Hoe exporteer of archiveer je handmatig Outlook-items in Outlook for Mac 2011

Een eenvoudige manier om de omvang van uw Postvak IN te verkleinen, is uw e-mailberichten, contactpersonen en andere items te exporteren, dat wil zeggen: handmatig te archiveren naar een gegevensbestand van Outlook voor Mac (.olm) op uw Mac. U hebt nog steeds op elk moment toegang tot deze gegevens en kunt zelfs afzonderlijke items of het hele gegevensbestand overzetten naar Outlook voor Mac op een andere computer. Zie Gegevens in Outlook importeren voor informatie over hoe u toegang krijgt tot de gegevens in een Outlook voor Mac-gegevensbestand (.olm). 

OPMERKING   In Outlook voor Windows worden oudere Outlook-items automatisch met regelmatige tussenpozen gearchiveerd. Dit wordt ook wel AutoArchiveren genoemd. Dit is niet beschikbaar in Outlook voor Mac, maar u kunt gegevens automatisch archiveren door Time Machine in te stellen.

Voer een van de volgende handelingen uit:
 

Exporteren naar een Outlook voor Mac-gegevensbestand

Als u exporteert naar een Outlook voor Mac-gegevensbestand, kunt u ervoor kiezen gegevens te filteren op categorie of op itemtype. Als u bijvoorbeeld netwerkgegevens vanaf uw werkcomputer wilt overzetten naar uw computer thuis, zou u alleen items die u hebt toegewezen aan de categorie Netwerk kunnen exporteren. Op dezelfde manier kunt u al uw contactpersonen op uw thuiscomputer exporteren en importeren op uw werkcomputer. Tijdens het exporteren kunt u ervoor kiezen de geëxporteerde items in Outlook te behouden of ze te verwijderen nadat ze zijn geëxporteerd.

1. Klik in het menu Bestand op Exporteren.
2. Klik op Outlook voor Mac-gegevensbestand.
3. Selecteer een optie om te filteren op categorie of op itemtype.

   Als u alle items in Outlook wilt exporteren, klikt u op Items van de volgende typen en schakelt u alle selectievakjes in.

4. Klik op de pijl naar rechts om door te gaan en volg de instructies.

   Het Outlook voor Mac-gegevensbestand heeft de extensie .olm.

   NOTITIES

   • Als u een Microsoft Exchange-account- of Directory Services-account hebt, worden contactpersonen uit de adreslijst niet geëxporteerd. Ook items die zijn opgeslagen in openbare mappen worden niet geëxporteerd.
   • Een Outlook voor Mac-gegevensbestand bevat geen accountinstellingen en geen Outlook-voorkeuren.

Contactpersonen exporteren in een door tabs gescheiden tekstbestand

Als u een reeks contactpersonen wilt overzetten naar een andere computer of toepassing, kunt u contactpersonen exporteren als een door tabs gescheiden tekstbestand dat door een groot aantal andere e-mail-, spreadsheet- en databasetoepassingen kan worden geopend.

1. Klik in het menu Bestand op Exporteren.
2. Klik in de exportassistent op Contactpersonen naar een lijst en volg de instructies.

   Door tabs gescheiden bestanden worden opgeslagen met de extensie .txt.

   NOTITIES

   • Als u een Microsoft Exchange-account- of Directory Services-account hebt, worden contactpersonen uit de adreslijst niet geëxporteerd.
   • Wanneer u een contactpersoon exporteert, worden alle gegevens in Outlook die gerelateerd zijn aan die contactpersoon, zoals e-mailadressen, verjaardag en notities, opgenomen. Sommige e-mailtoepassingen kunnen de inhoud van bepaalde velden, zoals ‘Echtgeno(o)t(e)/partner’ en ‘Interesses’, echter mogelijk niet weergeven.
   • Versleutelingscertificaten worden niet geëxporteerd.

Afzonderlijke items exporteren

U kunt ook losse items exporteren als afzonderlijke bestanden en deze als back-up of in andere toepassingen gebruiken.

1. Selecteer in de itemlijst het item dat u wilt exporteren.

   Als u meerdere items wilt selecteren, houdt u ingedrukt terwijl u op de items klikt.

2. Sleep de selectie naar het bureaublad of naar een map in de Finder.
    
   NOTITIES
   • E-mailberichten worden geëxporteerd als .eml-bestanden.
   • Contactpersonen worden geëxporteerd als vCard-bestanden (.vcf).
   • Agenda-items en taken worden geëxporteerd als .ics-bestanden.
   • Notities worden geëxporteerd als .html-bestanden.