemer omvat. Voor Town Halls is bij de lancering geen producentrol beschikbaar – deze is nu vervangen door de rollen organisator, co-organisator en presentator, omdat deze rollen nu vergelijkbare functionaliteit hebben als de producentrol, inclusief: Het evenement starten en stoppen, eigen video delen, externe video delen, actief bureaublad of venster delen, en selecteer welke presentatoren en inhoud op het scherm worden getoond met de functionaliteit voor het beheren van wat deelnemers zien.

 

  • Externe presentator: Town Halls kunnen externe deelnemers uitnodigen voor het evenement, maar de mogelijkheid om externe presentatoren uit te nodigen voor Town Halls wordt eind oktober gelanceerd. Hierdoor kunnen externe presentatoren unieke toegangslinks ontvangen om automatisch de lobby over te slaan en ervoor te zorgen dat de beoogde ontvanger als presentator aan het evenement deelneemt.

 

  • DVR (digitale videorecorder): Town Halls hebben on-demand opnames beschikbaar bij de lancering, maar DVR, waarmee deelnemers tijdens het evenement kunnen terugspoelen en pauzeren, wordt in de komende maanden beschikbaar.

 

  • Viva Engage-integratie: Town Halls worden geïntegreerd met Viva Engage, zodat deelnemers het evenement in Viva Engage kunnen bekijken, of het evenement nu rechtstreeks in Teams wordt geproduceerd of met een externe app of apparaat. Deze functionaliteit zal echter in de komende maanden beschikbaar zijn.

Teams Live Events met pensioen

Met de introductie van Town Hall wordt Teams Live-evenementen ‘met pensioen gestuurd’ voor commerciële klanten op 30 september 2024. Dit geeft commerciële klanten een venster van 12 maanden om zich voor te bereiden op de overgang van Teams Live-evenementen. Na 30 september 2024 wordt Teams Live-evenementen niet langer ondersteund en wordt de toegang stopgezet. Klanten kunnen geen evenementen meer plannen, starten of deelnemen aan Teams Live-evenementen na deze datum. Bestaande opnames zijn beschikbaar tot 31 december 2024. Als gebruikers opnames van eerdere evenementen willen behouden, moeten ze de opnames downloaden en uploaden naar een andere locatie vóór 31 december 2024. Tussen nu en september 2024 kunnen gebruikers Teams Live-evenementen blijven gebruiken zonder veranderingen in hun bestaande ervaring. Voor overheidsinstanties worden de pensioendatum van Teams Live-evenementen in de komende maanden aangekondigd.

Na het innoveren van de vergader- en webinarervaringen, is Microsoft nu op een punt gekomen waar zij live-evenementmogelijkheden hebben geïntegreerd in haar Teams-vergaderervaring. Dit om haar gebruikers te helpen deze verschuiving te maken voor een betere en meer innovatieve evenementervaring op Teams.

Aan de slag gaan en de overgang maken

Om u op weg te helpen met Town Halls, biedt Microsoft technische begeleiding en ondersteunende bronnen (beschikbaar vanaf 5 oktober), LEAP-support om best practices te delen en u te helpen een succesvol evenement te organiseren met Town Halls, gratis door een instructeur geleide trainingen te volgen en FastTrack onboarding-ondersteuning voor de aansluitende abonnementen.

Naarmate Microsoft nieuwe innovaties en functies blijft leveren met Town Halls, zal de voortgang met klanten gedeeld worden bij elke gemaakte stap. We kijken ernaar uit om te zien hoe u Town Halls in Microsoft Teams gebruikt om dynamische, grootschalige evenementen te organiseren en diepere verbindingen te leggen met mensen en teams, zowel binnen als buiten uw organisatie.

1 De basisfunctionaliteiten in Town Hall zijn beschikbaar in de Office 365- en Microsoft 365 E1/E3/E5/A3/A5-licenties, terwijl geavanceerde functionaliteiten in Town Hall beschikbaar zijn in Teams Premium.

2 Volgend jaar krijgen beheerders de mogelijkheid om Microsoft eCDN (first-party) op gebruikersniveau binnen een tenant uit te schakelen voor gebruikers met een licentie voor Teams Premium, als ze ervoor kiezen dit te doen en de gebruikers terug te schakelen naar het gebruik van een third-party eCDN. Dit betekent echter dat gebruikers geen toegang meer hebben tot specifieke geavanceerde functionaliteiten van Teams Premium met de Microsoft eCDN, wat de algehele mogelijkheden binnen Teams Premium beperkt.

3 Deze nieuwe functionaliteiten zijn beschikbaar in Teams Premium. Bezoek de Microsoft 365-roadmap voor aanvullende details over de functies en beschikbaarheid.

4 De zes vooraf ingestelde talen voor Office- en Microsoft 365-licenties zijn Engels, Japans, Spaans, Portugees, Frans en Chinees; terwijl de 10 vooraf ingestelde talen voor Teams Premium Engels, Japans, Spaans, Portugees, Frans, Chinees, Duits, Italiaans, Koreaans en Russisch omvatten.

De ultieme Microsoft Teams gids

Meer informatie over Microsoft Teams?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

Ultieme Microsoft Teams gids

De ultieme Microsoft Teams gids

Meer lezen

Achtergrond

Inventariseer kwetsbaarheden: De fundering van cyberweerbaarheid

Het inventariseren van kwetsbaarheden is meer dan een technische noodzaak; het is een strategische stap die de ruggengraat vormt van elke cybersecurity-strategie. Deze blog biedt een analyse van deze procedure, evalueert de gevolgen voor bedrijfscontinuïteit en rampenherstelplanning, en geeft concrete aanbevelingen om organisaties te beschermen tegen hedendaagse cyberdreigingen.

Lees meer...
Achtergrond

Secure7: Versterking van uw cyberweerbaarheid in het licht van NIS2

Cybersecurity is een cruciaal onderwerp in onze steeds meer gedigitaliseerde wereld. Het beschermt onze gegevens, systemen en infrastructuur tegen kwaadwillende aanvallen en bedreigingen. Met de voortdurende groei van technologie en het toenemende aantal cyberaanvallen, wordt het waarborgen van digitale veiligheid steeds urgenter.

Lees meer...
header-nis2-self-assessment-8
Beveiliging

Nieuw! Het OfficeGrip NIS2 Self Assessment

Met trots kondigen wij in dit blog de lancering van het OfficeGrip NIS2 Self Assessment aan. Dit Assessment is speciaal ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het navigeren door de complexiteit van de aanstaande NIS2-regelgeving. Deze kosteloze online zelfevaluatie kunt u inzetten om inzicht te krijgen in hoeverre uw organisatie impact gaat ervaren van de NIS2 wetgeving en in welke mate u al voldoet aan de beoogde NIS2 cyberveiligheid maatregelen.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!