Handleiding voor het aanschaffen en beheren van Microsoft 365-licenties

Microsoft 365 is een uitgebreide suite van cloudgebaseerde diensten en applicaties die bedrijven en individuen helpt om samen te werken, te communiceren en hun taken te beheren. Met populaire applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Teams, biedt Microsoft 365 een alles-in-één oplossing voor zowel kleine als grote organisaties.

Het beheren van Microsoft 365-licenties kan echter een uitdaging zijn, vooral voor bedrijven met veel gebruikers en complexe behoeften. Het is belangrijk om niet alleen de juiste licenties aan te schaffen, maar ook om deze effectief te beheren om kosten te beheersen en ervoor te zorgen dat alle gebruikers toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben.

In dit artikel zullen we de verschillende beschikbare abonnementen bespreken, tips geven voor het kiezen van het juiste abonnement en uitleggen hoe u licenties kunt toewijzen en beheren. Daarnaast zullen we de voordelen van het inschakelen van een Managed Service Provider (MSP) bespreken, die u kan helpen bij het optimaliseren van uw licentiebeheer.

Of u nu een kleine ondernemer bent die net begint met Microsoft 365, of een IT-manager van een groot bedrijf, dit artikel biedt waardevolle inzichten en praktische tips om het meeste uit uw Microsoft 365-licenties te halen

Inhoudsopgave

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een uitgebreide suite van cloudgebaseerde diensten en applicaties die zijn ontworpen om de productiviteit en samenwerking binnen organisaties te verbeteren. Het omvat een breed scala aan tools, waaronder bekende applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, evenals samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams en SharePoint. Microsoft 365 biedt ook cloudopslag via OneDrive en geavanceerde beveiligingsfuncties om gegevens te beschermen.

Verschillende beschikbare abonnementen

Microsoft 365 biedt verschillende abonnementen die zijn afgestemd op de behoeften van verschillende soorten gebruikers, van individuen en kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste abonnementen:

  • Microsoft 365 Personal: Dit abonnement is bedoeld voor individueel gebruik en biedt toegang tot de kernapplicaties van Microsoft 365, evenals 1 TB OneDrive-opslag.
  • Microsoft 365 Family: Dit abonnement is geschikt voor gezinnen en biedt dezelfde functies als het Personal-abonnement, maar kan worden gedeeld met maximaal zes personen.
  • Microsoft 365 Business Basic: Dit abonnement is gericht op kleine bedrijven en biedt toegang tot web- en mobiele versies van Office-applicaties, evenals Microsoft Teams en 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker.
  • Microsoft 365 Business Standard: Dit abonnement omvat alle functies van Business Basic, plus desktopversies van Office-applicaties en extra zakelijke tools zoals Microsoft Bookings.
  • Microsoft 365 Business Premium: Dit abonnement biedt alle functies van Business Standard, plus geavanceerde beveiligings- en apparaatbeheerfuncties.
  • Microsoft 365 Enterprise: Dit abonnement is bedoeld voor grote organisaties en biedt uitgebreide functies voor samenwerking, beveiliging en compliance. Het omvat verschillende plannen, zoals E1, E3 en E5, die variëren in functionaliteit en prijs.
Voordelen van Microsoft 365 voor bedrijven en individuen

Microsoft 365 biedt tal van voordelen voor zowel bedrijven als individuen, waaronder:

  • Verbeterde productiviteit: Met toegang tot een breed scala aan tools en applicaties kunnen gebruikers efficiënter werken en hun taken sneller voltooien.
  • Naadloze samenwerking: Microsoft 365 maakt het gemakkelijk om samen te werken aan documenten, projecten en vergaderingen, ongeacht de locatie van de teamleden.
  • Flexibiliteit en schaalbaarheid: Microsoft 365-abonnementen kunnen eenvoudig worden aangepast aan de groeiende behoeften van een organisatie, waardoor het een flexibele oplossing is voor bedrijven van elke omvang.
  • Geavanceerde beveiliging: Microsoft 365 biedt robuuste beveiligingsfuncties om gegevens te beschermen tegen bedreigingen en ongeautoriseerde toegang.
  • Toegang tot de nieuwste updates: Gebruikers hebben altijd toegang tot de nieuwste versies van Office-applicaties en functies, zonder extra kosten voor upgrades.

Met deze uitgebreide suite van tools en diensten biedt Microsoft 365 een krachtige oplossing voor het verbeteren van de productiviteit en samenwerking binnen organisaties.

