E-mailarchivering; de beste functie die u nooit gebruikt

Of u nu in het bedrijfsleven werkt of niet, u stuurt en ontvangt waarschijnlijk elke dag meerdere e-mails. Het is een snelle, gemakkelijke manier om te communiceren met collega’s, klanten, vrienden en familie. Uiteraard is e-mail een extreem populaire communicatie-tool voor bedrijven, deels vanwege het vermogen om gesprekken te documenteren en als een doorzoekbare opslagplaats van informatie. Studies suggereren zelfs dat driekwart van het intellectuele eigendom van een organisatie zich bevindt in e-mail- en berichtensystemen. Dat betekent dat het belangrijk is om deze gegevens te beschermen en niet alleen naar de prullenbak te sturen. Maar het bijhouden van zoveel informatie kan de opslagservers van uw bedrijf overbelasten. Dus wat is de beste oplossing? E-mailarchivering is niets nieuws. De tool bestaat al jaren, dus waarom gebruiken niet meer bedrijven het? Hier zijn vijf voordelen voor het gebruik van een oplossing voor e-mailarchivering:

• Opslag. Wanneer e-mailgegevens worden opgeslagen op live servers, kan dit de prestaties aanzienlijk verminderen wanneer de server voller wordt. De enige andere opties zijn om e-mails helemaal te verwijderen – geen verstandige optie, omdat belangrijke gegevens voor altijd verloren kunnen gaan – of elders op te slaan. E-mailarchivering volgt deze laatste optie en verplaatst gegevens naar een veilige off-site server- of cloudomgeving. Sommige oplossingen gebruiken geavanceerde compressie en / of deduplicatie om de vereiste schijfruimte in het archief te verkleinen, soms met 50 procent of meer .
• Herstel. Afhankelijk van welke back-upoplossingen u al hebt, kan e-mailarchivering het proces versnellen wanneer uw gegevens moeten worden hersteld. Dit komt omdat de gearchiveerde gegevens minder ruimte innemen. Bovendien wordt het herstellen van niet-gearchiveerde e-mails sneller en gemakkelijker, omdat de datalimiet van de mailserver wordt verminderd.
• Veiligheid. Alleen omdat je oude e-mails “uit het zicht” zijn en elders worden opgeslagen, betekent dat nog niet dat ze niet zo goed beschermd zijn als e-mails in je live inbox-omgeving. Als u over de juiste oplossing voor e-mailarchivering beschikt, worden uw gegevens onveranderd bewaard en beschermd met continue gegevensback-up en de beste mogelijkheden voor disaster recovery. Zoek voor de beste service naar een provider die betrouwbaarheid, beschikbaarheid en prestaties levert met een gegarandeerde beschikbaarheidsgarantie van 99,9 procent en een financieel ondersteunde service level agreement.
• Productiviteit. Wanneer uw live servers zijn vastgelopen met tonnen e-mailgegevens, kan het zoeken naar een specifieke e-mail of een specifiek onderwerp slordig en traag maken. Door email postvak quota’s te verbreken en automatische e-mailarchivering in te stellen, hoeven medewerkers bovendien geen kostbare tijd meer te besteden aan het verwijderen van e-mails of het verplaatsen ervan naar PST-bestanden zoals vroeger. Ten slotte, wanneer u uw medewerkers de mogelijkheid biedt om eenvoudig toegang te krijgen tot gearchiveerde en geback-upte e-mailgegevens, plaatst u de stroom in hun handen, wat betekent dat zij de IT-afdeling niet hoeven in te schakelen om het voor hen te doen.
• Naleving. In de meeste sectoren zijn organisaties verplicht bedrijfsrecords bij te houden en omdat e-mails vaak dergelijke records bevatten, is het verwijderen ervan een no-go. Bepaalde sectoren zoals gezondheidszorg, financiële dienstverlening, geneesmiddelen en energie hebben zelfs striktere regels over welke bedrijfsgegevens moeten worden bijgehouden.

  Wanneer u een oplossing voor e-mailarchivering overweegt , vergeet dan niet om onderzoeksaanbieders te onderzoeken en er een te kiezen die een gebruiksvriendelijke oplossing biedt die u de controle houdt en hoge normen voor beveiliging en betrouwbaarheid handhaaft. Download het gratis eBook, 9 trefzekere manieren om er professioneel uit te zien met e-mail.