Vergaderingen zijn altijd al een belangrijk onderdeel van teamwerk geweest. Vergaderingen zijn zelfs zo belangrijk dat 37 procent van de tijd van medewerkers besteed wordt aan vergaderingen en veel werknemers wonen meer dan 60 vergaderingen per maand bij.¹ Maar halen we het maximale uit elke vergadering?

Al te vaak komen mensen onvoorbereid naar vergaderingen, omdat het te lang duurt om materialen voor de vergadering te vinden en te beoordelen. Tijdens de vergadering is het vaak een worsteling, vooral voor deelnemers op afstand, om volledig betrokken te zijn en zich betrokken te voelen, vooral als ze moeite hebben om te zien of horen wat er wordt besproken. Nadien neemt de waarde van vergaderingen verder af wanneer belangrijke inzichten – zoals beslissingen en actiepunten tussen wal en schip vallen van de ene vergadering naar de volgende. 

Om het maximale uit vergaderingen te halen, moeten we de manier waarop we over vergaderingen denken veranderen. Tegenwoordig wordt een vergadering behandeld als een op zichzelf staand evenement en de telefoon- en videoconferentietools die veel mensen gebruiken, zijn ontworpen om dat evenement te ondersteunen. Maar hierbij worden twee dingen uit het oog verloren: ten eerste zijn vergaderingen zelden afzonderlijke evenementen, maar een reeks samenwerkingsverbanden; en ten tweede gaan geweldige vergaderingen niet alleen over wat er tijdens de vergadering gebeurt, maar ook ervoor en erna.

Microsoft Teams is gebouwd met deze allesomvattende benadering als het centrale leidende principe voor het ontwikkelen van vergaderingen. Vergaderingen worden behandeld als een onderdeel van samenwerking die afhankelijk is van een reeks verbindingen totdat het project is voltooid. Teams bewaart alle relevante inhoud van de vergadering en discussies op één plek, zodat deelnemers minder tijd kunnen spenderen aan het zoeken naar informatie en gefocust en betrokken kunnen blijven voor, tijdens en na vergaderingen. Zo ziet dit er in de praktijk uit:

Vóór de vergadering

Veel voorbereidingen van vergaderingen gaan over inhoud, context en conversatie. Dit is nu eenvoudiger gemaakt omdat elke Teams Meeting wordt geleverd met een blijvend gesprek. Microsoft Teams laat deze informatie gemakkelijk zien in de context van uw vergadering. Mensen kunnen vooraf over de vergadering discussiëren en die gesprekken naar de vergadering brengen zonder de context te verliezen. En aangezien Teams dé hub is voor teamwerk in Office 365, worden uw Teams-vergaderingen gehouden waar uw chats en bestanden zich ook bevinden, waardoor deze context op een natuurlijke manier in uw vergadering word gebracht.

Tijdens de vergadering

Als de vergadering eenmaal is begonnen, kunnen mensen verschillende functies gebruiken die de aandacht trekken en betrokkenheid stimuleren. Deze omvatten hifi-audio en -video, live bijschriften , realtime co-authoring met Office 365-apps, digitaal whiteboard en afleidingsvrije achtergronden. Teams maken het ook gemakkelijk om deelnemers buiten uw organisatie binnen te halen, zelfs als ze geen Office 365-account hebben. Ze kunnen lid worden via de Teams-app of via de meeste webbrowsers omdat Teams volledige WebRTC-ondersteuning biedt voor vergaderingen en oproepen. Voor diegenen die mogelijk geen volledig ondersteunde browser hebben, biedt Teams een lichtgewicht vergaderervaring.

Na de vergadering

Na de vergadering worden alle bijbehorende middelen – inclusief de opname van de vergadering, chat, vergadernotities, digitaal whiteboard, transcript en gedeelde bestanden opgeslagen in een blijvend gesprek dat het team helpt de discussie voort te zetten en vooruit te werken. Niets gaat dus verloren. Teams maakt het gemakkelijk om de opname van de vergadering te beoordelen door mensen in staat te stellen naar trefwoorden te zoeken en snel naar het punt in de opname te springen waar een specifiek onderwerp werd besproken. Mis nooit meer de vergadering, zelfs als u de vergadering hebt gemist!

Animatie die een zoekopdracht op trefwoord van een Microsoft Teams-transcript van de vergadering toont en naar het tijdstip van de vergadering springt waar het werd genoemd.