Het aanschaffen van Microsoft 365-licenties

Microsoft 365 biedt verschillende soorten licenties, onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: Business en Enterprise. Daarnaast zijn er ook specifieke licenties voor onderwijsinstellingen en overheidsorganisaties. Hieronder bespreken we de meest gebruikte licenties:

Stappen om Microsoft 365-licenties aan te schaffen
  1. Bezoek de officiële Microsoft-website:

    • Ga naar de Microsoft 365-pagina op de officiële Microsoft-website.
    • Bekijk de verschillende beschikbare abonnementen en hun functies.

  2. Kies het juiste abonnement op basis van uw behoeften:

    • Overweeg de grootte van uw organisatie en het aantal gebruikers.
    • Beoordeel welke functies en tools essentieel zijn voor uw bedrijf.
    • Vergelijk de kosten en voordelen van verschillende abonnementen om de beste keuze te maken.

  3. Voltooi het aankoopproces:

    • Voeg het gekozen abonnement toe aan uw winkelwagen.
    • Volg de stappen om uw aankoop te voltooien, inclusief het invoeren van betalingsgegevens en het bevestigen van uw bestelling.
Tips voor het kiezen van het juiste abonnement
  • Overweeg de grootte van uw organisatie:

    • Kleine bedrijven kunnen baat hebben bij Microsoft 365 Business Basic of Business Standard.
    • Grotere organisaties kunnen kiezen voor Microsoft 365 Enterprise-abonnementen zoals E3 of E5.
  • Beoordeel de benodigde functies en tools:

    • Identificeer welke applicaties en diensten essentieel zijn voor uw dagelijkse werkzaamheden.
    • Overweeg of u geavanceerde beveiligings- en compliancefuncties nodig heeft.
  • Vergelijk de kosten en voordelen van verschillende abonnementen:

    • Maak een kosten-batenanalyse om te bepalen welk abonnement de beste waarde biedt voor uw organisatie.
    • Houd rekening met eventuele kortingen of promoties die beschikbaar zijn.
 
Mocht u moeite hebben met het kiezen van het juiste abonnement voor uw organisatie, probeer dan eens onze Werkplek Calculaor waarmee u door het beantwoorden van een aantal makkelijke vragen erachter komt welke licentie bij u past.
Inschakelen van een Managed Service Provider (MSP)
  • Wat is een MSP?

    • Een Managed Service Provider is een externe dienstverlener die IT-diensten en -ondersteuning biedt, waaronder het beheer van Microsoft 365-licenties.

  • Voordelen van het inschakelen van een MSP:

    • Expertise en ervaring: MSP’s hebben vaak uitgebreide kennis en ervaring met Microsoft 365, waardoor ze u kunnen helpen bij het kiezen van het juiste abonnement en het optimaliseren van uw licentiebeheer.
    • Tijdsbesparing: Door het beheer van licenties uit te besteden aan een MSP, kunt u zich richten op uw kernactiviteiten zonder u zorgen te maken over het technische beheer.
    • Kostenbeheersing: MSP’s kunnen helpen bij het identificeren van de meest kosteneffectieve licentieopties en het vermijden van onnodige uitgaven.
    • Ondersteuning en onderhoud: MSP’s bieden doorgaans doorlopende ondersteuning en onderhoud, waardoor u verzekerd bent van een soepele werking van uw Microsoft 365-omgeving.

  • Hoe een MSP te kiezen:

    • Onderzoek en vergelijk: Zoek naar MSP’s met goede recensies en een bewezen staat van dienst in het beheren van Microsoft 365-licenties.
    • Vraag om referenties: Vraag potentiële MSP’s om referenties van andere klanten om hun betrouwbaarheid en kwaliteit van dienstverlening te beoordelen.
    • Bespreek uw behoeften: Zorg ervoor dat de MSP uw specifieke behoeften begrijpt en in staat is om maatwerkoplossingen te bieden.

Door een MSP in te schakelen, kunt u profiteren van hun expertise en ondersteuning, wat kan leiden tot een efficiënter en kosteneffectiever licentiebeheer. Dit kan vooral nuttig zijn voor bedrijven die niet over de interne middelen of kennis beschikken om licenties zelf te beheren.

Het beheren van Microsoft 365-licenties

Toegang tot het Microsoft 365 Beheercentrum
  • Wat is het beheercentrum?
    • Het Microsoft 365-beheercentrum is een webgebaseerde interface waarmee beheerders hun Microsoft 365-omgeving kunnen beheren. Hier kunt u gebruikers toevoegen, licenties toewijzen, en instellingen configureren.

  • Hoe krijgt u toegang?
    • Log in op het Microsoft 365-beheercentrum met uw beheerdersaccount.
    • Navigeer naar de verschillende secties om toegang te krijgen tot de beheeropties.
Gebruikers toevoegen en verwijderen
  • Stappen om nieuwe gebruikers toe te voegen:

    1. Ga naar het beheercentrum en selecteer ‘Gebruikers’ > ‘Actieve gebruikers’.
    2. Klik op ‘Een gebruiker toevoegen’.
    3. Voer de benodigde informatie in, zoals naam, gebruikersnaam en wachtwoord.
    4. Wijs de juiste licentie toe aan de nieuwe gebruiker.
    5. Klik op ‘Opslaan’ om de gebruiker toe te voegen.

  • Stappen om gebruikers te verwijderen:

    1. Ga naar het beheercentrum en selecteer ‘Gebruikers’ > ‘Actieve gebruikers’.
    2. Zoek de gebruiker die u wilt verwijderen en selecteer deze.
    3. Klik op ‘Verwijderen’ en bevestig de actie.
    4. De licentie van de verwijderde gebruiker komt beschikbaar voor hergebruik.
Licenties toewijzen en opnieuw toewijzen
  • Hoe licenties aan gebruikers toewijzen:

    1. Ga naar het beheercentrum en selecteer ‘Gebruikers’ > ‘Actieve gebruikers’.
    2. Selecteer de gebruiker waaraan u een licentie wilt toewijzen.
    3. Klik op ‘Licenties en apps’.
    4. Vink de gewenste licentie aan en klik op ‘Opslaan’.

  • Hoe licenties opnieuw toewijzen bij veranderingen in het team:

    1. Ga naar het beheercentrum en selecteer ‘Gebruikers’ > ‘Actieve gebruikers’.
    2. Zoek de gebruiker wiens licentie u wilt wijzigen en selecteer deze.
    3. Klik op ‘Licenties en apps’.
    4. Wijzig de toegewezen licenties door de juiste vakjes aan of uit te vinken.
    5. Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen door te voeren.
Het bijhouden van licentiegebruik en -kosten
  • Gebruik rapporten en analyses om licentiegebruik te monitoren:

    • Het beheercentrum biedt verschillende rapporten en analyses waarmee u het gebruik van licenties kunt volgen. Deze rapporten helpen u inzicht te krijgen in welke licenties actief worden gebruikt en welke mogelijk ongebruikt blijven.
    • Ga naar ‘Rapporten’ in het beheercentrum om toegang te krijgen tot deze gegevens.

  • Beheer kosten door ongebruikte licenties te identificeren en te verwijderen:

    • Regelmatig controleren van licentiegebruik kan helpen om ongebruikte licenties te identificeren. Dit kan kosten besparen door ongebruikte licenties te verwijderen of opnieuw toe te wijzen aan andere gebruikers.
    • Overweeg om periodieke audits uit te voeren om ervoor te zorgen dat licenties efficiënt worden gebruikt.
Automatisering en optimalisatie van licentiebeheer
  • Gebruik van PowerShell voor geavanceerd beheer:

    • Voor geavanceerde gebruikers biedt PowerShell de mogelijkheid om beheerprocessen te automatiseren. U kunt scripts schrijven om taken zoals het toevoegen van gebruikers of het toewijzen van licenties te automatiseren.
    • Dit kan vooral nuttig zijn voor grote organisaties met veel gebruikers.
  • Integratie met andere tools:

    • Overweeg om licentiebeheer te integreren met andere IT-beheer- en monitoringtools om een holistisch overzicht van uw IT-omgeving te krijgen.
    • Dit kan helpen bij het proactief beheren van licenties en het identificeren van potentiële problemen voordat ze zich voordoen.
 
Door deze stappen te volgen, kunt u effectief Microsoft 365-licenties beheren en ervoor zorgen dat uw organisatie optimaal profiteert van de beschikbare tools en diensten.

Veelvoorkomende uitdagingen en oplossingen

Veelvoorkomende problemen bij het beheren van licenties
  1. Ongebruikte licenties:

    • Uitdaging: Het komt vaak voor dat bedrijven licenties aanschaffen die uiteindelijk niet worden gebruikt, wat leidt tot onnodige kosten.
    • Oplossing: Voer regelmatig audits uit om ongebruikte licenties te identificeren en deze te herverdelen of op te zeggen. Gebruik de rapportagefuncties in het Microsoft 365-beheercentrum om inzicht te krijgen in het licentiegebruik.

  2. Onjuiste licentietoewijzing:

    • Uitdaging: Gebruikers kunnen licenties toegewezen krijgen die niet overeenkomen met hun werkelijke behoeften, wat kan leiden tot inefficiënt gebruik van middelen.
    • Oplossing: Evalueer regelmatig de behoeften van uw gebruikers en pas de licentietoewijzing dienovereenkomstig aan. Zorg ervoor dat gebruikers de juiste licenties hebben op basis van hun functie en verantwoordelijkheden.

  3. Gebrek aan inzicht in licentiegebruik:

    • Uitdaging: Zonder goed inzicht in hoe licenties worden gebruikt, kan het moeilijk zijn om effectief licentiebeheer te implementeren.
    • Oplossing: Maak gebruik van de rapportage- en analysetools in het Microsoft 365-beheercentrum om gedetailleerde informatie over licentiegebruik te verkrijgen. Dit helpt bij het identificeren van trends en het nemen van geïnformeerde beslissingen.

  4. Complexiteit van licentiebeheer:

    • Uitdaging: Het beheren van licenties kan complex zijn, vooral voor grote organisaties met veel gebruikers en verschillende behoeften.
    • Oplossing: Overweeg het gebruik van geautomatiseerde tools en scripts, zoals PowerShell, om het licentiebeheer te vereenvoudigen. Daarnaast kan het inschakelen van een Managed Service Provider (MSP) helpen bij het beheren van de complexiteit.
Tips voor het optimaliseren van licentiebeheer
  1. Regelmatige audits:

    • Voer periodieke audits uit om het gebruik van licenties te controleren en ongebruikte of onnodige licenties te identificeren. Dit helpt bij het optimaliseren van kosten en middelen.
  2. Gebruikerseducatie:

    • Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare tools en functies binnen hun licentie. Dit kan helpen om het volledige potentieel van Microsoft 365 te benutten en de productiviteit te verhogen.

  3. Gebruik van rapportages en analyses:

    • Maak gebruik van de rapportage- en analysetools in het Microsoft 365-beheercentrum om inzicht te krijgen in het licentiegebruik. Dit helpt bij het identificeren van inefficiënties en het nemen van datagestuurde beslissingen.

  4. Automatisering van beheerprocessen:

    • Overweeg het gebruik van automatiseringstools, zoals PowerShell-scripts, om repetitieve taken te automatiseren en het licentiebeheer te vereenvoudigen. Dit kan tijd besparen en de nauwkeurigheid verbeteren.

  5. Inschakelen van een MSP:

    • Overweeg het inschakelen van een Managed Service Provider (MSP) om te helpen bij het beheren van licenties. MSP’s kunnen expertise en ondersteuning bieden, wat kan leiden tot efficiënter en kosteneffectiever licentiebeheer.
Veelvoorkomende problemen oplossen
  1. Probleem: Gebruikers kunnen niet inloggen of hebben geen toegang tot bepaalde applicaties.

    • Oplossing: Controleer of de juiste licenties zijn toegewezen en of de gebruikersaccounts correct zijn ingesteld. Gebruik het beheercentrum om eventuele problemen op te lossen.

  2. Probleem: Licenties verlopen of worden niet tijdig vernieuwd.

    • Oplossing: Stel herinneringen in voor het vernieuwen van licenties en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de vervaldatums. Overweeg automatische verlengingsopties indien beschikbaar.

  3. Probleem: Onvoldoende licenties voor nieuwe gebruikers.

    • Oplossing: Houd een buffer van extra licenties aan om snel te kunnen reageren op veranderingen in het personeelsbestand. Werk samen met uw MSP om ervoor te zorgen dat u altijd voldoende licenties beschikbaar heeft.

Door deze tips en oplossingen te implementeren, kunt u de uitdagingen van licentiebeheer effectief aanpakken en ervoor zorgen dat uw organisatie optimaal profiteert van Microsoft 365.

Conclusie

Het effectief beheren van Microsoft 365-licenties is cruciaal voor het optimaliseren van de productiviteit en het beheersen van kosten binnen uw organisatie. Door proactief licentiebeheer te implementeren, kunt u ervoor zorgen dat uw gebruikers toegang hebben tot de juiste tools en dat uw organisatie niet onnodig betaalt voor ongebruikte licenties. Regelmatige audits, gebruikerseducatie en het gebruik van rapportages en analyses zijn enkele van de strategieën die u kunt toepassen om uw licentiebeheer te optimaliseren.

Waarom kiezen voor OfficeGrip als uw Microsoft Partner?

Bij OfficeGrip helpen wij u bij het kiezen, implementeren en optimaliseren van de juiste Microsoft 365 licenties. Als gecertificeerde Microsoft partner hebben wij de expertise om uw organisatie te ondersteunen bij elke stap, van de initiële selectie tot en met adoptie en training. Wij zorgen ervoor dat uw medewerkers optimaal kunnen profiteren van de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek welke licentie het beste bij uw organisatie past!

digitale-werkplek-amersfoort

Benieuwd welke licentie bij uw organisatie past?

Doe de test en bereken zelf uw ideale werkplek

Klaar om aan de slag te gaan
met een moderne werkplek?
Bob denkt graag
met u mee.